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Gestão de Empresas Sage Enterprise Management

Erros comuns entre gestores jovens

É natural que a falta de experiência leve a cometer alguns erros, sendo que a melhor forma de evitar a maioria das falhas pode ser alcançada mantendo uma mente aberta e uma postura modesta.

Sempre que cheguem a uma posição de liderança, avaliem de forma introspetiva quais os vossos pontos fortes e quais as áreas que necessitam de ser melhoradas e fortalecidas. Neste artigo, vamos ver alguns dos erros mais comuns que devem evitar.

A importância da formação.

É fácil pensar que bastam as regulamentares duas a três semanas de formação para que os colaboradores tenham a necessária preparação para acompanhar a atividade e evolução da empresa.

Na verdade, a formação deve ser pensada e planeada a longo prazo, no decurso do qual é dado feedback à equipa. É essencial oferecer a oportunidade aos colaboradores para concretizarem o seu pleno potencial e adquirirem novas competências necessárias à empresa.

A contratação.

A contratação é das tarefas mais importantes, pois trata-se de encontrar as pessoas certas para as tarefas e ajudá-las a comunicar entre si. Um dos erros mais comuns acontece quando, para cumprir um prazo, se contrata alguém que não preenche os requisitos necessários.

É importante trabalhar em conjunto com o departamento de recursos humanos ou com empresas externas de contratação de forma a conseguirem recrutar os melhores profissionais na área.

Delegar tarefas.

É comum que líderes menos experientes sintam que têm de controlar todos os processos e assumir a direção de projetos que consideram demasiado complexos para serem entregues a alguém da equipa.

Embora seja importante conhecer os pontos fortes dos elementos da equipa, também é fundamental dar-lhes a oportunidade de crescer, entregando-lhes projetos que constituam um desafio. Será preferível delegar e acompanhar, dando o devido feedback de forma a que possam melhorar.

Um software de ERP Sage permite gerir vendas, compras, stocks e os recursos humanos de forma eficiente. Acompanhe a evolução da empresa e o desenvolvimento dos projetos com um software simples de implementar.

Negligenciar o próprio desenvolvimento.

 Pode parecer extremamente difícil encontrar tempo para o desenvolvimento pessoal, mas continuar a receber formação é a única forma de progredir – melhorar a capacidade de liderança e desenvolver novas competências.

Definam objetivos de desenvolvimento e um plano de evolução para atingirem essas metas.

Equilíbrio entre a vida privada e pessoal.

Novas responsabilidades obrigam a um tempo superior de trabalho. A organização anterior da vossa vida privada será necessariamente afetada. É imprescindível uma reorganização que permita terem mais tempo para os colaboradores que irão liderar e, em simultâneo, manterem um espaço de recolhimento para recarregar energias.

 

 

 

 

 

 

 

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Como criar uma cultura empresarial inteligente com menos reuniões

As reuniões podem ser um verdadeiro pesadelo dentro das empresas. Em metade dos casos, os colaboradores sentem que não têm qualquer utilidade.

No entanto, as reuniões podem fomentar a sensação de camaradagem e a procura de soluções através de brainstorming. Permitem, por vezes, ultrapassar limitações através da comunicação direta.

Em algumas empresas, a melhor forma de adiar assuntos difíceis é propor a marcação de uma reunião. As reuniões em excesso ou marcadas por pura rotina podem desencorajar os colaboradores, baixar o moral e conduzir a ideias menos ajustadas ou acertadas.

Guerra às reuniões?

Há reuniões que constituem uma forma de comunicação útil para o alinhamento de prioridades dentro das equipas. Mas é importante treinar os colaboradores para entenderem as reuniões como um tempo precioso, que tem custos para a empresa.

Realizar um inventário.

É importante saber quantas reuniões acontecem e sobre que temas, avaliando a sua pertinência. As reuniões de emergência sem planeamento prévio quase sempre resultam num desperdício de tempo e devem ser evitadas.

Recordar a cultura da empresa.

Todas as reuniões que permitam um aprofundar do funcionamento da empresa são muito benéficas. Na verdade, possibilitam a partilha de ideias e uma melhor definição do alinhamento das prioridades. Este tipo de reuniões gera as melhores ideias e dá uma resposta mais rápida aos desafios que se colocam.

