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Gestão Financeira

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Ser o melhor especialista em contabilidade

Muitos gestores e empresários deparam-se com a falta de conhecimentos financeiros que lhes permitam gerir por eles próprios a contabilidade da empresa. Por isso, nestes casos, têm de recorrer a profissionais do setor.

A contabilidade de uma organização é a base para assegurar a viabilidade desta. Por isso, muitos empresários recorrem a este tipo de profissionais para poupar em problemas e em tempo. A tudo isto temos de somar a possibilidade de tomar uma decisão errada se não tivermos uma noção clara da saúde financeira da empresa em tempo real: a falta de conhecimentos em matéria financeira poder levar-nos ao fracasso se não tivermos medido bem os riscos que implica um investimento.

O papel do contabilista numa empresa

Ter um especialista em contabilidade no seio da empresa garante-nos um controlo nos âmbitos legal e financeiro, já que muitas vezes o empresário desconhece a legislação vigente. Também pode ajudar em problemas de tesouraria ou a tirar partido da liquidez da empresa, quando exista margem para tal. Os trâmites legais para a constituição da empresa, o dia a dia das cobranças e dos pagamentos ou as obrigações tributárias são alguns aspetos para os quais os conhecimentos dos contabilistas são uma mais valia.

Ao mesmo tempo, a partilha de informação relevante que vem facilitar a tomada de decisões. Não se tratar apenas de fazer previsões para o futuro mas também de utilizar os dados de anos anteriores para ajudar a estabelecer um cenário provável no campo económico da vossa empresa, o que permite criar uma estratégia de negócio a médio e longo prazo.

O principal papel dos contabilistas é, então, fazer o reporte fiscal, que responde a todas as obrigações legais, e interpretar os dados financeiros. Para o exercício destas funções podem contar com as soluções Sage Contabilidade, que incluem a funcionalidade de análise financeira, dando ao detalhe todos os rácios financeiros que, no final, se traduzem em bons conselhos para os empresários sobre o caminho a seguir.

Porque investir na contabilidade da empresa

Para as empresas torna-se necessário realizar um investimento em contabilidade. Deste modo se podem clarificar aspetos como a tesouraria, administrar de forma eficaz a gestão de pagamentos e de cobranças, registar de forma correta os lançamentos e movimentos contabilísticos ou os movimentos de caixa, etc.

Saibam mais sobre as soluções Sage Contabilidade e todas as funcionalidades que podem oferecer à vossa empresa, aqui!

 

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O valor da gestão de tesouraria

Eis um puzzle para si: que valor acrescentam os vários centros de custos da sua empresa? No passado, nem sempre foi fácil deslindar o valor que algo necessário mas dispendioso (por exemplo, a iluminação do seu escritório, do email da empresa ou de um centro de recursos) de facto proporcionava. Sabíamos o custo aproximado, mas não compreendíamos os lucros que isso gerava.

Isto está a mudar. É agora mais fácil calcular o custo de um serviço ou duma tecnologia e, em resultado disso, determinar o valor por ela criado, transformando um centro de custos num centro de proveitos. À medida que esta tecnologia se torna financeiramente mais acessível, fica também mais facilmente disponível, às empresas de média dimensão.

Desmistificando a Gestão de Tesouraria

A gestão de tesouraria é a prática de compreender, qualificar e dar o melhor uso às participações financeiras da sua empresa. Uma boa gestão de tesouraria minimiza os riscos operacionais e financeiros e fornece aos gestores elementos para saberem o que está disponível para colocar, para investir ou para desembolsar.

O papel da tesouraria está a mudar, tendo uma função cada vez mais fundamental numa organização.

Mudanças recentes no modo como as organizações e as instituições financeiras interagem significam que a tesouraria e a gestão de numerário têm um novo papel; e que transações rápidas e transparentes é o que está em cima da mesa.

Proporcionando informação fundamental

A tesouraria e a função com ela relacionada (gestão de numerário) fornece informação fundamental e aconselhamento estratégico para a tomada de decisões de qualquer empresa. Uma boa gestão de tesouraria e de numerário permite uma exata avaliação do risco e uma mais rápida disseminação da informação por toda a empresa.

Os desenvolvimentos na tecnologia tornam este processo muito mais rápido, mas nem sempre financeiramente comportável. O responsável pelo risco num banco de investimento pode precisar de conhecer a posição de risco duma empresa antes e depois de uma transação, para perceber a exposição dessa empresa. Para o banco e para os seus clientes, essa informação é suficientemente valiosa para justificar um investimento significativo em sistemas de cálculo de risco que estão para lá do alcance de muitas empresas. Este já não é o caso; e enquanto um banco de investimento estará sempre um ou dois passos à frente do resto do mercado, uma gestão de tesouraria poderosa é agora um objetivo muito mais acessível e alcançável.

