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Faturação

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Gerir o tempo: sugestões para aumentar a produtividade

O nosso tempo é limitado e como tal temos de aprender formas para o gerir melhor, com o auxílio de algumas técnicas podemos aumentar a produtividade de forma a aproveitarem todo o potencial da vossa equipa.

É essencial para o aumento da produtividade conseguir dar resposta aos vários pedidos cumprindo prazos e aumentando os lucros. Neste artigo vamos passar revista a quatro sugestões que vão transformar o uso do tempo nas vossas empresas.

Estabelecer prioridades.

Evitem responder às solicitações à medida que chegam, essa forma de trabalhar torna impossível rentabilizar o tempo. A qualidade do trabalho é prejudicada pelas constantes interrupções.

Definam níveis de prioridade para as tarefas e organize o trabalho de acordo com essa lista. Mesmo que surjam novas tarefas, importa perceber qual o seu nível de urgência e apenas a tratar quando estiver a lidar com tarefas desse grupo.

Software de faturação.

Um software de faturação transforma o tempo numa empresa, com um software sempre certificado que cumpre todas as obrigações legais. As atualizações automáticas permitem que se possam ocupar de outras tarefas com tranquilidade.

Reuniões úteis.

Existe um enorme desperdício em reuniões que ocupam várias horas e muitas vezes não atingem os objectivos propostos. Avaliem corretamente se para resolver o problema é necessário convocar uma reunião, ou se conseguem resolver a questão com um telefonema ou troca de e-mails.

Se for óbvia a necessidade de uma reunião, então procurem estabelecer um plano com todos os temas a serem debatidos. Desta forma evitam que a reunião perca o foco e se alongue em temas secundários.

Caso a reunião tenha de ser feita em outro local, tenham em conta o desperdício de tempo em deslocações e considerem realizar a reunião por Skype ou Hangout.

Definir horários.

Restrinja o tempo em que está disponível para ser contactado. Cada interrupção causa um atraso na realização de tarefas, não só pelo tempo ocupado mas por efeito de desconcentração.

Ocupem-se das tarefas mais longas ou complexas durante o período em que não estão disponíveis, e evitem nesse período consultar o e-mail ou usar plataformas digitais.

Por último reconheçam as vossas limitações, o tempo que necessitam para realizar uma tarefa e evitem assumir prazos irrealistas. O desejo de satisfazer clientes e colaboradores leva-nos muitas vezes a estipular prazos que não são concretizáveis.

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6 Conselhos para aproveitar todo o potencial das redes sociais

Para as empresas é essenciais terem uma presença nas redes sociais, é algo que se for bem feito pode potenciar intensamente os resultados. Há que dirigir correctamente estes esforços ao público-alvo, de forma a não desperdiçar recursos. Neste artigo vamos dar algumas sugestões sobre como explorar este território tão promissor.

Compreender o funcionamento das redes sociais.

È fundamental perceber o funcionamento das redes digitais e do marketing aplicado a esta realidade e felizmente existe bastante material disponível, quer através de artigos, quer de cursos e é uma área bastante acessível.

Devem tentar perceber como funciona o marketing na vossa área de negócio. Cada negócio tem as suas próprias estratégias para captar a atenção da audiência alvo.

Ouvir os clientes.

É essencial escutar ativamente os que os clientes têm a dizer sobre os a vossa empresa ou produtos. As plataformas tornam-se uma extensão do serviço de apoio ao cliente, o local privilegiado para os clientes veicularem a sua satisfação ou descontentamento.

Pensar os conteúdos.

Com tanto material a ser comunicado, devem evitar bombardear informação o tempo todo, selecionando cuidadosamente a informação realmente útil para o consumidor. Desta forma conseguem apoiantes da vossa marca, e esse ativo pode ser transformado em vendas.

Recorrer a software automatizado que permita agendar publicações e planificar, deixando mais tempo para respostas personalizadas e para investir na relação com os vossos seguidores. Um software de faturação também contribui para uma economia de tempo, permitindo que se concentrem nos aspetos do marketing.

Estabelecer uma relação com os consumidores.

Mais do que fazer muitas publicações, é importante estabelecer uma relação com o vosso público. Estando a atentos a situações problemáticas, dado resposta quase imediata e evitando uma escalada de situações desagradáveis.

Escolher as plataformas.

Concentrem-se em apenas algumas plataformas, concentrando esforços nas plataformas onde os vossos consumidores estão mais ativos. Á medida que o vosso negócio crescer procurem então espalhar a vossa presença para outras redes.

Acompanhem o desenvolvimento.

Colocar metas e acompanhar os resultados é essencial, determinando se o esforço está ser recompensado e se a estratégia está bem delineada. Sempre que necessário fazer as correcções necessárias para desenvolver campanhas bem sucedidas.

Com um grande investimento financeiro ou pequeno, procurem veicular a mensagem certa, perante o publico adequado e procurando despertar o máximo de envolvimento.

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Encorajar a inovação na empresa: 4 passos transformadores

É normal existir uma resistência à mudança no seio das organizações: com frequência existe algum receio em integrar modificações.

Resistência à inovação.

No entanto, esta resistência quase irracional é algo que as empresas devem combater: a inovação é essencial ao crescimento das empresas e repetir fórmulas que no passado foram bem sucedidas é um caminho certo para a estagnação.

Conseguir esta transformação a nível de atitude interna nem sempre é fácil e neste artigo vamos dar algumas sugestões de como abordarem este tema de forma bem sucedida.