Quanto maior for o nível de participação dos colaboradores, maior é a tentação de convocar reuniões. Empresas em que toda a estratégia é tomada pelos executivos de topo não necessitam de muitas reuniões que envolvam os restantes colaboradores.

Devem colocar-se algumas questões antes de marcar uma reunião:

  • É necessária ou existe uma outra forma de resolver o assunto que implique menos tempo?
  • Através de plataformas de gestão de tarefas, conseguem informar os vários colaboradores dos diferentes estágios do projeto?
  • Quem são as pessoas que têm necessariamente de estar na reunião? É útil permitir que alguns colaboradores enviem o seu contributo previamente por e-mail.
  • Garantir que a agenda da reunião é clara. Tenham os materiais preparados para partilhar, assim como resumos escritos dos pontos mais importantes.

Se, por acaso, o promotor da reunião não tiver enviado previamente uma agenda pormenorizada, então o melhor será proceder à sua desmarcação. É uma forma de demonstrarem claramente que não há tempo a perder.

Organização a todos os níveis.

Uma forma de prepararem as reuniões passa por terem uma visão completa da empresa. A Sage tem soluções de ERP para pequenas e médias empresas que desejam ter uma visão transversal dos processos de negócio. Apresentem nas reuniões dados concretos e baseiem as vossas sugestões em relatórios de gestão.

Em conclusão:

Lembrem-se que o inimigo não são as reuniões, mas o mau planeamento destas. Usadas de forma inteligente, podem ser uma forma de alcançar soluções que de outro modo não nasceriam, enquanto ganham tempo para outras tarefas.

 

 

 

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Preparar a transição nos negócios familiares

Um dos maiores desafios que se coloca às empresas familiares é a passagem de testemunho para uma nova geração. Por vezes, a nova geração, ao entrar no negócio, é desconhecida de acionistas, conselhos de direção ou dos bancos com quem trabalham.

Incluir desde cedo a nova geração nas rotinas da empresa é fundamental para o sucesso da transição.

Desafios das empresas familiares.

Embora estas empresas sejam muito importantes para o tecido empresarial nacional, a maioria não tem um plano para a sucessão ou um sucessor designado.

Coloca-se então a questão de como podem, de forma eficiente, passar o conhecimento acumulado ao longo da vida, com vista a que a geração seguinte consiga manter a empresa no rumo certo.

A cultura da empresa e os seus valores são também essenciais para manter a conexão com a comunidade e com toda a equipa de trabalho.

Compreender os ciclos do negócio.

Existem três estádios nos negócios familiares, identificáveis com facilidade quando pensamos em empresas conhecidas.

Estádio inicial: num primeiro momento, o fundador ou dono da empresa tem a sua visão pessoal e raramente tem um plano estratégico escrito. Embora o dono se apoie em alguns colaboradores-chave, estes não estão preparados para implementar alterações aos projetos em qualquer momento.

Estádio intermédio: nesta fase, o dono está rodeado de outros líderes que têm responsabilidade e autoridade para tomarem decisões. Os processos estão formalizados, bem como os critérios que permitem avaliar a performance. Em geral, existe um conselho independente.

Terceiro estádio:  o fundador e a empresa no seu todo conseguiram soluções de forma a fazerem uma passagem bem sucedida. A maioria das empresas familiares não chega a este estádio.

Contar com um software de Faturação.

 A Sage tem software adaptado à gestão de lojas familiares, transformando-as em algo simples e ajustado ao tipo de negócio. A conetividade permite que estejam sempre ligados aos vossos clientes, colaboradores e fornecedores, facilitando assim a apresentação e o acompanhamento do negócio pela nova geração.

Alguns passos para a transição.

Alguns dos fundadores das empresas introduzem no seu plano estratégico objetivos relacionados com a sucessão. A criação de um conselho consultivo familiar costuma ser uma forma de gerir a transição.

