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Contabilidade

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Evitar o endividamento da empresa

Em períodos difíceis é natural que as empresas procurem novos negócios e por vezes, na ânsia de fechar novos contratos, não acautelam necessariamente os pagamentos, gerando situações de endividamento. Neste artigo, vamos falar de como minimizar os danos do impacto que estes atrasos têm nas empresas.

Pagamento a pronto.

Em muitos ramos de negócio seria relativamente fácil receber a pronto, mas são as próprias empresas que não acautelam esta possibilidade. O mais comum são situações de mau planeamento e, para equilibrar meses menos bons, a opção nessa altura acaba por recair no pagamento imediato.

Esta situação implica contrapartidas para o cliente e há momentos em que vale a pena oferecer melhores condições aos clientes que prefiram um pagamento a pronto.

Flexibilidade com as datas de vencimento.

De pouco serve ter datas limite demasiado próximas do inicio do mês: é preferível encontrar datas que sejam razoáveis tanto para a vossa empresa como para os vossos clientes.

Analisar o perfil dos clientes.

É importante analisar se o mercado se encontra num bom momento ou se está numa fase de maior risco. Caso cheguem a esta conclusão, há que exigir mais garantias antes de finalizar os negócios. É inútil ter muitas oportunidades de negócio se o resultado final é ter uma muita dificuldade em receber pagamento ou não receber de todo.

Software de Contabilidade.

Existem vários motivos para ter um software de contabilidade que controle as entradas e saídas de dinheiro de forma automatizada. Soluções como Sage for Accountants permitem uma maior agilidade nos processos e previsões de recebimento, melhorando a tomada de decisões. Há momentos em que receber pagamento a pronto pode não ser relevante, especialmente nos meses em que o fluxo de caixa é positivo.

Renegociar o endividamento. 

Se o motivo de atraso do pagamento for involuntário, pode valer a pena ter abertura para renegociar o pagamento da dívida. Não esperem que seja o cliente a ter a iniciativa: é fundamental serem proativos na procura de soluções. E quanto mais cedo a questão se resolver, melhor.

Se nada resultar, há que suspender o serviço, informando sempre o cliente antes sobre as faturas em falta. Caso se apercebam que é a forma de estar normal de algumas empresas, um software vai ajudar-vos a entender quais são e a individualizá-las, de forma a que no futuro tenham condições menos favoráveis.

Contabilidade Fiscalidade

SAF-T – Tabela 4.1: Documentos comerciais a clientes

A Tabela Documentos Comerciais a Clientes é constituída por todos os documentos de venda e retificativos emitidos pela empresa, incluindo os documentos anulados, devidamente assinalados (ver campo 4.14.8. – Tipo de documento), para permitir verificar a sequencialidade da numeração dos documentos dentro de cada série documental, que deve ter uma numeração pelo menos anual.

Esta tabela é constituída por quatro campos de grau 3, todos de carácter obrigatório.Estes campos apresentam a seguinte informação:

  • Número de registos de documentos comerciais;
  • Total dos débitos;
  • Total dos créditos;
  • Documento de venda.

Quanto ao campo 4.1.4. – Documento de venda, o mesmo subdivide-se em vinte e uma categorias, a saber:

12.   Data de gravação do documento;

13.   Identificador da transacção;

14.   Identificador do cliente

15.   Local de descarga

16.   Local de carga

17.   Data e hora de fim de transporte

18.   Data e hora para o início de transporte

19.   Linha;

20.   Totais do documento;

21.   Retenção na fonte.

 

  • Identificação única do documento de venda;
  1. Código Único do Documento;
  2. Situação do documento;
  3. Chave do documento (Hash);
  4. Chave de controlo (HashControl);
  5. Período contabilístico;
  6. Data do documento de venda;
  7. Tipo de documento (InvoiceType);
  8. Regimes especiais;
  9. Código do utilizador;
  10. Código CAE;

 

Algumas destas 21 categorias subdividem-se em subcategorias.

Comecemos por analisar o campo 4.1.4.3 – Situação do documento em que se solicita a seguinte informação:

  • Estado atual do documento
  • Data e hora do estado atual do documento;
  • Motivo da alteração de estado (Não obrigatório);
  • Código do utilizador;
  • Origem do documento.

