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BMS Gestão de Empresas

3 Dicas para tornar a sua empresa mais produtiva

A forma como trabalhamos mudou muito nos últimos anos graças à tecnologia, transformando a forma como colaboramos e comunicamos. Se esta mudança permitiu um ganho em eficiência, somos também cada vez mais inundados por pedidos constantes, nem sempre urgentes, que criam interrupções constantes e uma diminuição da produtividade.

Quando 80% do tempo de trabalho é passado em reuniões e em trocas de e-mails, então está na altura de mudar alguma coisa  para conseguir aumentar a eficiência.

Centralizar tarefas.

É fundamental uma maior claridade de objetivos, de planos e de atribuição de responsabilidade. Quando os colaboradores conhecem profundamente o contexto conseguem tomar decisões melhores e criar prioridades, falta de claridade só pode criar desmotivação.

Um plano claro.

Um software de gestão de empresas permite uma melhor planificação do trabalho. O software Sage 100c permite uma automatização de processos de negócios em várias áreas e permite ter uma visão transversal de toda a empresa.

É importante que os colaboradores compreendam quais os passos que devem dar para alcançar os seus objetivos. Deve ser possível manter alguma plasticidade nos planos, permitindo aos colaboradores acrescentar passos na lista, que deve estar disponível a todos os envolvidos no processo.

Atribuição de responsabilidade.

Em projetos de média escala faz sentido ter distinguir claramente quem realiza quais tarefas para que não aconteçam erros, tanto de duplicação, como de falha total.

Em resumo podemos afirmar que toda a equipa deve saber as tarefas que estão sobre a sua responsabilidade, quando a devem realizar e o porquê. O envolvimento dos colaboradores, selecionando tarefas ou acrescentando tarefas que são lógicas no processo, irá aumentar o potencial e a eficiência da equipa.

 

 

 

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Como fazer uma apresentação que deslumbre uma audiência

A maioria dos lideres consegue fazer uma apresentação sobre um tema sob o qual habitualmente trabalham sem grande dificuldade, mas conseguir uma comunicação cativante e que fique na memória da audiência não é assim tão fácil.

Uma semana depois de assistirmos a uma comunicação, apenas recordamos 10% do seu conteúdo. Para que as ideias permaneçam na mente há que articular alguns pontos sem se estenderem demasiado, nem abusarem do uso de Powerpoint. É importante que as ideias transmitidas permaneçam na mente de quem escuta a apresentação.

Algumas dicas que a neurociência nos ensinou.

A forma como o nosso cérebro consome informação tem um efeito importante sobre se os conteúdos permanecem na memória. Em geral construímos a nossa comunicação através de argumentos racionais, reunindo informação e dados variados, no entanto os argumentos racionais são os primeiros que esquecemos.

Os nossos cérebros retêm primeiramente ideias, o hemisfério esquerdo ilumina-se e cria memórias, o hemisfério direito processa dados, mas rapidamente os esquece.

O papel de Storytelling.

Quando nos contam uma história, diferentes áreas do cérebro processam os elementos relacionados com a descrição de sons e cores. As reações não variam de pessoa a pessoa, os nossos cérebros reagem da mesma forma.

Nas apresentações há que ter em conta este dado e criar uma narrativa que inclua a informação, com a qual se construa uma ligação afetiva.

O poder da informação visual.

Uma imagem que contenha informação é mais facilmente memorizada, beneficiando a comunicação, sendo que a audiência passa a conseguir visualizar a narrativa. Para isso a parte visual tem de ser utilizada de forma correta, explicando ou ilustrando a ideia.

Deve ser apresentada uma imagem apenas por tema e deve ser retirada logo que deixe de ser relevante. A apresentação de muito material visual causa fadiga. Os elementos físicos ou artefactos também têm um papel particularmente importante no estimular da memória, usar adereços mesmo quando são só mostrados, podem ajudar à retenção.

Jogar com o contraste.

Usar no discurso um jogo de oposição entre contrastes, desperta a atenção do nosso cérebro. Reagimos bem a ideias contrastantes ou trocadilhos linguísticos. Metáforas e alegorias também têm o efeito de originar uma melhor visualização.

Da mesma forma que para bem comunicar devemos ter em conta o que sabemos sobre o nosso cérebro, para bem gerir uma empresa devemos contar com software de ERP. Um software de ERP como Sage X3 permite otimizar as operações da empresa, correspondendo à procura e garantindo a eficiência por meio de monotorização em tempo real do inventário.

Para conseguir atingir os melhores resultados possíveis, há que contar com a informação e tecnologia mais avançada, um apoio essencial para a superação de metas e sucesso de qualquer empresa.

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A ineficiência tem custos elevados: problemas comuns e soluções alternativas

As empresas encontram-se muitas vezes sobrecarregadas e presas a sistemas de gestão difíceis de usar, que dificultam as operações. Estudos da empresa americana IDC, que realiza estudos de mercado, estimam que as empresas percam entre 20% e 30% de receitas devido a ineficiência.

As consequências de utilizar soluções de ERP desatualizadas, provocam danos de uma forma transversal, neste artigo vamos ver alguns dos problemas mais comuns que as indústrias enfrentam.

Departamentos separados.

Independentemente do tipo de industria, manter departamentos separados pode aumentar a eficiência mas consome muitos recursos. É importante providenciar formas de reunir a informação, que permitam transparência e abertura dentro da empresa.

Diminuta integração de sistemas.

Com o aumento da automatização, cada vez existem mais sistemas e soluções. Um dos problemas enfrentados passa pela existência de diferentes softwares conforma a área da empresa, vendas, recursos humanos, e outros. A incompatibilidade estes sistemas suscita numerosos problemas.

