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Gestão de Empresas

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O que a tecnologia está a fazer pela gestão

Muitos foram os alarmes que soaram quando o advento da Inteligência Artificial (IA) chegou às empresas, especialmente quando falamos em tecnologias que podem substituir postos de trabalho. Empresas de todo o tipo terão que se adaptar aos novos tempos: o mundo administrativo é, agora, dominado pelas máquinas, o que traz ganhos de tempo e financeiros para os gestores.

Dentro deste tema, foram identificadas 5 práticas em que cada gestor de empresa se deve tornar pró:

  • Tarefas administrativas com IA. Gestores de empresas de todas as dimensões perdem mais de metade do seu tempo em tarefas administrativas e controlo de tarefas. Com a Inteligência Artificial, podem automatizar todos estes processos.
  • Foco nas decisões. Muitas são as decisões que requerem mais do que informação e dados recolhidos. Os gestores baseiam-se, também, nos seus conhecimentos prévios e experiência e numa reflexão ponderada sobre cada decisão e as suas implicações. As competências principais que mais vão precisar no futuro são: pensamento criativo, experimentação, análise de dados e respetiva interpretação, bem como o desenvolvimento de estratégias.
  • Tratar as máquinas como “colegas”. Se tomarem esta dica como princípio, vão evitar a resistência à mudança e à adaptação às novas máquinas. Enquanto as decisões tomadas por humanos não são automática, as máquinas podem dar assistência, suporte e dados que ofereçam uma base justificativa a essas decisões. A maioria dos gestores acredita, hoje, que a confiança nos conselhos dados pelos sistema de Inteligência Artificial irão contribuir para a tomada de melhores decisões no futuro.
  • Pensem como um designerTer pensamento criativo é vital: talvez seja das características mais importantes num gestor! Mas para quem tem bases de design é mais fácil trazer para cima da mesa soluções integradas, fazíveis e apelativas, pois incorporam este pensamento nas suas equipas e empresas.
  • Desenvolvam competências de networkingComo gestores, não devem desvalorizar as vossas competências sociais: explicar, colaborar e trabalhar em equipa vai ajudar-vos a destacarem-se num mundo onde a Inteligência Artificial domina as competências administrativas e analíticas. Muito embora possam servir-se da tecnologia para se manterem em contacto com parceiros, clientes e fornecedores, devem ser também capazes de ver o vosso negócio de outras perspetivas.

A Inteligência Artificial já demonstrou ser mais barata, eficiente e potencialmente mais imparcial nas suas ações do que o julgamento humano. Mas este não deve ser um cenário que vos preocupe: apenas significa que os vossos trabalhos vão mudar de foco, para funções que apenas os humanos podem realizar! Conheçam as novas soluções de gestão que vos podem ajudar a focarem-se no que realmente importa.

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Manufatura: capacitar as equipas

A falta de competências das equipas foi detetada como um dos maiores desafios para as empresas que pretendem otimizar o uso das novas tecnologias. Existe ainda um vasto grupo de colaboradores que não está apto a trabalhar com equipamentos digitais mais sofisticados. Esta perceção estende-se às capacidades de análise de dados, especialmente quando falamos das informações fornecidas por sensores integrados com as máquinas e os softwares (podem relembrar este tema aqui!).

Adaptação à nova realidade

As ferramentas de gestão, que cada vez apresentam mais funcionalidades e agregam os dados empresariais num mesmo espaço, exigem um update  constante das equipas, com o objetivo de não perder a eficiência do software em função da sua não utilização. Existe, por isso, a necessidade de capacitar  os colaboradores que lidam com estes equipamentos, no que diz respeito a competências técnicas e específicas. No final, o resultado esperado prende-se com a diminuição de custos e aumento da produtividade da empresa.

