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Técnicas de gestão para pequenos negócios

Gerir um negócio é uma tarefa de minúcia, que exige toda a atenção e sabedoria. Quando falamos de pequenos negócios, ainda mais: a margem de erro é muito pequena. Existem algumas ferramentas que vos podem ajudar na gestão da vossa empresa, independentemente da sua dimensão.

Stakeholders

Os stakeholders são, por definição, as pessoas do vosso público alvo que estão interessadas realmente nos produtos e serviços que a vossa empresa comercializa. Uma técnica de gestão eficaz passa por identificar estes consumidores e aproveitar os insights que possam ter sobre os produtos e serviços e que contribuam para a evolução das empresas. O objetivo é tirar proveito desta estratégia, de maneira a ajustar o negócio com base na opinião daqueles que são mais próximos.

Benchmarking

Conhecer a concorrência – os seus produtos e serviços, as estratégias que aplicam ao negócio e as novas tendências do setor -, contribui para otimizar o planeamento do vosso próprio negócio. Ter uma noção profunda daquilo que os outros concorrentes fazem vai beneficiar a vossa estratégia de desenvolvimento. O intuito desta técnica não é imitar o que outros implementaram, mas sim inspirar novas ideias e tomar decisões mais acertadas.

Análise SWOT

Através da Análise SWOT, podem avaliar e explorar os pontos positivos e negativos do vosso negócio, bem como as oportunidades e ameaças dentro do setor em que atuam. Com esta prática, existe a possibilidade de detetarem possíveis lacunas dentro da vossa empresa que podem corrigir ou novas oportunidades e tendências de mercado que ainda não foram exploradas por nenhum dos concorrentes, o que pode resultar num diferencial competitivo para o vosso negócio.

Pirâmide de Maslow

Esta técnica ajuda-vos a organizar as vossas prioridades. Por outras palavras, o alinhamento das necessidades pessoais e profissionais do gestor do negócio tem efeitos positivos sobre a sua motivação e desempenho – que, por sua vez, tem impacto sobre a produtividade no trabalho. A Pirâmide de Maslow consiste, assim, em dispor as vossas necessidades por ordem de prioridade, eliminando cada necessidade uma a uma.

Software de gestão integrada

Os softwares de gestão integrada da Sage ajudam na administração dos negócios, simplificando o dia para os gestores, ao permitirem a gestão transversal de todo o negócio com processos integrados, serem a única fonte agregadora de dados que fornecem informações para a tomada segura de decisões. Conheçam o software, aqui.

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Pode o crescimento afetar negativamente os pequenos negócios?

O crescimento é o melhor que pode acontecer a qualquer pequeno negócio: nisso estamos todos de acordo! Mas não planear a forma como vão crescer pode ter um efeito negativo sobre o vosso negócio. Antes de começarem a construir a vossa empresa, certifiquem-se que estão preparados para todas as situações: o sucesso incluído. Não se esqueçam de nenhum detalhe: tenham sistemas eficientes e escaláveis, contem com as novas tecnologias e investiguem várias fontes de receitas.

Mecânicas de crescimento.

O que significa ser bem sucedido para o vosso negócio? Se o vosso objetivo é ter um negócio sustentável a longo prazo, a gestão que fazem pode-se adaptar facilmente ao crescimento que forem obtendo. Não existe a necessidade de investirem muito em crescerem repentinamente e sem controlo.

Investir demasiado.

É difícil para alguns negócios crescer sem receberem capital. Para alguns, isto significa um investimento grande em publicidade e marketing, para atrair clientes. Para outros, quer dizer novos imóveis, equipamentos e outros bens tangíveis, de forma a aumentar a produção ou apostar na expansão do negócio. Em qualquer caso, vão precisar de algum investimento, que pode ser aplicado antes de terem uma base de clientes que dê seguimento ao processo.

Efeitos de escala.

Outro dos impactos de um desenvolvimento súbito são os efeitos de escala: vão exigir mudanças significativas na vossa estrutura organizacional. O vosso fluxo de caixa vai ser alvo de mais oscilações e mais difícil de prever e vão começar a dar-se conta das ineficiências do processo produtivo.

Foco nas vendas.

