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Gerir um escritório de contabilidade

Saiba tudo sobre as nossas sugestões para as empresas de contabilidade.

A especificidade do trabalho e do conhecimento (bem como, na maioria dos casos, da obrigatoriedade de apresentação de contabilidade organizada) origina um fluxo de novos clientes proporcional à criação de novas empresas. Aliado também à procura de cada vez mais aconselhamento, nomeadamente sobre questões de fiscalidade, o momento pode ser propício à criação de um escritório de contabilidade, mas é importante conhecer bem as empresas já existentes, de forma a melhor poderem diferenciar-se e competir.

Apresentamos cinco estratégias para levarem a vossa empresa de contabilidade a ser reconhecida no mercado e a obter mais credibilidade.

Determinem funções.

Definam, desde o início, a função de cada colaborador, mesmo que a empresa tenha uma equipa pequena. Uma boa organização desde os primeiros tempos de existência é fundamental para que as boas práticas se tornem rotinas.

Tenham claro os compromissos assumidos com os clientes…

…bem como os dados de cada um deles, para que todos os colaboradores tenham acesso à informação. Um programa de software de contabilidade facilita esta tarefa através de um arquivo digital, onde é possível anexar documentos aos movimentos e pesquisar mediante a colocação de filtros.

Informatização é fundamental.

Contarem com um software de contabilidade permite automatizar os processos contabilísticos para uma gestão orçamental e de tesouraria, com controlo efetivo das contas correntes e com análises comparativas.

Selecionem o perfil de escritório que pretendem.

Trabalhar em várias áreas coloca mais dificuldades, podendo ser difícil obter o mesmo grau de excelência. Se optarem por trabalhar em várias áreas da contabilidade, tenham em conta a escala da empresa e optem por um software adaptado.

Invistam em publicidade…

…para alimentarem o crescimento da empresa, com um plano de marketing adequado ao negócio. Apostem em campanhas digitais, através de um blogue ou das redes sociais. Experimentem aceitar sugestões e pedidos de clientes através das redes sociais, uma forma de estabelecer uma boa relação. Lembrem-se que a melhor publicidade é a satisfação dos vossos clientes, que irá atrair novos clientes em busca de um bom serviço.

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Como organizar as contas de uma empresa

Organizar a contabilidade: pequenos gestos que tornam a vida de uma empresa mais simples.

As empresas deparam-se no seu quotidiano, independentemente de serem grandes ou pequenas, com dificuldades em manter uma organização financeira eficaz.

Seguem alguns conselhos sobre a melhor forma de simplificar a contabilidade: pequenos gestos que fazem a diferença na vida de uma empresa.

Manter registo de todos os movimentos financeiros

Manter um registo exato de todas as entradas e saídas, acompanhando o fluxo de caixa. Com acesso a um software de contabilidade é possível uma monitorização financeira em tempo real, com cálculo de custos, projeções e análise de resultados.

Guardar e organizar comprovativos

É importante guardar a documentação de forma a serem de consulta fácil: como existe a obrigação legal de guardar alguns comprovativos (alguns deles por um período de dez anos), um programa de software pode ser muito útil, sendo que a segurança dos documentos é salvaguardada.

Auxílio da tecnologia

O apoio de um programa software de contabilidade é fundamental e existem programas adaptados à escala de cada empresa. Através deste tipo de software, podem visualizar os movimentos de capital da empresa, perceber como e onde podem economizar e obter uma análise de negócio com acesso a relatórios sempre atuais.

Faturação

Torna-se mais simples emitir faturas com o acesso a um programa, evitando erros de quem não está familiarizado com este tema. Um programa certificado pela Autoridade Tributária cumpre todas as obrigações legais e ainda permite saber o valor do IVA a pagar e a receber, por cliente e por fatura. Como o programa está sempre atualizado de acordo com a legislação, é impossível entrar em incumprimento.

A organização da contabilidade deve ser uma tarefa quotidiana: diariamente devem consultar dados sobre o fluxo de caixa, consultar relatórios vários e manter a informação organizada e atualizada.

Com as soluções de contabilidade da Sage, poupem tempo para se dedicarem ao vosso negócio, façam mais tarefas em menos tempo e acompanhem a evolução da empresa. Tenham um controlo completo da informação financeira para melhor planearem os próximos passos, com mais tranquilidade sobre as obrigações contabilísticas e fiscais.

 

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Reconciliação bancária: o que é?

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a gestão da contabilidade e a reconciliação bancária faz parte do dia a dia do gestor financeiro.

O que é a reconciliação bancária?

As empresas realizam diariamente transações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros. Dependendo do volume destas transações, muitas vezes os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir exatamente a sua posição financeira real naquele momento. A reconciliação bancária é o processo de manter o controlo do saldo interno e dos extratos bancários alinhados, através de comparações entre as entradas e saídas e as transações bancárias da empresa.

Reconciliação bancária, passo a passo.