Dentro deste cenário, não se pode desconsiderar as trocas de emprego. Ou seja, as empresas investem na formação e capacitação técnica dos seus colaboradores e, por vezes, quando estão preparados para o exercício pleno das suas funções acabam por trocar de trabalho. Os atuais softwares de gestão permitem delinear processos diferentes para cada cargo, fazendo da adaptação ao uso destas ferramentas mais simples e intuitivo.

O Sage X3 pode ser adaptado consoante os requisitos, as funções de utilizador e as preferências de cada empresa para fornecer uma solução de software de rápida implementação, gestão simples e de fácil utilização.

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Otimizar as compras do seu restaurante

A Sage e o Recheio Cash & Carry desenvolveram uma parceria para apoiar as pequenas e médias empresas do setor da restauração e hotelaria, na utilização de software de faturação. O objetivo é, não só apoiar as empresas na parte operacional, mas também na modernização e desenvolvimento dos negócios. No âmbito desta parceria, hoje deixamos 4 conselhos para otimizar as compras do seu restaurante, promovendo a eficiência dos recursos e reduzindo os desperdícios:

  • Escolher bem os fornecedores. O vosso principal objetivo ao selecionarem um fornecedor deve ser a sua capacidade de garantir bons acordos em compras de grandes quantidades ou negócios com promoções e descontos. Outro aspeto importante é se o fornecedor consegue atender às especificações das compras que pretendem, especialmente se na vossa lista constarem produtos sazonais.
  • Não desperdiçar. Uma das coisas mais importantes para evitar o desperdício é não produzir em excesso, uma vez que é pouco provável que se possam reutilizar os produtos a sobrar. Mas produzir menos do que o necessário também traz um aumento de custos. Para gerir estas questões, devem manter um registo das vendas sempre atualizado e estar sempre alerta para datas especiais em que precisem de reforço das matérias primas.
  • Garantir um bom armazenamento. Um mau armazenamento de produtos pode resultar em alguns inconvenientes, como deteriorarem-se ou serem contaminados com algum tipo de fungo. É essencial controlar quando se recebem as mercadorias e armazená-las num local fresco e limpo, colocando os últimos produtos a chegar atrás dos mais antigos. Criem um sistema que permita o registo de entradas, saídas e saldos dos itens armazenados, e, desta forma, vão manter o controlo dos stocks. Definam, também, um stock mínimo e máximo para cada produto.
  • Controlar tudo com um software de gestão. Com uma solução como Sage GesRest II, podem ter sempre acesso à análise das vendas e dos produtos mais vendidos, fazer a gestão dos stocks, lotes e datas de validades, gerir as compras e contas correntes dos fornecedores com indicação do melhor preço, variação de preços de custo e mapa de pendentes por fornecedor.

Saibam como podem  ganhar uma solução de faturação completa, aqui!

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Fluxo de caixa: como crescer?

Entre os muitos desafios que um empresário enfrenta, a grande maioria cita o fluxo de caixa como o maior obstáculo na gestão de uma empresa bem-sucedida. O fluxo de capital num negócio é uma inevitável parte da operação: existem estratégias para se prepararem para dificuldades neste campo.

Qual o maior problema com o fluxo de caixa?

  • É frequente nas pequenas e médias empresas não monitorizar diariamente os valores a receber e a pagar. Ou seja, há um grande foco nas vendas (e nas despesas) e, por vezes, os recebimentos (ou aos prazos de recebimento) são deixados para segundo plano. É muito importante conseguir crescimento nas vendas e prestação de serviços para fazer face às despesas da empresa e crescer, mas também é importante controlar o recebimento dos clientes (controlar os prazos de recebimento) de modo a cumprir todas as obrigações.

O que fazer em relação a isso?                         