O campo 4.1.4.9. – Regimes especiais também apresenta subdivisões. A informação que a norma exige é a seguinte:

  • Indicador de autofacturação;
  • Indicador de regime de IVA de Caixa;
  • Indicador de facturação emitida em nome e por conta de terceiros;

Em seguida temos o campo 4.1.4.15. – Local de entrega que se desagrega do seguinte modo:

  • Identificador da entrega (Não obrigatório);
  • Data da entrega (Não obrigatório);
  • Identificador do armazém de destino (Não obrigatório);
  • Localização dos bens no armazém de destino (Não obrigatório);
  • Morada;

Ambos os campos 4.1.4.15.5. – Morada e 4.1.4.16. – Local de carga solicitam a seguinte informação com carácter de obrigatoriedade:

  • Morada detalhada;
  • Localidade;
  • Código postal;
  • País.
·    Valor a débito;

·    Valor a crédito;

·    Taxa de imposto;

·    Código do tipo de imposto;

·    País ou região do imposto;

·    Código da taxa;

·    Percentagem da taxa de imposto;

·    Montante do imposto;

·    Motivo da isenção de imposto;

·    Código do motivo de isenção de imposto;

 

O campo 4.1.4.19 – Linha é um campo com um volume de informação muito extenso pelo  que apenas referiremos a informação de carácter obrigatório:

  • Número de linha;
  • Identificador do produto ou serviço;
  • Descrição do produto ou serviço;
  • Quantidade;
  • Unidade de medida;
  • Preço unitário;
  • Valor tributável unitário;
  • Data de envio da mercadoria ou prestação;
  • Descrição da linha;
  • Descrição da linha;

 

Quanto ao campo 4.1.4.20 – Totais do documento a informação de carácter obrigatório consiste em:

  • Valor do imposto a pagar;
  • Total do documento sem impostos;
  • Total do documento com impostos;
  • Código de moeda;
  • Valor total em moeda estrangeira;
  • Taxa de câmbio;
  • Montante do pagamento;
  • Data do pagamen

Por fim devemos destacar que no campo 4.1.4.21. – Retenção na fonte apenas é de preenchimento obrigatório o campo 4.1.4.21.3. – Montante da retenção na fonte.

A Portaria n.º 302/2016, de 2/12, introduziu as seguintes alterações a esta tabela:

  • O campo 4.1. continha uma remissão para o campo 4.1.4.7., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.8.;
  • O campo 4.1.1. continha uma remissão para o campo 4.1.4.2.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.1.;
  • O campo 4.1.2. continha uma remissão para o campo 4.1.4.18.11., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.13.;
  • O campo 4.1.2. continha uma remissão para o campo 4.1.4.2.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.1.;
  • O campo 4.1.3. continha uma remissão para o campo 4.1.4.18.12., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.14.;
  • O campo 4.1.3. continha uma remissão para o campo 4.1.4.2.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.1.;
  • Esta Portaria introduz um novo campo (1.4.2) com a seguinte designação – Código Único do Documento. Este campo deve ser preenchido com «0» (zero) até à sua regulamentação;
  • A introdução do novo campo obrigou a renumerar os campos já existentes.

Julho de 2017

Dr. Bruno Lagos – Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.

Contabilidade Fiscalidade

SAF-T: tabela 4.4 – Documentos de recibos emitidos

A Tabela de Recibos emitidos deve conter recibos emitidos, criados após a entrada em vigor da presente estrutura (1 de julho de 2017). Esta tabela é constituída por quatro campos de grau 3, todos de carácter obrigatório.Estes campos apresentam a seguinte informação:

  • Número de registos de recibos emitidos;
  • Total dos débitos;
  • Total dos créditos;
  • Documento de recibo emitido.

 

9.      Situação do documento;

10.   Forma de pagamento;

11.   Código do utilizador;

12.   Data de gravação do recibo;

13.   Identificador do cliente;

14.   Linha;

15.   Totais do documento;

16.   Retenção na fonte.

Quanto ao campo 4.4.4. – Documento de recibo emitido, o mesmo subdivide-se em dezasseis categorias, a saber:

  1. Identificação única do recibo;
  2. Código Único do Documento;
  3. Período contabilístico;
  4. Identificador da transação;
  5. Data do recibo;
  6. Tipo de recibo;
  7. Descrição do pagamento;
  8. Número gerado pela aplicação;

Algumas destas 16 categorias subdividem-se em subcategorias. Comecemos por analisar o campo 4.4.9. – Situação do documento , em que se solicita a seguinte informação:

  • Estado atual do recibo;
  • Data e hora do estado atual do recibo;
  • Motivo da alteração de estado do recibo (Não obrigatório);
  • Código do utilizador;
  • Origem do documento.

O campo 4.3.4.10. – Formas de pagamento subdivide-se em:

  • Meios de pagamento;
  • Montante de pagamento;
  • Data de pagamento.
·    Código do tipo de imposto;

·    País ou região do imposto;

·    Código da taxa;

·    Percentagem da taxa de imposto;

·    Montante do imposto;

·    Motivo da isenção de imposto;

·    Código do motivo de isenção de imposto.

