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Tudo o que pode correr mal: nova versão do ficheiro SAF-T desde 1 de julho

No inicio do mês de junho entrou em vigor uma nova versão dos ficheiros SAF-T, e neste artigo  vamos explicar as principais mudanças e riscos a evitar.

A Autoridade Tributária foi aumentando a compreensão e a necessidade de controlo da informação contabilistica, e os ficheiros SAF-T são a forma encontrada para as empresas cumprirem os requisitos legais e fornecerem informação aos serviços de inspeção tributária, sem que para isso seja necessária uma especialização dos inspetores tributários em diferentes sistemas informáticos.

Alterações a ter em conta.

A nível de obrigação existe uma mudança fundamental, como consta na portaria de dezembro, para todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam atividade comercial, industrial e/ou agrícola em território português.

Constitui uma mudança importante na medida em que a exigência do SAFT de contabilidade é agora obrigatório para todos os sujeitos passivos e não só para aqueles que executam a contabilidade recorrendo a meios informáticos, tornado assim obrigatória a adoção de programas informáticos para a execução da contabilidade na medida em que só desta forma se conseguirá exportar o ficheiro SAFT de contabilidade.

Problemas a evitar.

Os ficheiros SAF-T muitas vezes transportam erros e são devolvidos sem que se saiba exatamente em que consiste o erro, as empresas incorrem em penalizações previstas na leis, coimas que podem variar entre 200€ e 10.000€.

Outra consequência passa pelo incorreto preenchimento automático dos anexos A e/ou I do IES, o que pode conduzir a auditorias tributárias a todas as operações da empresa.

Sage e-Audytor – a resposta.

A Sage disponibilizou um validador que permite que qualquer pessoa verifique se o software da sua empresa possui a versão atualizada de SAF-T e em caso de terem ficheiros rejeitados pela Autoridade Tributária, conseguem detetar os erros e corrigir a situação em tempo útil.

O Sage e-Audytor existe em três versões adaptadas às necessidades de cada empresa, Basic, Premium e Enterprise. Podem testar a compatibilidade de estrutura técnica da solução de faturação, Validar de forma ilimitada ficheiros SAF-T do mesmo NIF e obter relatórios de erros.

Ganhe tempo para a sua empresa e tranquilidade, eliminando uma fonte de preocupações com a utilização de Sage e-Audytor.

 

 

 

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Como vai a automatização afetar a contabilidade?

As transformações rápidas a que assistimos no mundo do trabalho sob a pressão da evolução da tecnologia, causam muitas vezes perplexidade e receio pela perda de postos de trabalho.

A Inteligência Artificial, Robótica e chat boots estão na ordem do dia como as principais transformações e neste momento é difícil prever os efeitos destas novidades em alguns anos. As visões mais pessimistas avançam com o número de 250 mil empregos administrativos que se irão perder nos próximos anos, dados avançados pelo Reform um órgão independente do U.K.

Em muitas empresas esta mudança já aconteceu a um nível de tarefas mais repetitivas, como a recolha de alimentos, ou em cadeias de montagem. Coloca-se a questão de que forma a indústrias como a do Marketing se irão revolucionar.

Finanças e Contabilidade.

Nas áreas das Finanças e Contabilidade existe também o receio de que as inovações tragam perdas de emprego. Possivelmente muitas das tarefas e empregos que temos hoje, irão desaparecer em cerca de 20 anos.

Estas áreas já foram transformadas pela gestão bancária automatizada que simplificou o trabalho e reduziu muitas tarefas anteriormente dependentes do uso de impressos em papel.

As perdas de empregos são geralmente compensadas pela criação de novos postos, neste caso temos o aparecimento da consultadoria e de assessoria nestas áreas.

Inovações tecnológicas e novas profissões.

Em apenas 3 anos assistiu-se a uma verdadeira renovação, com uma automatização das tarefas contabilísticas com acesso a software criado especificamente para estas tarefas. A longo prazo existe um efeito claramente positivo, o trabalho de assessoria ajuda os negócios a crescer, com mais tempo disponível para os clientes.

Os receios com a mudança não são algo novos, com o aparecimento dos computadores surgiu o medo que estes eliminassem trabalhos, mas tal não se concretizou. Na verdade simplificaram as tarefas e foram progressivamente adoptados por todos e exigiram que nos adaptássemos à sua presença.

Os profissionais de contabilidade devem esforçar-se por aumentar os seus conhecimentos em tecnológicos de forma a conseguirem utilizar melhor estas novas oportunidades, com a inteligência artificial, robots e chat boots surge um mundo novo de possibilidades. A profissão terá sempre de se transformar e bons conhecimentos a nível de internet já são essenciais à profissão, de forma a salvaguardar os dados financeiros dos clientes em risco.

 

 

 

 

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O SAF-T -Portaria n.º 302/2016, de 2 de Dezembro – Tabela de Clientes

O SAF-T – PT – Portaria n.º 302/2016, de 2 de Dezembro – Tabela 2.2. – Tabela de Clientes (CustomerID – Identificador)

No apontamento de hoje, vamos abordar a tabela de Clientes. Esta tabela destina-se a exportar informação sobre os clientes da empresa, que gera o SAF-T. Na lista de clientes não podem existir mais que um registo com o mesmo identificador.