Quando o objetivo final é crescer, muitas empresas acabam por se focar apenas nas vendas e nas receitas que vão entrando. Esta estratégia não é má e tem, muitas vezes, efeitos positivos no objetivo final. A desvantagem é que não sobra tempo para se olhar para as questões operacionais, que também merecem atenção.

Serviço ao cliente.

Quando se lança um novo negócio, qualquer novo cliente é precioso. Isto leva a que o vosso serviço ao cliente tenha um nível de excelência. O crescimento do negócio leva-vos a um patamar em que terão de gerir muitos clientes ao mesmo tempo. Terão que se adaptar e garantir que os vossos clientes ficam sempre satisfeitos com o vosso trabalho.

Cultura organizacional.

Uma expansão rápida pode ter um efeito de dissolução na cultura da vossa organização. Terão que contratar mais colaboradores, aos quais podem não ter tempo para se dedicarem. A vossa empresa pode tornar-se mais segmentada e burocrática, o que pode mudar radicalmente a cultura. Garantam que a atmosfera no local de trabalho se mantém igual e que a moral da vossa equipa está sempre alta.

Crescer pode ser um desafio emocionante: pode significar mais dinheiro e mais credibilidade para vocês enquanto lideres. Mas não persigam o crescimento como o único objetivo, nem sacrifiquem a qualidade do negócio em prol dele. Escolham um software integrado a à medida do vosso negócio e avancem calmamente para a expansão do vosso negócio!

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Lean Manufacturing: o que é?

O conceito de Lean Manufacturing apareceu num contexto de pós Segunda Guerra Mundial, com as metas apontadas ao aumento da produtividade, mediante a redução de custos com excedentes de produção e de gestão de stocks. Este modelo começou por se tornar referência na organização dos processos de produção, primeiro em empresas sediadas no mundo oriental e mais recentemente,  pelo processo de globalização, em todo o mundo.

A grande necessidade de implementar o conceito de Lean Manufacturing nas empresas está na possibilidade de identificar os pontos fracos na produção, uma função que se tem vindo a simplificar com a utilização de softwares de gestão apropriados. Ter todas as informações sobre cada fase da produção numa única fonte de dados tem sido uma valência importante para os negócios se tornarem, ao mesmo tempo, mais eficientes e produtivos ao melhor custo.

Quais são as melhores práticas de Lean Manufacturing?

  • Reduzir o desperdício. É difícil melhorarem aquilo que não sabem que existe. Assim é com as dificuldades no processo produtivo. Quando utilizam um software de gestão integrada, agregam no mesmo lugar os dados e registos de todas as atividades do negócio, ao mesmo tempo que dispõem de sistemas próprios de medição e análise que vos permitem detetar onde estão as oportunidades de melhoria.
  • Continuar a melhorar. O processo de Lean Manufacturing nunca termina: há sempre outras melhorias a atingir, eficiências, refinamento de processos. À medida que estas alterações vão sendo implementadas e introduzidas na solução de gestão, torna-se possível comparar resultados antes e depois das mudanças.
  • Serviço ao cliente. Este deve ser sempre o foco de qualquer negócio. Por em marcha uma estratégia de Lean Manufacturing não deve significar a redução de esforços neste sentido, mas sim em oferecer um atendimento cada vez melhor ao cliente. Procurem eliminar os atrasos, erros e custos no processo de serviço ao cliente.
  • Fluxo de produção em ordem. Um dos objetivos do Lean Manufacturing é otimizar todo o fluxo de produção. Ter o fluxo de trabalho controlado é por demais importante se a procura pelo vosso negócio oscila entre contratos de longa duração e pequenas encomendas de curto prazo. As ferramentas de planeamento do fluxo de produção estendem-se ao tempo de entrega de cada encomenda, através de sinais eletrónicos que alertam para a necessidade de peças e suprimentos.
  • Colaboração. Os princípios do Lean Manufacturing devem ser aplicados para lá das paredes das fábricas e dos escritórios. Do lado da procura, quanto melhores forem as previsões, melhor poderão planear e produzir o que o cliente pretende, quando ele quiser. A melhor forma de ter previsões acertadas é partilharem informações e conhecimento com vendedores, distribuidores e outros agentes que façam parte do processo – incluindo os clientes.
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Otimizar a análise de dados

Uma das temáticas recorrentes para os profissionais que lidam com tecnologia, informação e gestão é o Big Data, ou seja, ter à disposição das empresas dados provenientes de diferentes origens, que ajudam a ter informação em tempo real. Mais importante do que a quantidade de dados empresariais, é a sua capacidade de análise e de integração das informações de todos os setores.

