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Reconciliação bancária: o que é?

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a gestão da contabilidade e a reconciliação bancária faz parte do dia a dia do gestor financeiro.

O que é a reconciliação bancária?

As empresas realizam diariamente transações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros. Dependendo do volume destas transações, muitas vezes os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir exatamente a sua posição financeira real naquele momento. A reconciliação bancária é o processo de manter o controlo do saldo interno e dos extratos bancários alinhados, através de comparações entre as entradas e saídas e as transações bancárias da empresa.

Reconciliação bancária, passo a passo.

Esta prática efetua-se através de quatro passos fundamentais:

  • Lançamento diário dos movimentos financeiros. Todos os movimentos financeiros de uma empresa devem ser declarados diariamente. Para realizar esta tarefa minuciosa, podem recorrer a um software de contabilidade, que tem a vantagem de automatizar os processos contabilísticos e de conseguir, por isso, grandes ganhos de produtividade.
  • Confirmação do saldo bancário. Esta tarefa é tão simples quanto conferir se os números do saldo bancário e do saldo inicial e final do controlo financeiro batem certo. Com os documentos bancários e contabilísticos. a postos poderão, então, conferir os saldos totais, para ver se estão de acordo.
  • Análise pormenorizada das transações. O terceiro passo do processo de reconciliação bancária é confirmar se as datas e valores de todos os movimentos bancários estão de acordo com as informações registadas no controlo financeiro da empresa. Se houver movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
  • Correção das inconsistências. No decorrer do processo de reconciliação bancária, poderão encontrar movimentos que não estão devidamente lançados, gerando divergências. Se detetarem incongruências entre o extrato bancário e os vossos registos, apliquem as devidas correções. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. Confirmem quando ocorreu o problema e corrijam a divergência no sistema da empresa, até tudo estar coerente e o saldo idêntico.

Posto isto, a reconciliação bancária apresenta a situação financeira realista da empresa, que é extremamente relevante para tomar decisões importantes para o negócio, tais como fazer empréstimos, negociar pagamentos parcelados, entre muitas outras.

Uma boa gestão também depende do quão precisa é a reconciliação bancária. Com o software de contabilidade Sage, podem realizar a reconciliação bancária integral através da aplicação, nomeadamente:

  • fazer a comparação dos lançamentos contabilísticos com os movimentos bancários importados do ficheiro de extrato digital obtido do site do banco;
  • proceder à reconciliação manual – “match” manual dos movimentos contabilísticos e bancários;
  • proceder à reconciliação automática – “match” automático dos movimentos.

 

 

Contabilidade

Fluxo de caixa projetado: o que é?

Todas as empresas gerem o seu fluxo de caixa, seja através de métodos mais tradicionais ou de software de contabilidade mais especializado. Interessa, então, falar da importância que tem o fluxo de caixa projetado para a saúde financeira da empresa.

O que é o fluxo de caixa projetado?

Através deste, os gestores podem antecipar possíveis situações de risco que venham a ter influência na tesouraria da empresa. Assim, podem-se implementar medida preventivas antes que as complicações comecem. O fluxo de caixa projetado é, então, uma projeção – para um período de tempo futuro -, das entradas e saídas de capital na empresa, tendo em contas as receitas e despesas. Esta ferramenta permite às empresas ter um conhecimento profundo sobre a sua saúde financeira e é um instrumento importante para evitar problemas financeiros.

O fluxo de caixa projetado na gestão do negócio

Esta ferramenta tem como principal objetivo identificar reservas ou escassez de tesouraria num período de tempo definido. Quando pensamos a longo termo, este instrumento também tem a funcionalidade de:

– Contribuir para o planeamento e controlo de toda a atividade financeira da empresa;

– Fazer regularmente uma análise à liquidez e rentabilidade do negócio;

– Gerir de forma mais precisa os ativos correntes.

Como desenvolver esta ferramenta?

Para terem um fluxo de caixa projetado que faça projeções acertadas, vão precisar de ter dados como: o saldo inicial, custos fixos e variáveis, entradas previstas e reais, intervalo de tempo entre os recebimentos e planeamento de contas. Posto isto, vão precisar de todas as informações sobre o vosso fluxo de caixa e da viabilidade económica da vossa empresa.

Assegurem que a vossa empresa faz um bom planeamento financeiro, para estarem longe de situações mais complicadas. Apostem num bom software de contabilidade, que vos facilite todos os dados sobre ganhos e perdas detalhadamente: toda a gestão do negócio se tornará muito mais simples!

Contabilidade

Entrega da DMR de Janeiro de 2017

Até ao dia 10 de Fevereiro os Contabilistas Certificados terão de submeter a Declaração Mensal de Remunerações, dos rendimentos da categoria A (Trabalho Dependente) dos residentes em Portugal pagos por entidades com contabilidade organizada.

Este mês vamos encontrar diferenças relativamente ao que vigorou até aqui.

Em primeiro lugar, vamos ter de atualizar o programa de entrega da DMR.

O novo ambiente informático que vamos encontrar é semelhante à aplicação dos “Recibos Verdes Eletrónicos” ou aos “Recibos de Renda”.

Após o preenchimento dos 7 quadros que já existiam na declaração e a sua validação, na opção de submissão surge um novo ecrã (Dados auxiliares para documento de pagamento – Apuramento de imposto) a solicitar informação para que sistema informático da Autoridade Tributária possa gerar a Guia para Pagamento.