Esta tabela apresenta sete índices de grau 3 e estes índices apresentam a seguinte informação:

  •  Identificador único
  • Código da conta corrente
  • O NIPC / NIF do cliente
  • Nome da empresa
  • Nome de contacto
  • Morada de facturação
  • Morada de expedição

Quer a morada de faturação, quer a morada de expedição, subdividem-se em índices de grau 4 para separar em índices diferentes as várias componentes da morada, a saber:

  1. Número de polícia
  2. Nome da rua
  3. Morada detalhada
  4. Localidade
  5. Código postal
  6. Distrito
  7. País

No caso da morada de expedição é ainda solicitado o telefone, o fax, o e-mail, o site e o indicador de autofaturação.

A Portaria n.º 302/2016, de 2/12, não introduziu nenhuma novidade nesta tabela e deixa de utilizar as expressões “No caso do setor bancário, para as atividades não sujeitas a IVA, deve ser preenchido com a designação “Desconhecido” e “No caso do setor bancário, para as atividades não sujeitas a IVA.

Julho de 2017

Dr. Bruno Lagos – Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.

 

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5 dados financeiros fundamentais para acompanhar a evolução da empresa

A contabilidade inclui vários processos vitais para o conhecimento da evolução do negócio e para a tomada de decisão. Uma empresa com auto-conhecimento consegue definir melhor os seus objetivos e metas, mantendo uma visão atenta sobre a situação económica do negócio.

Existem cinco elementos fundamentais para conseguir ter uma boa perspetiva da evolução uma empresa e vamos falar brevemente de cada um neste artigo.

Fluxo de caixa.

Uma boa organização, com um registo das entradas e saídas permite uma visão mais completa da liquidez presente e futura. O primeiro ano permite fazer um registo de faturação e despesas que irá servir para um planeamento dos próximos anos.

Balanço geral.

Conseguir ter bem definido o ativo e passivo da empresa, assim como o seu património são dados importantes para o acompanhamento da evolução de um negócio.

Custo com pessoal.

Os custos com pessoal são uma das despesas mais elevadas, é por isso importante ter estes custos bem avaliados para que o seu impacto não desestabilize o negócio. Acautelar períodos de pagamento de subsídios de férias e do décimo terceiro mês , que podem causar algum stress na liquidez.

Retorno do investimento.

Saber quanto tempo levará o retorno do investimento, pode ser relevante se este negócio implica investimento de muitos recursos ou se é algo pouco rentável. Pode ser um projeto muito interessante e continuar a interessar apesarv da baixa rentabilidade, mas a decisão deve ser tomada com consciência plena deste dado.

Rentabilidade dos colaboradores.

O valor que cada funcionário cria com o seu trabalho é um dado que devem ter em conta, em especial no momento em que tiverem de delegar trabalho.

Conseguir elaborar relatórios financeiros que reúnam estas informações de forma sistemática e clara, é vital para a empresa. Este relatórios poderão ser fornecidos a accionistas, sócios, investidores ou credores e com um software de contabilidade é mais fácil reunir toda a informação.

Quanto maior for a empresa, maior o numero de interessados em avaliar o seu comportamento no mercado. Existe uma responsabilidade em fornecer estas informações sem erros e de uma forma fidedigna e comparativa, estabelecendo comparações entre diferentes momentos. São estes 5 dados contabilísticos e os relatórios criados com estes dados, a base para decisões futuras de estratégia que se deseja adequada ao momento vivido pela empresa.

 

 

 

 

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Dificuldades de dialogo entre gestores e contabilistas: mundos distintos e interligados

É bastante comum os gestores de pequenas e médias empresas não contarem com um gabinete de administração, alguns não têm estudos superiores e estão habituados a trabalhar de forma empírica. O caso da contabilidade é quase impossível que o profissional não tenha seguido essa área de estudos, o que gera por vezes dificuldades de comunicação.

Sem estudos específicos em  administração ou gestão, pode ser difícil o entendimento entre gestor e contabilista devido à terminologia financeira e contabilística. São mundos distintos que se tocam, o gestor focado nas questões operativas e o contabilista focado na faturação e números diversos.

O gestor centra-se no crescimento do negócio e nos resultados mais imediatos, enquanto o contabilista se interessa por resultados a nível mais analítico e global. Por vezes o contabilista parece ser uma espécie de mensageira de más noticias, recordando as despesas, pagamentos de impostos ou segurança social.

Para conseguir fazer bem as suas tarefas, quer a nível de obrigações, quer a um nível mais global, podendo até obter relatórios que pode apresentar ao gestor/cliente, simplificando a comunicação, deve contar com um software de contabilidade.

É frequente os gestores apreciarem e considerarem mais útil reunir com a equipa comercial, que com a equipa de contabilidade, e por vezes até questionarem a fiabilidade dos dados. Principalmente se estes dados demonstram uma má gestão. Cabe ao contabilista estar bem preparado e fazer prova concreta da qualidade dos seus dados, dando informação preciosa para a orientação da empresa, cabendo ao gestor decidir como deseja utilizar essa informação.