É, por isso, fundamental para as empresas armazenar e fazer a análise de dados sempre em prol do negócio. Progressivamente, tem-se vindo a tornar mais simples obter informações de origens diferentes que servem o propósito de incentivar o desempenho do negócio.

Criem modelos de análise

Utilizar um software de gestão integrada e fazer usufruto do Big Data acaba por ser um processo parecido: as empresas optam por uma solução acessível e que se adapta ao negócio, fazendo uma gestão transversal de toda a empresa com a simplificação de processos integrados de gestão.

O que começa a diferenciar as empresas que apostam nesta gestão dos dados é a capacidade analítica de interpretar os dados de quem está à frente do negócio. A intuição continua a ser um fator importante para os gestores – especialmente no entendimento dos problemas da empresa -, mas pode, agora, ser suportada por informações concretas que apontam o caminho a seguir.

A importância da análise

Avaliar todos os dados pode tornar-se numa tarefa complexa e árdua: devem apostar numa amostragem que seja representativa. Assim, simplificam o trabalho, a velocidade da análise empresarial cresce e tornam o processo mais eficaz.

Ao apostarem numa base de dados menor, a relação entre os dados torna-se mais clara. Isto permite que os gestores comecem a detetar tendências e estabelecer novas oportunidades para o negócio. Ao optarem por uma solução de gestão integrada, terão acesso aos dados através de uma única fonte, o que vos facilitará muito a tomada de decisões.

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Como a tecnologia mudou a tomada de decisões

Ultimamente, as empresas que trabalham com grandes quantidades de informação começam a debater-se com duas situações: por um lado, procuram incessantemente a agilidade do seu negócio, por outro querem incluir no seu dia a dia todas as partes interessadas no sucesso da empresa. Os consumidores e clientes procuram nas empresas agilidade, os colaboradores e parceiros exigem cada vez mais o crescimento das capacidades da empresa e das condições de trabalho.

A tomada de decisões cada vez mais rápida e assertiva tem, na sua base, o suporte que as empresas têm encontrado nos softwares de gestão integrada, que permitem um tratamento de dados e de informações em tempo real. Todo este processo de digitalização e o acesso imediato aos dados tornou-se numa oportunidade para as empresas – veio, também, mudar o jogo quanto à tomada de decisões, mais conscientes e informadas.

Claro que ter informações em tempo real é uma ferramenta fundamental para as empresas, mas tornou-se necessário estabelecer um conjunto de normas para que a gestão das decisões funcione de forma apropriada.

  • Decisões operacionais. Apenas a possibilidade de tomar decisões com base em dados obtidos em tempo real exige um novo comportamento dos gestores. Mais do que isso, exige que contem com soluções de gestão empresarial que estejam à altura deste desafio.
  • Mudar as regras do jogo. A grande diferença que traz o acompanhamento dos dados em tempo real é a possibilidade de garantir que os resultados serão atingidos. No entanto, isto pode obrigar-vos a alterar os vossos modelos de cálculo e de análise: vão avaliando à medida que for necessário.
  • Contar com a supervisão humana. É certo que a tecnologia e os softwares de gestão fazem grande parte do trabalho – particularmente na compilação dos dados e elaboração dos relatórios de forma quase imediata. Mas a supervisão humana de todo o processo é fundamental para que não existam falhas, especialmente na análise das informações recebidas. Caso isso não seja possível em determinados momentos, uma solução pode ser a inclusão de funcionalidades para parar a produção quando um erro for detetado.
  • Personalizar. As informações dadas em tempo real podem ser mostradas de forma personalizada, conforme o departamento em análise e os objetivos que têm.
  • Criar alertas. Para além de acrescentarem funcionalidades quando não podem contar com supervisão humana, podem ainda criar alertas e avisos para quando os índices em análise estiverem fora do desempenho desejado ou se em algum momento a situação fugir fora do vosso controlo. Desta forma, a análise dos dados e as decisões consequentes podem acontecer quando houver necessidade.