 

O campo 4.4.4.14. – Linha é um campo com um volume de informação muito extenso, pelo que apenas referiremos a informação de carácter de obrigatório:

  • Número de linha;
  • Referência ao documento de origem;
  • Número do documento de origem;
  • Data do documento de origem;
  • Valor a débito;
  • Valor a crédito;
  • Taxa de imposto;

Quanto ao campo 4.4.4.15. – Totais do documento, a informação de carácter obrigatório consiste em:

  • Valor do imposto a pagar;
  • Total do documento sem impostos;
  • Total do documento com impostos;
  • Montante do desconto;
  • Código de moeda;
  • Valor total em moeda estrangeira;
  • Taxa de câmbi

Por fim, no campo 4.4.4.16. – Retenção na fonte, a informação de carácter obrigatório consiste em indicar o montante de imposto retido. A Portaria n.º 302/2016, de 2/12, introduziu as seguintes alterações a esta tabela:

  • O campo 4.4. continha uma remissão para o campo 4.4.4.5., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.3.4.6.;
  • O campo 4.4.1. continha uma remissão para o campo 4.4.4.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.3.4.9.1.;
  • O campo 4.4.2. continha uma remissão para o campo 4.4.4.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.3.4.9.1.;
  • Esta Portaria introduz um novo campo (4.4.2) com a seguinte designação – Código Único do Documento. Este campo deve ser preenchido com «0» (zero) até à sua regulamentação;
  • O actual campo 4.4.4.4. Identificador da transação (antigo campo 4.4.4.3.) deixou de ter a remissão para o campo 1.4.;
  • O actual campo 4.4.4.9.5. Origem do documento correspondia ao antigo campo 4.4.4.9.;
  • Ao actual campo 4.4.4.10.1. Meios de pagamento”foi acrescentado o código CI – Crédito documentário internacional. O código “TR” passou a ter a designação Titúlos de compensação extra-salarial;
  • O campo 4.4.4.14.6. passa a conter uma remissão para o campo 4.4.4.14.6.1. que anteriormente não existia;
  • O campo 4.4.4.14.6.3., continha uma remissão para o campo 5.1.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.4.4.14.6.1.;
  • Ao actual campo 4.4.4.14.6.5. Montante do imposto foi acrescentado a seguinte expressão nas notas técnicas Este valor, multiplicado pela quantidade (Quantity) concorre para o valor de imposto a pagar (TaxPayable).”:
  • O actual campo 4.4.4.14.7. Motivo de isenção de imposto correspondia ao antigo campo 4.4.4.14.6.6.);
  • Esta Portaria introduz um novo campo (4.4.14.8.) com a seguinte designação – Código do motivo de isenção de imposto. Este campo deve ser preenchido com o código do motivo de isenção ou não liquidação, que consta do Manual de Integração de Software – Comunicação das Faturas à AT.

O preenchimento é obrigatório, quando os campos 4.4.4.14.6.4. – Percentagem da taxa de imposto (TaxPercentage) ou 4.4.4.14.6.5. – Montante do imposto (TaxAmount) são iguais a zero. Este campo deve ser igualmente preenchido nos casos de não sujeição aos impostos referidos na tabela 2.5. – Tabela de impostos (TaxTable).;

  • O campo 4.4.4.15.3., continha uma remissão para o campo 4.4.4., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.4.4.16.;
  • O actual campo 4.4.4.4. Acordos correspondia ao antigo campo 4.4.4.16.;
  • O actual campo 4.4.4.5. Moeda correspondia ao antigo campo 4.4.4.17.;
  • O actual campo 4.4.4. Retenção na fonte correspondia ao antigo campo 4.4.4.18.;
  • A introdução dos novos campos obrigou a renumerar os campos já existentes.

 

 

agosto de 2017

Dr. Bruno Lagos – Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.

Contabilidade Fiscalidade

Nova versão dos ficheiros SAF-T: evite erros com Sage e-Audytor

A Autoridade Tributária foi aumentando a compreensão e a necessidade de controlo da informação contabilistica, e os ficheiros SAF-T são a forma encontrada para as empresas cumprirem os requisitos legais e fornecerem informação aos serviços de inspeção tributária.

No inicio do mês de junho entrou em vigor uma nova versão dos ficheiros SAF-T, e neste artigo  vamos explicar as principais mudanças e riscos a evitar.

O que mudou e que devemos ter em conta.

A nível de obrigação existe uma mudança fundamental, como consta na portaria de dezembro, para todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam atividade comercial, industrial e/ou agrícola em território português.

