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SAF-T – Tabela 4.1: Documentos comerciais a clientes

A Tabela Documentos Comerciais a Clientes é constituída por todos os documentos de venda e retificativos emitidos pela empresa, incluindo os documentos anulados, devidamente assinalados (ver campo 4.14.8. – Tipo de documento), para permitir verificar a sequencialidade da numeração dos documentos dentro de cada série documental, que deve ter uma numeração pelo menos anual.

Esta tabela é constituída por quatro campos de grau 3, todos de carácter obrigatório.Estes campos apresentam a seguinte informação:

  • Número de registos de documentos comerciais;
  • Total dos débitos;
  • Total dos créditos;
  • Documento de venda.

Quanto ao campo 4.1.4. – Documento de venda, o mesmo subdivide-se em vinte e uma categorias, a saber:

12.   Data de gravação do documento;

13.   Identificador da transacção;

14.   Identificador do cliente

15.   Local de descarga

16.   Local de carga

17.   Data e hora de fim de transporte

18.   Data e hora para o início de transporte

19.   Linha;

20.   Totais do documento;

21.   Retenção na fonte.

 

  • Identificação única do documento de venda;
  1. Código Único do Documento;
  2. Situação do documento;
  3. Chave do documento (Hash);
  4. Chave de controlo (HashControl);
  5. Período contabilístico;
  6. Data do documento de venda;
  7. Tipo de documento (InvoiceType);
  8. Regimes especiais;
  9. Código do utilizador;
  10. Código CAE;

 

Algumas destas 21 categorias subdividem-se em subcategorias.

Comecemos por analisar o campo 4.1.4.3 – Situação do documento em que se solicita a seguinte informação:

  • Estado atual do documento
  • Data e hora do estado atual do documento;
  • Motivo da alteração de estado (Não obrigatório);
  • Código do utilizador;
  • Origem do documento.

O campo 4.1.4.9. – Regimes especiais também apresenta subdivisões. A informação que a norma exige é a seguinte:

  • Indicador de autofacturação;
  • Indicador de regime de IVA de Caixa;
  • Indicador de facturação emitida em nome e por conta de terceiros;

Em seguida temos o campo 4.1.4.15. – Local de entrega que se desagrega do seguinte modo:

  • Identificador da entrega (Não obrigatório);
  • Data da entrega (Não obrigatório);
  • Identificador do armazém de destino (Não obrigatório);
  • Localização dos bens no armazém de destino (Não obrigatório);
  • Morada;

Ambos os campos 4.1.4.15.5. – Morada e 4.1.4.16. – Local de carga solicitam a seguinte informação com carácter de obrigatoriedade:

  • Morada detalhada;
  • Localidade;
  • Código postal;
  • País.
·    Valor a débito;

·    Valor a crédito;

·    Taxa de imposto;

·    Código do tipo de imposto;

·    País ou região do imposto;

·    Código da taxa;

·    Percentagem da taxa de imposto;

·    Montante do imposto;

·    Motivo da isenção de imposto;

·    Código do motivo de isenção de imposto;

 

O campo 4.1.4.19 – Linha é um campo com um volume de informação muito extenso pelo  que apenas referiremos a informação de carácter obrigatório:

  • Número de linha;
  • Identificador do produto ou serviço;
  • Descrição do produto ou serviço;
  • Quantidade;
  • Unidade de medida;
  • Preço unitário;
  • Valor tributável unitário;
  • Data de envio da mercadoria ou prestação;
  • Descrição da linha;
  • Descrição da linha;

 

Quanto ao campo 4.1.4.20 – Totais do documento a informação de carácter obrigatório consiste em:

  • Valor do imposto a pagar;
  • Total do documento sem impostos;
  • Total do documento com impostos;
  • Código de moeda;
  • Valor total em moeda estrangeira;
  • Taxa de câmbio;
  • Montante do pagamento;
  • Data do pagamen

Por fim devemos destacar que no campo 4.1.4.21. – Retenção na fonte apenas é de preenchimento obrigatório o campo 4.1.4.21.3. – Montante da retenção na fonte.

