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Técnicas de gestão para pequenos negócios

Gerir um negócio é uma tarefa de minúcia, que exige toda a atenção e sabedoria. Quando falamos de pequenos negócios, ainda mais: a margem de erro é muito pequena. Existem algumas ferramentas que vos podem ajudar na gestão da vossa empresa, independentemente da sua dimensão.

Stakeholders

Os stakeholders são, por definição, as pessoas do vosso público alvo que estão interessadas realmente nos produtos e serviços que a vossa empresa comercializa. Uma técnica de gestão eficaz passa por identificar estes consumidores e aproveitar os insights que possam ter sobre os produtos e serviços e que contribuam para a evolução das empresas. O objetivo é tirar proveito desta estratégia, de maneira a ajustar o negócio com base na opinião daqueles que são mais próximos.

Benchmarking

Conhecer a concorrência – os seus produtos e serviços, as estratégias que aplicam ao negócio e as novas tendências do setor -, contribui para otimizar o planeamento do vosso próprio negócio. Ter uma noção profunda daquilo que os outros concorrentes fazem vai beneficiar a vossa estratégia de desenvolvimento. O intuito desta técnica não é imitar o que outros implementaram, mas sim inspirar novas ideias e tomar decisões mais acertadas.

Análise SWOT

Através da Análise SWOT, podem avaliar e explorar os pontos positivos e negativos do vosso negócio, bem como as oportunidades e ameaças dentro do setor em que atuam. Com esta prática, existe a possibilidade de detetarem possíveis lacunas dentro da vossa empresa que podem corrigir ou novas oportunidades e tendências de mercado que ainda não foram exploradas por nenhum dos concorrentes, o que pode resultar num diferencial competitivo para o vosso negócio.

Pirâmide de Maslow

Esta técnica ajuda-vos a organizar as vossas prioridades. Por outras palavras, o alinhamento das necessidades pessoais e profissionais do gestor do negócio tem efeitos positivos sobre a sua motivação e desempenho – que, por sua vez, tem impacto sobre a produtividade no trabalho. A Pirâmide de Maslow consiste, assim, em dispor as vossas necessidades por ordem de prioridade, eliminando cada necessidade uma a uma.

Software de gestão integrada

Os softwares de gestão integrada da Sage ajudam na administração dos negócios, simplificando o dia para os gestores, ao permitirem a gestão transversal de todo o negócio com processos integrados, serem a única fonte agregadora de dados que fornecem informações para a tomada segura de decisões. Conheçam o software, aqui.

Faturação

Alerta vermelho: dicas para o evitar

O controlo financeiro da empresa pode não ser fácil de levar a cabo: é preciso uma monitorização constante dos resultados operacionais. É essencial acompanhar a evolução das despesas – bem como compreender as principais fontes de despesa e onde é possível cortar desperdícios – e procurar constantemente incrementar o volume de negócios, e se necessário diversificar as fontes de receita, de modo a que as receitas sejam sempre superiores às despesas.

Partilhamos convosco algumas boas práticas que consideramos essenciais para evitar um alerta vermelho nas contas e conseguirem ter mais controlo sobre as despesas. Estas dicas são importantes para a gestão de uma empresa.

Organização.

Fazer uma auditoria às contas da empresa e definir um orçamento, onde devem organizar pela estrutura de receitas e despesas da vossa empresa, são as primeiras coisas a fazer para saírem de uma situação menos boa.

Comecem por detetar quais são as principais rubricas com maior peso na estrutura de custos e se há possibilidade para diminuir alguma delas. Além disso, devem verificar a tesouraria e as responsabilidades que têm no momento – fazer uma lista das dívidas, dispondo por valor, tempo de existência e nome da pessoa ou entidade a quem devem.

Outra dica, diferenciem as despesas fixas e as despesas mensais – identificar qual o valor mínimo de receitas necessário para cobrir as despesas fixas e compreender se a evolução das despesas variáveis é inferior à evolução das receitas é essencial para que saiam do vermelho.