Apresentar a nova geração a clientes, colegas e conselheiros, deve ser um ato progressivo. É fundamental criar um plano de treino que permita uma transmissão, de forma sólida, do conhecimento adquirido. Formalizar o processo de sucessão e calendarizá-lo favorece a sustentabilidade destas empresas.

 

 

 

 

 

 

 

 

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Como assumir um discurso mais confiante

Ter boas qualidades de comunicação permite aumentar a capacidade de liderança. Permite motivar de forma mais eficaz a equipa, criando uma cultura de abertura e de circulação de ideias.

Existem hábitos diários ao nível da linguagem que têm um impacto negativo nas relações de trabalho.

Recusar projetos.

Quando recusarem um projeto, tenham atenção à linguagem utilizada. É importante ser claro na recusa, sem deixar espaço a interpretações, como acontece quando evitamos dizer “não” claramente e utilizamos expressões como “não consigo”.

É preferível usar a fórmula “não quero/não posso”. A expressão “não consigo” reflete uma limitação, enquanto “não quero/não posso“ sublinha uma escolha. É importante ser claro e afirmativo na argumentação, pois isso reforça o valor pessoal e do negócio.

Pedidos de desculpa exagerados.

A tradição de pedir desculpa por uma resposta de e-mail atrasada está a ser levada ao extremo, com pedidos de desculpas a serem enviados em e-mails de resposta, apesar de esta seguir no próprio dia.

Em vez de se desculparem, agradeçam a paciência do interlocutor e, se considerarem importante, apresentem uma justificação. Esta pequena alteração permite transmitir uma postura de maior segurança.

Estar focado.

Em vez de comunicar que estamos ocupados e que, por esse motivo, não podemos tratar daquele assunto em particular, devemos declarar ou salientar quais são as nossas prioridades.

Em vez de demonstrarmos insuficiência na gestão de tempo e tarefas, devemos de forma segura afirmar que a tarefa proposta terá de esperar, porque temos em mãos outros assuntos prioritários.

Um ERP

Ter acesso a informação sobre a empresa e acompanhar os vários processos permite gerar uma maior confiança, designadamente com a personalização dos mapas financeiros e o acesso a relatórios de gestão. Tenham mais segurança nas vossas decisões, acompanhando a evolução da informação dia a dia com um software de ERP.

A linguagem é determinante na forma como os outros nos perspetivam. Pequenas mudanças podem ter um grande impacto junto daqueles que trabalham ao vosso lado. Lembrem-se que a liderança é algo que pode ser construído.

 

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Saber escolher o sócio certo para o seu negócio

Encontrar o sócio certo para um negócio é fundamental para garantir o sucesso da empresa. Escolher um sócio é muitas vezes comparado, salvo as devidas e óbvias diferenças, com o início de uma relação romântica em que se procura identificar valores em comum.

Valores comuns.

Os valores éticos e morais devem ser semelhantes e, por isso, procurem informações junto de pessoas que já conheçam o candidato a sócio. Desenvolvam longas conversas de forma a conseguirem perceber a sua forma de pensar.

Conhecimentos complementares.

 A pessoa escolhida deve ter boas capacidades técnicas, de preferência que sejam complementares às vossas. Definir o melhor possível a responsabilidade de cada sócio dentro da empresa evitará sobreposições e conflitos.

Manter um pequeno número de sócios.

 Muitos sócios numa empresa podem criar mais burocracia e discordâncias de todo o tipo. As empresas estão sujeitas a transformações profundas e, por vezes, o resultado é a diminuição do papel de alguns dos sócios na empresa. Nem sempre esta situação é bem aceite.

Regras para a saída.

 São muitas as razões que podem motivar a saída de um sócio, sendo importante que existam regras claras estabelecidas para estes casos. A transição financeira deve estar definida, bem como as prioridades de compra de uma parte pela outra.

Também pode ou deve ser considerada a possibilidade de continuidade do trabalho na empresa durante um período de transição, para que os impactos no negócio sejam os menores possíveis.

Software de ERP.

É perfeitamente natural que todos os sócios queiram estar ao corrente da vida da empresa. Um ERP Sage permite-lhes um acompanhamento de 360°. Para que o conhecimento da empresa esteja atualizado dia a dia e todos os sócios informados.