A Portaria n.º 302/2016, de 2/12, introduziu as seguintes alterações a esta tabela:

  • O campo 4.1. continha uma remissão para o campo 4.1.4.7., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.8.;
  • O campo 4.1.1. continha uma remissão para o campo 4.1.4.2.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.1.;
  • O campo 4.1.2. continha uma remissão para o campo 4.1.4.18.11., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.13.;
  • O campo 4.1.2. continha uma remissão para o campo 4.1.4.2.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.1.;
  • O campo 4.1.3. continha uma remissão para o campo 4.1.4.18.12., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.14.;
  • O campo 4.1.3. continha uma remissão para o campo 4.1.4.2.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.1.4.1.;
  • Esta Portaria introduz um novo campo (1.4.2) com a seguinte designação – Código Único do Documento. Este campo deve ser preenchido com «0» (zero) até à sua regulamentação;
  • A introdução do novo campo obrigou a renumerar os campos já existentes.

Julho de 2017

Dr. Bruno Lagos – Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.

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SAF-T: tabela 4.4 – Documentos de recibos emitidos

A Tabela de Recibos emitidos deve conter recibos emitidos, criados após a entrada em vigor da presente estrutura (1 de julho de 2017). Esta tabela é constituída por quatro campos de grau 3, todos de carácter obrigatório.Estes campos apresentam a seguinte informação:

  • Número de registos de recibos emitidos;
  • Total dos débitos;
  • Total dos créditos;
  • Documento de recibo emitido.

 

9.      Situação do documento;

10.   Forma de pagamento;

11.   Código do utilizador;

12.   Data de gravação do recibo;

13.   Identificador do cliente;

14.   Linha;

15.   Totais do documento;

16.   Retenção na fonte.

Quanto ao campo 4.4.4. – Documento de recibo emitido, o mesmo subdivide-se em dezasseis categorias, a saber:

  1. Identificação única do recibo;
  2. Código Único do Documento;
  3. Período contabilístico;
  4. Identificador da transação;
  5. Data do recibo;
  6. Tipo de recibo;
  7. Descrição do pagamento;
  8. Número gerado pela aplicação;

Algumas destas 16 categorias subdividem-se em subcategorias. Comecemos por analisar o campo 4.4.9. – Situação do documento , em que se solicita a seguinte informação:

  • Estado atual do recibo;
  • Data e hora do estado atual do recibo;
  • Motivo da alteração de estado do recibo (Não obrigatório);
  • Código do utilizador;
  • Origem do documento.

O campo 4.3.4.10. – Formas de pagamento subdivide-se em:

  • Meios de pagamento;
  • Montante de pagamento;
  • Data de pagamento.
·    Código do tipo de imposto;

·    País ou região do imposto;

·    Código da taxa;

·    Percentagem da taxa de imposto;

·    Montante do imposto;

·    Motivo da isenção de imposto;

·    Código do motivo de isenção de imposto.

 

O campo 4.4.4.14. – Linha é um campo com um volume de informação muito extenso, pelo que apenas referiremos a informação de carácter de obrigatório:

  • Número de linha;
  • Referência ao documento de origem;
  • Número do documento de origem;
  • Data do documento de origem;
  • Valor a débito;
  • Valor a crédito;
  • Taxa de imposto;

Quanto ao campo 4.4.4.15. – Totais do documento, a informação de carácter obrigatório consiste em:

  • Valor do imposto a pagar;
  • Total do documento sem impostos;
  • Total do documento com impostos;
  • Montante do desconto;
  • Código de moeda;
  • Valor total em moeda estrangeira;
  • Taxa de câmbi

Por fim, no campo 4.4.4.16. – Retenção na fonte, a informação de carácter obrigatório consiste em indicar o montante de imposto retido. A Portaria n.º 302/2016, de 2/12, introduziu as seguintes alterações a esta tabela:

  • O campo 4.4. continha uma remissão para o campo 4.4.4.5., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.3.4.6.;
  • O campo 4.4.1. continha uma remissão para o campo 4.4.4.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.3.4.9.1.;
  • O campo 4.4.2. continha uma remissão para o campo 4.4.4.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.3.4.9.1.;
  • Esta Portaria introduz um novo campo (4.4.2) com a seguinte designação – Código Único do Documento. Este campo deve ser preenchido com «0» (zero) até à sua regulamentação;
  • O actual campo 4.4.4.4. Identificador da transação (antigo campo 4.4.4.3.) deixou de ter a remissão para o campo 1.4.;
  • O actual campo 4.4.4.9.5. Origem do documento correspondia ao antigo campo 4.4.4.9.;
  • Ao actual campo 4.4.4.10.1. Meios de pagamento”foi acrescentado o código CI – Crédito documentário internacional. O código “TR” passou a ter a designação Titúlos de compensação extra-salarial;
  • O campo 4.4.4.14.6. passa a conter uma remissão para o campo 4.4.4.14.6.1. que anteriormente não existia;
  • O campo 4.4.4.14.6.3., continha uma remissão para o campo 5.1.1., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.4.4.14.6.1.;
  • Ao actual campo 4.4.4.14.6.5. Montante do imposto foi acrescentado a seguinte expressão nas notas técnicas Este valor, multiplicado pela quantidade (Quantity) concorre para o valor de imposto a pagar (TaxPayable).”:
  • O actual campo 4.4.4.14.7. Motivo de isenção de imposto correspondia ao antigo campo 4.4.4.14.6.6.);
  • Esta Portaria introduz um novo campo (4.4.14.8.) com a seguinte designação – Código do motivo de isenção de imposto. Este campo deve ser preenchido com o código do motivo de isenção ou não liquidação, que consta do Manual de Integração de Software – Comunicação das Faturas à AT.

O preenchimento é obrigatório, quando os campos 4.4.4.14.6.4. – Percentagem da taxa de imposto (TaxPercentage) ou 4.4.4.14.6.5. – Montante do imposto (TaxAmount) são iguais a zero. Este campo deve ser igualmente preenchido nos casos de não sujeição aos impostos referidos na tabela 2.5. – Tabela de impostos (TaxTable).;

  • O campo 4.4.4.15.3., continha uma remissão para o campo 4.4.4., mas com a nova Portaria a remissão passa a ser para o campo 4.4.4.16.;
  • O actual campo 4.4.4.4. Acordos correspondia ao antigo campo 4.4.4.16.;
  • O actual campo 4.4.4.5. Moeda correspondia ao antigo campo 4.4.4.17.;
  • O actual campo 4.4.4. Retenção na fonte correspondia ao antigo campo 4.4.4.18.;
  • A introdução dos novos campos obrigou a renumerar os campos já existentes.

 

 

agosto de 2017

Dr. Bruno Lagos – Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.

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Nova versão dos ficheiros SAF-T: evite erros com Sage e-Audytor

A Autoridade Tributária foi aumentando a compreensão e a necessidade de controlo da informação contabilistica, e os ficheiros SAF-T são a forma encontrada para as empresas cumprirem os requisitos legais e fornecerem informação aos serviços de inspeção tributária.

No inicio do mês de junho entrou em vigor uma nova versão dos ficheiros SAF-T, e neste artigo  vamos explicar as principais mudanças e riscos a evitar.

O que mudou e que devemos ter em conta.

A nível de obrigação existe uma mudança fundamental, como consta na portaria de dezembro, para todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam atividade comercial, industrial e/ou agrícola em território português.

Constitui uma mudança importante na medida em que a exigência do SAFT de contabilidade é agora obrigatório para todos os sujeitos passivos e não só para aqueles que executam a contabilidade recorrendo a meios informáticos, tornado assim obrigatória a adoção de programas informáticos para a execução da contabilidade na medida em que só desta forma se conseguirá exportar o ficheiro SAFT de contabilidade.

Dificuldades que podem surgir.

Os ficheiros SAF-T muitas vezes transportam erros e são devolvidos sem que se saiba exatamente em que consiste o erro, as empresas incorrem em penalizações previstas na leis, coimas que podem variar entre 200€ e 10.000€.

Outra consequência passa pelo incorreto preenchimento automático dos anexos A e/ou I do IES, o que pode conduzir a auditorias tributárias a todas as operações da empresa.