Constitui uma mudança importante na medida em que a exigência do SAFT de contabilidade é agora obrigatório para todos os sujeitos passivos e não só para aqueles que executam a contabilidade recorrendo a meios informáticos, tornado assim obrigatória a adoção de programas informáticos para a execução da contabilidade na medida em que só desta forma se conseguirá exportar o ficheiro SAFT de contabilidade.

Dificuldades que podem surgir.

Os ficheiros SAF-T muitas vezes transportam erros e são devolvidos sem que se saiba exatamente em que consiste o erro, as empresas incorrem em penalizações previstas na leis, coimas que podem variar entre 200€ e 10.000€.

Outra consequência passa pelo incorreto preenchimento automático dos anexos A e/ou I do IES, o que pode conduzir a auditorias tributárias a todas as operações da empresa.

Um validador como solução – Sage e-Audytor .

A Sage disponibilizou um validador que permite que qualquer pessoa verifique se o software da sua empresa possui a versão atualizada de SAF-T e em caso de terem ficheiros rejeitados pela Autoridade Tributária, conseguem detetar os erros e corrigir a situação em tempo útil.

Sage e-Audytor existe em três versões adaptadas às necessidades de cada empresa, Basic, Premium e Enterprise. Podem testar a compatibilidade de estrutura técnica da solução de faturação, Validar de forma ilimitada ficheiros SAF-T do mesmo NIF e obter relatórios de erros.

Ganhe tempo para a sua empresa e tranquilidade, eliminando uma fonte de preocupações com a utilização de Sage e-Audytor.

 

 

Contabilidade

O Zodiaco dos Contabilistas – segunda parte

A semana passada publicámos o inicio deste artigo, acompanhando as características dos signos e o seu efeito nos contabilistas. Descobrimos que a Contabilidade pode ser um assunto sério mas os Contabilistas são muito diferentes entre si.

Os Escorpiões são apaixonados e assertivos. São determinados e procuram a verdade com empenho. Nascidos entre 23 de outubro e 21 de novembro, são bons lideres, atentos ao que se passa e capazes de encontrar soluções engenhosas. Vivem para experimentar e expressar emoções, mas embora as emoções sejam muito importantes, podem contar que irão sempre guardar segredos.

Curioso e dinâmico, o contabilista Sagitário é um viajante nato. Abertura de espirito e visão filosófica perante a vida, motiva-os a procurarem um sentido mais lato para vida nas suas viagens. Nascidos entre 22 de novembro e 21 de dezembro, são extrovertidos e otimistas, procuram abraçar a mudança. Transformam os seus pensamentos em ações com tenacidade.

Os Capricórnios, representam a responsabilidade e seriedade. São contabilistas bastante tradicionais e sérios por natureza. São bastante independentes tanto a nível da sua vida privada, como no trabalho. Nascidos entre 22 de dezembro e 19 de janeiro, são mestres de autocontrolo e bons a gerir outras pessoas. Aprendem com os erros e quando bem-sucedidos devem-no ao seu empenho e experiência.

Aquário são seres em geral tímidos e sossegados, mas também excêntricos e cheios de energia. Pensam sobre os temas com profundidade em geral têm um nível intelectual elevado, adoram ajudar os outros. Conseguem olhar para os outros sem preconceitos, vendo os vários lados das questões e conseguindo ser muito bons a gerir conflitos. Nascidos entre 20 de janeiro e 18 de fevereiro, precisam de passar algum tempo a sós para se equilibrarem.

O signo Peixes são contabilistas bastante amigáveis e conseguem ter amizades com pessoas muito diversas. Generosos, sempre dispostos a ajudar os outros sem esperarem nada de volta. Nascidos entre 19 de Fevereiro e 20 de março, são caraterizados por serem empáticos e se expressarem de forma emotiva. Grande capacidade para perdoar e mais tolerantes que a maioria dos signos.

Carneiro, como o primeiro signo do zodíaco, marcam o começo de tudo de forma energética e turbulenta. Procuram constantemente competição e querem ser sempre os primeiros em tudo, seja trabalho ou competição. Nascidos entre 21 de março e 19 de abril, são dos signos mais ativos e está na sua natureza tomar ação, por vezes antes de terem considerado todas as consequências.

E terminamos com o signo Touro, prático e com os pés bem firmes. Necessita de estar sempre rodeados por coisas belas e apetitosas. Estável e conservador, os nascidos entre 20 de abril e 20 de maio, são um dos signos mais confiáveis. Não desistem das suas convicções até alcançarem os seus objetivos.

Os contabilistas são um grupo muito diverso de pessoas e como sabemos a diversidade cria oportunidades. O Sage for Accountants é um sistema criado especificamente para responder às necessidades mais diversas na área da contabilidade com poupança de tempo e aumento da eficiência.