  • Definir prazos de recebimento das vendas aos seus clientes e monitorizar os resultados periodicamente.
  • Definir benefícios aos clientes que efetuam compras a pronto pagamento.
  • Utilizar um software integrado de gestão (ou ERP) que facilita o dia-a-dia dos empresários na gestão de tesouraria das suas empresas. Parametrizando o ERP à realidade de cada empresa, criando várias categorias de despesas/pagamentos e receitas/recebimentos, definindo os prazos de pagamento por tipo de clientes, criando alertas de proximidade para prazo de recebimento e pagamento e de incumprimento, bem como o bloqueio de conta por incumprimento. Tudo isto facilitará a gestão da tesouraria dos empresários, e a Sage Business Suite é uma excelente opção. Sendo que algumas das funcionalidades da ferramenta são a execução, controlo e gestão de todos os processos da empresa – desde as compras à produção, gestão de stock, vendas, assistência ao cliente, até às finanças.
  • Outra opção é a contratação de um serviço de factoring. Factoring é uma atividade que consiste na cedência dos créditos comerciais de curto prazo por parte de uma empresa (Aderente), a uma instituição financeira (Factor) referente às vendas a crédito de bens e/ou serviços efetuadas aos seus clientes (Devedores).

As pequenas e médias empresas são o motor que alimenta a economia e um ambiente com limitações ao financiamento complica a obtenção de capital. Considerando isto e tendo em conta que é o fluxo de caixa um dos pilares do sucesso das pequenas e médias empresas, é vital que os empresários se munam de ferramentas que ajudem a manter as contas em ordem, o fluxo de caixa atualizado e as possibilidades de financiamento em aberto: tudo pelo crescimento dos vossos negócios!

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Criar métricas relevantes em 5 etapas

Não é possível construir um negócio de sucesso se apenas se guiarem pela esperança de que tudo corra de feição. A base de um negócio são factos que vos levam a tirar conclusões. À medida que se forem focando cada vez mais nas informações que recolhem, a trajetória de crescimento do negócio vai continuar a elevar-se: mas primeiro vão precisar de ferramentas e de métricas que vos permitam avaliar a rentabilidade e produtividade.

Por outras palavras, se não puderem medir o desempenho da vossa empresa, não é possível melhorarem. E o que é hoje diferente é como a evolução da tecnologia permite, agora, agregar milhares de dados e oferecer aos gestores uma visão em tempo real do estado do negócio. Por onde começar?

  • Agrupar os dados no mesmo lugar. É fundamental compreender que as empresas que não analisam os dados e informações oferecidos pelas novas tecnologias estão a perder oportunidades para melhorar e perceber quais os indicadores que sustentam o sucesso dos seus departamentos. Com uma solução de gestão integrada – como Sage Business Suite -, podem reunir e consolidar dados de várias áreas da empresa e elaborar relatórios de qualidade.
  • Encontrar uma equipa de análise. Organizem um grupo de colaboradores que saiba trabalhar com Business Intelligence e que possam fazer uma análise cuidada dos dados em mãos, para que sejam tomadas decisões cada vez mais certeiras e vantajosas para o negócio.
  • Descobrir a solução. As soluções de business intelligence permitem-vos estar conectados aos dados, que estão agrupados num único repositório, sendo possível fazer a consulta dos mesmo filtrando com base nas necessidades de cada departamento. Encontrem uma solução que vos facilite todo este processo e que disponibilize internamente os dados de vendas, financeiros, de produto e do website.
  • Definir o que é “sucesso” para cada departamento. Para cada “meta” definidora de sucesso, determinem os indicadores principais que vos digam se a vossa equipa está a atingir os objetivos diários, semanais e mensais. Medir e construir painéis em torno das métricas que vos podem ajudar a prever o sucesso em cada departamento vai contribuir para a gestão mais eficiente do vosso negócio.
  • Dar sentido aos dados. Claro que podem contratar consultores, que farão este trabalho por vocês. Mas as empresas mais bem sucedidas são as que já olham para os dados e de lá retiram conclusões de forma automática, tornando esta medida num hábito corporativo.

 

Estas e mais dicas sobre a gestão da vossa pequena ou média empresa no Whitepaper “Gosta de desafios? Faça crescer o seu negócio com informação sempre disponível e uma solução simples e acessível. Conheça a solução Sage Business Suite.