Um validador como solução – Sage e-Audytor .

A Sage disponibilizou um validador que permite que qualquer pessoa verifique se o software da sua empresa possui a versão atualizada de SAF-T e em caso de terem ficheiros rejeitados pela Autoridade Tributária, conseguem detetar os erros e corrigir a situação em tempo útil.

Sage e-Audytor existe em três versões adaptadas às necessidades de cada empresa, Basic, Premium e Enterprise. Podem testar a compatibilidade de estrutura técnica da solução de faturação, Validar de forma ilimitada ficheiros SAF-T do mesmo NIF e obter relatórios de erros.

Ganhe tempo para a sua empresa e tranquilidade, eliminando uma fonte de preocupações com a utilização de Sage e-Audytor.

 

 

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Como preparar a sua empresa para as mudanças: os ficheiros SAF-T têm nova versão

Os ficheiros SAF-T mudaram para uma nova versão em junho e neste artigo vamos abordar em que consistem estas mudanças e as consequências para as empresas.

Estes ficheiros XML são exportados a dia 20 de cada mês com toda a informação sobre faturação das empresas, para a Autoridade Tributária. Como são ficheiros normalizados, os inspetores tributários não precisam de ter uma especialização em diferentes sistemas informáticos para acompanharem a informação exportada.

O que mudou com a nova versão SAF-T.

A nível de obrigação existe uma mudança fundamental, como consta na portaria de dezembro, para todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam atividade comercial, industrial e/ou agrícola em território português.

Constitui uma mudança importante na medida em que a exigência do SAFT de contabilidade é agora obrigatória para todos os sujeitos passivos e não só para aqueles que executam a contabilidade recorrendo a meios informáticos, tornado assim obrigatória a adoção de programas informáticos para a execução da contabilidade na medida em que só desta forma se conseguirá exportar o ficheiro SAFT de contabilidade.

Dificuldades que podem surgir.

Os ficheiros SAF-T por vezes transportam erros e acabam por ser devolvidos, sem que a empresa consiga apurar em que consiste o erro.  As empresas podem incorrer em penalizações previstas na lei, coimas que podem variar entre 200€ e 10.000€.

Outra consequência passa pelo incorreto preenchimento automático dos anexos A e/ou I do IES, o que pode conduzir a auditorias tributárias a todas as operações da empresa.

Um validador capaz de superar os problemas – Sage e-Audytor.

A Sage disponibilizou um validador que permite que qualquer pessoa verifique se o software da sua empresa possui a versão atualizada de SAF-T e em caso recebam ficheiros rejeitados pela Autoridade Tributária, consigam detetar os erros e corrigir a situação em tempo útil.

Sage e-Audytor existe em três versões adaptadas às necessidades de cada empresa, Basic, Premium e Enterprise. Podem testar a compatibilidade de estrutura técnica da solução de faturação, validar de forma ilimitada ficheiros SAF-T do mesmo NIF e obter relatórios de erros.

A tranquilidade está ao alcance da vossa empresa com Sage e-Audytor, supere as dificuldades e ganhe tempo para gerir o seu negócio.

 

 

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SAF-T e a tabela 3 – tabela movimentos contabilísticos

A Tabela Movimentos Contabilísticos (GeneralLedgerEntries) os movimentos contabilísticos correspondentes ao período de exportação a que diz respeito o SAF-T, não devendo os movimentos de abertura ser objeto de exportação, na medida em que estes são apenas refletidos ao nível da tabela 2.1. – Tabela de código de contas (GeneralLedgerAccounts).

Esta tabela é constituída por quatro campos de grau 2, todos de carácter obrigatório e estes campos apresentam a seguinte informação:

  • Número de registo de movimentos contabilísticos;
  • Total dos débitos;
  • Total dos créditos;
  • Diários;

Quanto ao campo 3.4. – Diários o mesmo subdivide-se em três categorias, a saber:

  1. Identificador do diário;
  2. Descrição do diário;
  3. Identificador da transacção.

Por sua vez o Indentificador da transação decompõe-se em 11 subcategorias, que compreendem:

  • Chave única do movimento contabilístico;
  • Período contabilístico;
  • Data do documento;
  • Código do utilizador que registou o movimento;
  • Descrição do movimento;
  • Número de arquivo do documento;
  • Tipificação do movimento contabilístico;
  • Data do movimento contabilístico;
  • Identificador do cliente;
  • Identificador do fornecedor;
  • Linhas.