Será muito importante o preenchimento deste quadro, designadamente quando pretendermos substituir uma DMR já entregue.

Vejamos um exemplo:

1- Entrega uma DMR de janeiro de 2017 no dia 10 de fevereiro, com um valor a pagar de €100. O sistema gera uma referência para pagamento, que pode ser paga até 20 de fevereiro.   Esta afirmação está certa?

Sim. 

2 – Em março, substitui a DMR de janeiro e o valor a pagar é €120. A referência gerada é só de €20? Ou a referência gerada é de €120 mas só são pagos os €20?

Neste caso, no quadroDados auxiliares para o documento de pagamento – Apuramento do imposto” – disponibilizado pela que a aplicação -, indica os €120 pagos e a guia é gerada pela diferença.

3 –  Em março substitui a DMR de janeiro e o valor a pagar é €80. A referência gerada é € 80 mas não paga porque já pagou os €100. Pode compensar em futuros pagamentos (Na DMR de abril dá 110 a pagar e só paga € 90)?

Devem, também, preencher o referido quadro para que não seja gerada a guia para a declaração de substituição. O valor entregue em excesso pode ser compensado em futuras declarações e preenchido o tal quadro.

Dr. Bruno Lagos Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.

 

Contabilidade

Estratégia na contabilidade para enfrentar crises

Um escritório de contabilidade pode ser muito mais do que um prestador de serviços de contabilidade. Isto caso pretendam diferenciar o vosso serviço do da concorrência. Para o fazerem, o caminho é contribuírem para a estratégia que os vossos clientes delinearam e tornarem-se indispensáveis para o seu sucesso.

Analisem o panorama económico

Cabe ao escritório de contabilidade estar sempre a par de tudo o que se passa nos mercados, quais as previsões para cada ano e em que oportunidades deve o cliente investir. Para o cliente é importante sentir que estão a trabalhar de forma alinhada com a sua estratégia, o que se vai revelar crucial em períodos de maior dificuldade.

Evitem custos desnecessários

Durante um período de crise generalizada para todos os setor, acabam por acontecer algumas adaptações de regras e normas, especialmente no que às datas de pagamentos de tributações diz respeito: o contabilista deve conhecer todas as datas e alterações para evitar que o cliente seja autuado desnecessariamente.

Controlar os gastos

Tempos de crise podem significar um acesso mais dificultado a empréstimos dos bancos e uma menor circulação de capitais no mercado. Para as empresas, quer dizer que é hora de controlar os gastos. É o escritório de contabilidade que pode indicar que gastos podem ser cortados em termos produtivos e que políticas podem ser revistas, em termos de vendas e preços.

Atenções sobre a rentabilidade

É um dos passos chave para enfrentar qualquer crise: estar sempre atento à rentabilidade da empresa. Nesta fase, o contabilista tem o importante papel de demonstrar claramente ao cliente quanto estão a gastar e qual o retorno dos investimentos.

Através de uma relação estratégica com o vosso escritório de contabilidade, podem enfrentar qualquer situação mais turbulenta: escolham um software de contabilidade que se adapte a qualquer tipo de empresa!

Contabilidade

Impulsionar o escritório de contabilidade

Há poucas empresas fiéis ao seu escritório de contabilidade. Se têm um e dependem do word of mouth ou de indicações de clientes vossos para aumentar o número de contratos, podem passar por algumas dificuldades.

Como garantir uma diferenciação competitiva?

  • Invistam no atendimento ao cliente. Para tornar o atendimento ao cliente mais qualificado, os escritórios de contabilidade têm apostado na especialização em determinadas áreas de negócio, considerando as necessidades dos seus clientes. Outra tendência é aumentar o preço dos serviços, agregando mais valias ao serviço oferecido, como consultoria.
  • Impulsionem a produtividade do escritório. A grande questão prende-se com ter uma equipa altamente capacitada para atender os clientes, ao mesmo tempo que exercem funções de consultoria. Também para otimizar processos internos e impulsionar a produtividade devem trocar o papel pela tecnologia, automatizar rotinas que são realizadas manualmente e utilizar repositórios online de documentos.
  • Rendam-se à contabilidade digital. Digitalizar o trabalho do escritório de contabilidade já não é apenas uma tendência mas uma exigência legal: os processos estão cada vez mais informatizados. Além de agilizar a rotina do escritório e facilitar a comunicação das obrigações fiscais, a contabilidade digital simplifica o arquivo de dados e a fiscalização por parte dos órgãos competentes.
  • A aposta no marketing digital. A última tendência: captar e fidelizar clientes através dos meios digitais. Como fazê-lo? Conquistar o interesse de potenciais clientes através de conteúdos interessantes – divulgados através de um blog e das redes sociais, por exemplo -, e tornarem-se uma referência na área da contabilidade. E uma vez que se passa muito tempo nas redes sociais, aproveitem para oferecer a possibilidade aos vossos clientes de fazerem reclamações, elogios, pedidos, etc, através dessa via.

Muitas das tendências que apresentamos ao longo do artigo já foram postas em prática pelos escritórios de contabilidade: porém, é difícil encontrar um que utilize todas ao mesmo tempo. Comecem por encontra a solução de contabilidade que melhor se adapta à vossa empresa: o caminho para implementar novas ideias estará facilitado.