Além das despesas, devem enumerar as várias fontes de rendimento, analisarem as vendas ao longo do tempo, por clientes e por produto/serviço.

Desta forma, conseguirão ter uma perspetiva visual de quantas receitas estão a entrar e quanto estão a gasta: comecemos a pensar em soluções para o problema.

Atenção aos detalhes.

Monitorizar regularmente as despesas e as receitas é obrigatório – vai ajudar-vos a fazer uma gestão mais cuidadosa e a saberem sempre se estão acima ou abaixo no previsto Um software de faturação pode ser-vos útil, para controlarem as vendas e as despesas e terem todas as informações organizadas. Ao terem a informação toda condensada no mesmo lugar, aumenta a probabilidade de anteciparem uma situação mais complicada.

Não evitar os problemas

Evitar uma situação difícil de dívida não a fará desaparecer: o melhor é enfrentar a situação e explorar as possibilidades de pagamento, tendo em conta a realidade financeira da vossa empresa. Pode acontecer em qualquer negócio, mesmo tendo todo um planeamento e organização por trás.

Contabilidade

Reconciliação bancária: o que é?

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a gestão da contabilidade e a reconciliação bancária faz parte do dia a dia do gestor financeiro.

O que é a reconciliação bancária?

As empresas realizam diariamente transações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros. Dependendo do volume destas transações, muitas vezes os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir exatamente a sua posição financeira real naquele momento. A reconciliação bancária é o processo de manter o controlo do saldo interno e dos extratos bancários alinhados, através de comparações entre as entradas e saídas e as transações bancárias da empresa.

Reconciliação bancária, passo a passo.

Esta prática efetua-se através de quatro passos fundamentais:

  • Lançamento diário dos movimentos financeiros. Todos os movimentos financeiros de uma empresa devem ser declarados diariamente. Para realizar esta tarefa minuciosa, podem recorrer a um software de contabilidade, que tem a vantagem de automatizar os processos contabilísticos e de conseguir, por isso, grandes ganhos de produtividade.
  • Confirmação do saldo bancário. Esta tarefa é tão simples quanto conferir se os números do saldo bancário e do saldo inicial e final do controlo financeiro batem certo. Com os documentos bancários e contabilísticos. a postos poderão, então, conferir os saldos totais, para ver se estão de acordo.
  • Análise pormenorizada das transações. O terceiro passo do processo de reconciliação bancária é confirmar se as datas e valores de todos os movimentos bancários estão de acordo com as informações registadas no controlo financeiro da empresa. Se houver movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
  • Correção das inconsistências. No decorrer do processo de reconciliação bancária, poderão encontrar movimentos que não estão devidamente lançados, gerando divergências. Se detetarem incongruências entre o extrato bancário e os vossos registos, apliquem as devidas correções. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. Confirmem quando ocorreu o problema e corrijam a divergência no sistema da empresa, até tudo estar coerente e o saldo idêntico.

Posto isto, a reconciliação bancária apresenta a situação financeira realista da empresa, que é extremamente relevante para tomar decisões importantes para o negócio, tais como fazer empréstimos, negociar pagamentos parcelados, entre muitas outras.

Uma boa gestão também depende do quão precisa é a reconciliação bancária. Com o software de contabilidade Sage, podem realizar a reconciliação bancária integral através da aplicação, nomeadamente:

  • fazer a comparação dos lançamentos contabilísticos com os movimentos bancários importados do ficheiro de extrato digital obtido do site do banco;
  • proceder à reconciliação manual – “match” manual dos movimentos contabilísticos e bancários;
  • proceder à reconciliação automática – “match” automático dos movimentos.

 

 

Recursos Humanos

A importância do mentor para as equipas

Num mundo que é altamente competitivo, global e em constante transformação e em que tudo sobre negócios se rege pelo lucro e rentabilidade, tem-se tornado prática comum ter programas de mentoria nas empresas.