Um software como  Sage X3  transforma as empresas  proporcionando uma gestão mais rápida e simples, oferecendo opções de configuração flexíveis e aplicativos para suportar os processos específicos da indústria, conciliando diferentes áreas e dando um controle total da estratégia de TI.

Congestão na produção.

Existe uma tendência para repetir de forma mecânica a realização de tarefas, sem uma analise critica e sem perceber o que atrasa o processo. Um dos motivos mais comuns  por detrás da congestão da produção, consiste na não adaptação a novas tecnologias. As empresas que desejem ser bem sucedidas manter abertura perante as novas tecnologias e abertura perante as novas soluções.

Duplicação de esforços.

Outro problema comum passa pela duplicação de esforços, frequente quando não existe uma verdadeira colaboração entre departamentos, sem que tivesse existido um esforço para sistematizar os processos.

Eliminar esta situação é aumentar a colaboração entre departamentos, eliminando tarefas que não traziam valor para a empresa. Podemos estar a falar de gastos de tempo em inventários por excesso de produção, ou demoras na aprovação interna de ações.

Uma visão fragmentada.

Mesmo quando as empresas têm acesso a dados sobre a empresa, muitas vezes estes encontram-se dispersos ou não reportam a tempo real. Um líder sem acesso a dados em tempo real, dificilmente conseguirá tomar as decisões corretas ou aperceber-se de quais são as prioridades do seu negócio. Contar com um ERP que permite uma atualização dos dados em tempo real, transformam a tomada de decisão.

Em conclusão, podemos afirmar que um software de ERP que permite conectar fornecedores, clientes e bens, cria uma nova forma de eficiência. Vivemos numa economia digital que aproveita a informação reunida para continuar a inspirar novos processos, aproximando as empresas daquilo que os seus consumidores consideram relevante.

 

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Como utilizar os Chatbots aproveitando o seu pleno potencial

Os Chatbots foram criados para transformar o marketing digital mas nem tudo corre bem na sua utilização. Cerca de 60% dos consumidores declaram já ter interagido com Chatbots ou estarem disponíveis para o fazer no futuro.

Por sua vez as marcas não podem estar mais contentes com a possibilidade de ter um serviço de apoio ao cliente disponível 24h por dia, que permite recolher informação sobre os usuários, a um custo reduzido. Facebook Messenger, Wechat e a WhatsApp aumentaram a popularidade dos Chatbots, e o numero de marcas que tem vindo a lançar o seu ainda não parou de aumentar.

A adoção é um sucesso mas…

Apesar do entusiasmo, nem sempre a opinião dos utilizadores é positiva. Sem a abordagem certa a esta tecnologia, os chatbots podem vir a ser apenas um investimento perdido, por vezes até com efeitos negativos sobre o negócio.

Perceber os desafios colocados pelos Chatbots.

A verdade é que esta ferramenta não está a ser utilizada no seu pleno potencial, executando apenas  as tarefas tradicionais e limitando-se a dar respostas simples, em vez de transformar toda a experiência do cliente.

Aplicar uma estratégia velha a uma nova aplicação, não torna a estratégia nova. Explorar o pleno potencial, passa por acompanhar o cliente ao longo do funil de vendas, proporcionando uma experiência única.

Como otimizar a estratégia de Chatbot.

Para oferecer uma experiência personalizada, é preciso acompanhar cada passo da viagem do cliente, numa colaboração estreita entre social media, apoio ao cliente e IT. Trabalhar em conjunto para uma visão unificada do cliente.

É necessário adquirir uma tecnologia adaptada, ligando o Chatbot a um sistema que reúna os dados de cada cliente. Uma plataforma onde possam recolher toda a informação e analisá-la.

A cada mensagem de um cliente, a informação pode ser processada e comparada com a informação na plataforma. A partir destes dados é possível que os marketers percebam melhor aquilo que os clientes querem, e reenviar a sua questão para o serviço certo.

Um software de gestão integrada.

Um software como o Sage 100c permite a integração simples de Apps para complementar esta solução de ERP e ajustá-la ao seu negócio. A tecnologia certa e a integração de informação, permitem estabelecer uma ligação mais produtiva entre clientes e os representantes do serviço.

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Saber delegar: um passo essencial para gerir bem uma empresa

Muitos gestores têm dificuldade em perceber que ser um gestor eficiente passa por delegar aos colaboradores uma parte das tarefas, e garantir que os problemas são resolvidos de forma adequada.

Na gestão existe muitas vezes a tentação de assumir as tarefas por diferentes motivos. Por terem consciência de as desempenharem melhor ou de forma mais rápida, por motivos de generosidade, ajudando um colaborador com dificuldades, ou como forma de exibição junto dos superiores hierárquicos.

Formar colaboradores com iniciativa.

Para formar uma equipa capaz, é necessário deixar os colaboradores tentarem resolver os problemas por si. Apenas desta forma, serão progressivamente mais aptos e independentes da chefia. Conhecer a equipa, perceber as áreas em que os colaboradores têm mais dificuldades, e fornecer coaching de forma a que consigam ultrapassar a dificuldades detetadas.

Quais os custos de não delegar?

Por vezes alguns alguns gestores, acabam por sentir que o seu tempo está ser gerido pela equipa. Há medida que a equipa coloca questões, são arrastados para resolução de problemas, e acabavam por esgotar o seu tempo de trabalho. É preferível utilizar esse tempo para acompanhar, dando um espaço que permita resolver o problema.

O software Sage X3 incentiva a colaboração liga funcionários, parceiros, fornecedores e clientes, ligados a uma fonte de dados comum.  Este software simplifica os fluxos de trabalho da empresa e melhora a comunicação. Delegar e colaborar, é a única forma de uma empresa de dimensão conseguir alcançar os seus objetivos.