As Linhas por sua vez decompõem-se em duas categorias, valores a débito e valores a crédito e para cada uma destas categorias (valores a débito e valores a crédito) é solicitada a seguinte informação:

  1. Identificador do registo de linha;
  2. Código da conta;
  3. Chave única da tabela de movimentos contabilísticos (campo não obrigatório);
  4. Data do registo do documento contabilístico;
  5. Descrição da linha de documento;
  6. Valor a débito ou a crédito.

A Portaria n.º 302/2016, de 2/12, introduziu as seguintes alterações a esta tabela:

  • O campo 3.2. Total de débitos passa a remeter para o campo 4.3.11.1.6., quando anteriormente remetia para o campo 3.4.3.11.6.;
  • O campo 3.3. Total de créditos passa a remeter para o campo 4.3.11.2.6., quando anteriormente remetia para o campo 3.4.3.11.7.;
  • O campo 3.4.3.5. Descrição do movimento passa a ter uma dimensão de 200 caracteres, quando anteriormente tinha uma dimensão de 60 caracteres;
  • No campo 3.4.3.8. Data do movimento contabilístico passa a ser exigido apenas data relevante para efeitos contabilísticos. O formato do campo passa apenas a ser tipo “Data”. Anteriormente quando as gravações eram feitas em procedimentos do tipo Batch, poderia ficar com a data de início ou de fim desse processamento e o formato do campo era “Data” e “Hora”;
  • O campo 3.4.3.11. Linhas passou a ter dois novos índices. Um para os valores a débito e outro para os valores a crédito. A decomposição de cada uma destas linhas contém a mesma informação que continha anteriormente;
  • Por força da alteração anterior aos campos 3.4.3.11.1., 3.4.3.11.2., 3.4.3.11.3., 3.4.3.11.4., 3.4.3.11.5. e 3.4.3.11.6. passam a corresponder os atuais campos 3.4.3.11.1.1., 3.4.3.11.1.2., 3.4.3.11.1.3., 3.4.3.11.1.4., 3.4.3.11.1.5. e 3.4.3.11.1.6..
  • Devido à alteração já mencionada ao campo 3.4.3.11., aos anteriores campos 3.4.3.11.1., 3.4.3.11.2., 3.4.3.11.3., 3.4.3.11.4., 3.4.3.11.5. e 3.4.3.11.7. passam a corresponder os atuais campos 3.4.3.11.2.1., 3.4.3.11.2.2., 3.4.3.11.2.3., 3.4.3.11.2.4., 3.4.3.11.2.5. e 3.4.3.11.2.6..
  • O formato do campo 3.4.3.11.1.3. passa a ter 60 caracteres, quando anteriormente tinha 30 caracteres
  • O formato do campo 3.4.3.11.1.5. passa a ter 200 caracteres, quando anteriormente tinha 60 caracteres;
  • O formato do campo 3.4.3.11.2.3. passa a ter 60 caracteres, quando anteriormente tinha 30 caracteres
  • O formato do campo 3.4.3.11.2.5. passa a ter 200 caracteres, quando anteriormente tinha 60 caracteres;

Gostaria de chamar a atenção dos Contabilistas Certificados para esta tabela do SAF-T, que está fortemente relacionada com o procedimento do registo das transações efetuadas pelas empresas, pelo que deverão verificar se as aplicações de contabilidade que utilizam cumprem todos os requisitos aqui abordados, designadamente a informação solicitada para o Identificador da transação (campo 3.4.3.1 a 3.4.3.11).

Julho de 2017

Dr. Bruno Lagos – Licenciado em Organização e Gestão de Empresas; Mestre em Auditoria Contabilística; Nos últimos 25 anos técnico superior na Administração Fiscal Portuguesa.