Quais podem ser as vantagens de implementar um destes programas na vossa empresa?

  • O crescimento acelera.

    Ter um programa que oriente os novos talentos da empresa vai trazer-lhes a oportunidade de se integrarem e relacionarem mais com toda a equipa, bem como a hipótese de aprenderem com quem já trabalha no setor há mais tempo.

  • Recrutar e manter os melhores talentos.

    Não proporcionar aos colaboradores uma boa experiência de integração pode ser fatal, caso os queiram manter na vossa empresa a longo prazo. Oferecer um programa de mentoria pode ser a chave para atrair e reter os melhores colaboradores. Os melhores talentos são, cada vez mais, emergentes de uma nova geração: é importante ajustar os objetivos corporativos e a cultura da empresa para os cativarem.

  • Aprender com os mais novos.

    Os programas de orientação não são apenas num sentido: do mentor para os novos colaboradores. Estes também trazem novas experiências e mais valias para quem já está no mercado há muito tempo, como toda uma nova perspetiva sobre o setor.

  • Vantagens para todos.

    Os pontos positivos deste tipo de programa são amplos e envolvem toda a equipa. Trabalham a autoconfiança do mentor, bem como as suas capacidades de comunicação, e implicam uma compreensão da cultura da empresa por parte dos novos talentos. A partilha de conhecimentos e de experiências tem impacto na auto-estima de todos e no sentimento de satisfação no trabalho: demonstra, também, uma vontade por parte da empresa de investir a longo prazo na carreira dos novos colaboradores.

  • Benefícios para quem gere.

    Muitos são os líderes de empresas que não se escusam a receber conselhos de outros empresários mais experientes. Tomar decisões em prol da empresa é uma tarefa de responsabilidade e quanto mais ajuda puderem ter, melhor!

Recorram a software de gestão dos recursos humanos, para que possam ganhar tempo para investir na vossa equipa de colaboradores e em novos programas que os mantenham sempre motivados.

Faturação

Melhorar as vendas com 4 dicas

O comércio é um dos setores mais competitivos e cujo desempenho está intrinsecamente ligado às vendas. Deixamos algumas dicas para otimizarem aos resultados das vossas vendas:

– O ambiente.

Aqui, todos os detalhes podem fazer a diferença. A loja, a luz, a limpeza e a organização podem influenciar o conforto do cliente quando vos visita. Se se sentirem bem, a probabilidade de ficarem mais tempo aumenta. Para aumentarem as hipóteses de isto acontecer, apostem numa loja sempre arrumada, com temperatura ambiente agradável, música num volume suave e que não interfira na comunicação entre os clientes e os vossos colaboradores, uma boa iluminação e a organização dos produtos de forma lógica.

– O cliente.

Um atendimento de fraca qualidade é uma das falhas mais apontadas no setor do comércio. Mesmo que proporcionem aos clientes um bom ambiente, com todas as indicações que abordámos no primeiro ponto do artigo, um bom atendimento é fulcral para fechar uma venda. É importante ter uma força de vendas especializada e com capacidades comunicativas desenvolvidas, para conseguirem resolver qualquer imprevisto que surja com um cliente. Recordem-se que pode ser o atendimento a fazer a diferença entre vocês e a concorrência.

– Promoções.

Um truque antigo para quando quiserem aumentar as vendas ou ganhar vantagem em relação à concorrência é fazer promoções. Os clientes valorizam este tipo de ações, principalmente se forem produtos de qualidade.

– Extra-miles.

Os hábitos de compra têm mudado muitos nos últimos tempos: a comodidade de poder comprar qualquer produto sem sair de casa é um dos aspetos que os clientes mais apreciam. Se fizer sentido para o vosso negócio, ofereçam extras como entregas ao domicílio, o que pode facilitar a vida dos vossos clientes.

Ganhem mais tempo e eficiência ao utilizarem software de faturação Sage: assim, poderão focar-se em conhecer melhor os vossos clientes e em otimizar as vossas vendas.