Esta prática efetua-se através de quatro passos fundamentais:

  • Lançamento diário dos movimentos financeiros. Todos os movimentos financeiros de uma empresa devem ser declarados diariamente. Para realizar esta tarefa minuciosa, podem recorrer a um software de contabilidade, que tem a vantagem de automatizar os processos contabilísticos e de conseguir, por isso, grandes ganhos de produtividade.
  • Confirmação do saldo bancário. Esta tarefa é tão simples quanto conferir se os números do saldo bancário e do saldo inicial e final do controlo financeiro batem certo. Com os documentos bancários e contabilísticos. a postos poderão, então, conferir os saldos totais, para ver se estão de acordo.
  • Análise pormenorizada das transações. O terceiro passo do processo de reconciliação bancária é confirmar se as datas e valores de todos os movimentos bancários estão de acordo com as informações registadas no controlo financeiro da empresa. Se houver movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
  • Correção das inconsistências. No decorrer do processo de reconciliação bancária, poderão encontrar movimentos que não estão devidamente lançados, gerando divergências. Se detetarem incongruências entre o extrato bancário e os vossos registos, apliquem as devidas correções. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. Confirmem quando ocorreu o problema e corrijam a divergência no sistema da empresa, até tudo estar coerente e o saldo idêntico.

Posto isto, a reconciliação bancária apresenta a situação financeira realista da empresa, que é extremamente relevante para tomar decisões importantes para o negócio, tais como fazer empréstimos, negociar pagamentos parcelados, entre muitas outras.

Uma boa gestão também depende do quão precisa é a reconciliação bancária. Com o software de contabilidade Sage, podem realizar a reconciliação bancária integral através da aplicação, nomeadamente:

  • fazer a comparação dos lançamentos contabilísticos com os movimentos bancários importados do ficheiro de extrato digital obtido do site do banco;
  • proceder à reconciliação manual – “match” manual dos movimentos contabilísticos e bancários;
  • proceder à reconciliação automática – “match” automático dos movimentos.

 

 

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Fluxo de caixa projetado: o que é?

Todas as empresas gerem o seu fluxo de caixa, seja através de métodos mais tradicionais ou de software de contabilidade mais especializado. Interessa, então, falar da importância que tem o fluxo de caixa projetado para a saúde financeira da empresa.

O que é o fluxo de caixa projetado?

Através deste, os gestores podem antecipar possíveis situações de risco que venham a ter influência na tesouraria da empresa. Assim, podem-se implementar medida preventivas antes que as complicações comecem. O fluxo de caixa projetado é, então, uma projeção – para um período de tempo futuro -, das entradas e saídas de capital na empresa, tendo em contas as receitas e despesas. Esta ferramenta permite às empresas ter um conhecimento profundo sobre a sua saúde financeira e é um instrumento importante para evitar problemas financeiros.

O fluxo de caixa projetado na gestão do negócio

Esta ferramenta tem como principal objetivo identificar reservas ou escassez de tesouraria num período de tempo definido. Quando pensamos a longo termo, este instrumento também tem a funcionalidade de:

– Contribuir para o planeamento e controlo de toda a atividade financeira da empresa;

– Fazer regularmente uma análise à liquidez e rentabilidade do negócio;

– Gerir de forma mais precisa os ativos correntes.

Como desenvolver esta ferramenta?

Para terem um fluxo de caixa projetado que faça projeções acertadas, vão precisar de ter dados como: o saldo inicial, custos fixos e variáveis, entradas previstas e reais, intervalo de tempo entre os recebimentos e planeamento de contas. Posto isto, vão precisar de todas as informações sobre o vosso fluxo de caixa e da viabilidade económica da vossa empresa.

Assegurem que a vossa empresa faz um bom planeamento financeiro, para estarem longe de situações mais complicadas. Apostem num bom software de contabilidade, que vos facilite todos os dados sobre ganhos e perdas detalhadamente: toda a gestão do negócio se tornará muito mais simples!

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Entrega da DMR de Janeiro de 2017

Até ao dia 10 de Fevereiro os Contabilistas Certificados terão de submeter a Declaração Mensal de Remunerações, dos rendimentos da categoria A (Trabalho Dependente) dos residentes em Portugal pagos por entidades com contabilidade organizada.

Este mês vamos encontrar diferenças relativamente ao que vigorou até aqui.

Em primeiro lugar, vamos ter de atualizar o programa de entrega da DMR.

O novo ambiente informático que vamos encontrar é semelhante à aplicação dos “Recibos Verdes Eletrónicos” ou aos “Recibos de Renda”.

Após o preenchimento dos 7 quadros que já existiam na declaração e a sua validação, na opção de submissão surge um novo ecrã (Dados auxiliares para documento de pagamento – Apuramento de imposto) a solicitar informação para que sistema informático da Autoridade Tributária possa gerar a Guia para Pagamento.

Será muito importante o preenchimento deste quadro, designadamente quando pretendermos substituir uma DMR já entregue.

Vejamos um exemplo:

1- Entrega uma DMR de janeiro de 2017 no dia 10 de fevereiro, com um valor a pagar de €100. O sistema gera uma referência para pagamento, que pode ser paga até 20 de fevereiro.   Esta afirmação está certa?

Sim. 

2 – Em março, substitui a DMR de janeiro e o valor a pagar é €120. A referência gerada é só de €20? Ou a referência gerada é de €120 mas só são pagos os €20?

Neste caso, no quadroDados auxiliares para o documento de pagamento – Apuramento do imposto” – disponibilizado pela que a aplicação -, indica os €120 pagos e a guia é gerada pela diferença.

3 –  Em março substitui a DMR de janeiro e o valor a pagar é €80. A referência gerada é € 80 mas não paga porque já pagou os €100. Pode compensar em futuros pagamentos (Na DMR de abril dá 110 a pagar e só paga € 90)?

Devem, também, preencher o referido quadro para que não seja gerada a guia para a declaração de substituição. O valor entregue em excesso pode ser compensado em futuras declarações e preenchido o tal quadro.

Dr. Bruno Lagos Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.