Existe a tentação de aplicar as mesmas soluções inovadoras de outras organizações mas devem ter em conta que deve existir uma reflexão e adaptação à vossa empresa. Aprender com casos bem sucedidos é fundamental mas sem os reproduzir cegamente, pois é importante analisar e adaptar as soluções à vossa realidade.

Reservar tempo para a inovação.

Cabe aos gestores criar tempo para a criatividade e inovação, uma vez que os colaboradores sobrecarregados com outras tarefas não terão essa iniciativa.

Entre 15% a 20% do tempo dos colaboradores deve ser dedicado a um trabalho de pensamento criativo: com algum tempo e menos pressão é possível ultrapassar problemas e chegar a novas soluções.

Uma das formas de poupar tempo passa pela utilização de um software de faturação, para que se torne mais fácil gerir o negócio com software sempre atualizado e certificado.

Aceitar os fracassos.

Apesar de poderem ter uma equipa focada na inovação, nem todas as ideias produzidas equipa serão vencedoras. É necessário acumular um capital de ideias e é desse trabalho que irá emergir uma ideia vencedora.

Tratar os fracassos de forma negativa apenas tem como resultado a inibição dos vossos colaboradores. Importa reconhecer que nem todas as ideias poderão ter sucesso.

Criar um caminho para inovação.

É necessário que exista uma hierarquia atenta ao acompanhamento das ideias que são produzidas ou os colaboradores ficarão frustrados por não receberem resposta. Esse vazio de resposta resulta numa baixa da produção e da qualidade de ideias, com o resultado de toda a inovação ficar comprometida.

Encorajar a criatividade.

Existem estudos que indicam que a criatividade aumenta com a atividade, exercício físico e envolvimento em interesses variados. Potenciar a inovação passa por encorajar os funcionários a serem pessoas ativas, seja através de reuniões no exterior, reuniões durante caminhadas ou, simplesmente, incentivando o hábito de dar pequenos passeios ou criando áreas na empresa que se prestem a um momento de exercício físico.

A conjugação de todos estes elementos irá favorecer a inovação e transformar as vossas empresas de forma radical.

 

 

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Empreender com os pés bem assentes na terra

O sucesso empresarial nasce do equilíbrio ente o espírito de aventura, a tenacidade dos empreendedores e a necessidade de conter o que se pode transformar em excesso de confiança e tomada de riscos.

O apoio de um contabilista é essencial para moderar alguns impulsos, nomeadamente de tomarem decisões com impacto negativo a longo prazo no negócio.

Conselheiro financeiro.

Pode oferecer orientação de forma a evitar alguns erros com consequências mais negativas. A sua visão é mais objetiva por não estar envolvido de forma emocional no projeto e por ter um entendimento do clima económico.

Muitos dos empresários acabam por considerar como conselheiro o seu contabilista e não é invulgar contratar alguém externamente para este objetivo.

Tradicionalmente conservadores, os contabilistas em tempos de mudança (administração Trump, Brexit, etc.) aconselham os seus clientes a uma abordagem cautelosa, mantendo uma rede de segurança para introdução de algum peso fiscal.

Benefícios de software.

Um software com acesso a cloud é reconhecido como um grande beneficio para empresário e é utilizado de forma expressiva pelos contabilistas.

Com Sage One  os documentos ficam guardados na Google drive e a documentação pode ser  partilhada com clientes e colaboradores.

Trabalhar lado a lado com um contabilista ou conselheiro financeiro pode reduzir o stress e aumentar a produtividade da vossa empresa. Tal como o trabalho de escritor pode ser beneficiado pelo apoio de editor, algumas colaborações fazem a diferença

 

 

 

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Sim às tendências, mas com cautela

As empresas devem tentar seguir as tendências de uma forma crítica, tentando perceber o que está por detrás delas e prever o seu desenvolvimento.

Interpretações erróneas podem levar a um caminho destrutivo com expetativas goradas. Neste artigo vamos falar de três erros comuns que podem prejudicar bastante as empresas.

Tendências e modas passageiras.

Existe uma grande diferença entre uma moda passageira relacionada com um produto em específico e tendências, geradas por aquilo que motiva os consumidores.

Uma tendência perdura no tempo e tem um alcance maior, enquanto uma moda é relativa a um produto e, muitas vezes, passageira. Uma moda não corresponde a nenhuma necessidade do consumidor.

Importa construir um negócio sustentável que se baseie em mais do que um produto ou ingrediente e cuja estratégia se baseie no comportamento do consumidor na origem das tendências que se observam no mercado.

Identificar a tendência, dar a solução errada.

Várias marcas reconhecem uma maior preocupação com a saúde da parte dos consumidores mas muitas vezes falham ao oferecer uma solução. Produtos pouco atrativos ou em que o sabor é claramente uma desilusão afastam-se completamente daquilo a que o consumidor está habituado.

Assumir que a tendência contrária não tem adeptos.

Perceber que mesmo que o consumo tenha algumas alterações, a tendência maioritária irá criar apenas algumas alterações. Ou seja, se o negócio se situa no lado oposto da tendência não faz sentido descaracterizá-lo e mudar tudo. Se continuam a existir consumidores interessados, então existe um mercado no qual prosperar.

Relatórios de apoio: um software de faturação permite o acesso a relatórios de atividade, que facilitam a análise da evolução do negócio e a necessidade de inserir mudanças a nível da estratégia.

Nem sempre as tendências fazem muito sentido, mesmo quando os dados apontam para um crescimento, estes dados baseiam-se em comportamentos humanos volúveis, sempre em mudança. A estratégia deve inspirar-se nas tendências sem ficar prisioneira delas.