Hoje, muitas organizações estão condicionadas por sistemas lentos, por uma falta de integração e pela falta de uma visão de conjunto da Cadeia de Valor Financeira, desde a encomenda inicial até à sua satisfação; embora seja possível compreender a posição em que se está em qualquer momento, o processo não é linear nem rápido. Mas isso pode mudar com a ajuda do Sage XRT.

Uma boa gestão da cadeia de valor financeira sobre o capital disponível de uma empresa, a par da disponibilização de uma visão de conjunto da liquidez da empresa, seja no interior da empresa seja no contexto do mundo, dá dinheiro.

As ferramentas de gestão e controlo financeiro e liquidez, como o Sage XRT, ajudam a reduzir os diversos fatores de risco envolvidos nas transações comerciais, reduzem os custos do processo e ajudam a manter e a melhorar as relações com os clientes e com os fornecedores.

Não se trata de um produto recente e inexplorado: presentemente, cerca de dez biliões de euros são processados diariamente pelas soluções Sage XRT na cloud, graças aos seis mil clientes que já usam a plataforma.

Temos trabalhado arduamente para tornar a solução Sage XRT disponível para organizações de média dimensão. É agora mais fácil (e financeiramente mais acessível) começar a considerar o valor que as suas funções de gestão de tesouraria aportam ao seu negócio.

Conheça em detalhe o Sage XRT e as vantagens que a sua empresa conseguirá com esta plataforma, no próximo Sage Business Breakfast – inscreva-se aqui.

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Vantagens na Faturação Eletrónica

Quais as vantagens de aderir à faturação eletrónica? Essencialmente, poupar tempo, dinheiro e faturar mais depressa! 

Enquanto empresa:

  • Não precisam de imprimir, assinar e enviar faturas pelo correio;
  • Poupam nos gastos de papel e tinteiros;
  • O processo de emissão e envio de faturas torna-se ágil, simples e flexível;
  • Através dos agendamentos, podem programar o envio das faturas que já sabem que vão acontecer e esperem apenas para receber as notificações de pagamento.

Enquanto clientes:

  • Recebem as faturas no email, sem correrem o risco de se extraviarem, com as referências multibanco na fatura;
  • Deixam de ter um arquivo de faturas impressas;
  • Organizam com maior facilidade todos os documentos;
  • Podem tirar partido do cloud computing  e aceder a todos os documentos onde e quando precisarem.

As vantagens para os dois lados? Uma fatura electrónica garante a autenticidade da sua origem e a integridade do conteúdo, mediante uma assinatura digital colocada no momento em que é transformada em PDF. A lei afirma claramente que uma fatura eletrónica tem o mesmo valor legal do que uma fatura em papel.

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Faturação eletrónica: o que é?

Uma fatura eletrónica é  semelhante a todas as outras, com a diferença de ser assinada eletronicamente. E essa assinatura digital é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos, tendo a mesma validade dos documentos assinados em papel. Através de um software de faturação eletrónica, podem emitir, assinar e enviar faturas facilmente: vossas ou dos vossos clientes e fornecedores.

A faturação eletrónica é, hoje,  uma prática de eficiência administrativa incontornável. As empresas que querem ser mais competitivas não dispensam tempo ou recursos na emissão manual de faturas.

Quem assina as faturas eletronicamente?

A assinatura eletrónica nas faturas é feita através do software de faturação pelo qual a mesma foi emitida, desde que tenha a opção de emissão de faturas eletrónicas.

Como garantir a validade das assinaturas eletrónicas?

Para garantir a validade e viabilidade das assinaturas eletrónicas nas faturas, devem utilizar um software de faturação certificado para esse efeito.

 

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Enviar Faturas Eletrónicas com Sage X3

A solução de gestão global para média e grandes empresas – Sage X3 – vai adicionar uma nova funcionalidade ao seu serviço. Esta nova funcionalidade trará uma revolução à vossa forma de comunicar, quer com os vossos clientes, quer com a Autoridade Tributária.

Com Sage X3 vão, agora, poder enviar faturas eletrónicas de forma automática e legal. E quais são as novas utilidades desta solução?

  • Vai ser possível selecionais quais os clientes para os quais pretendem enviar a fatura eletrónica e vão poder configurar o layout dessa fatura.
  • Os documentos serão enviados respeitando todos os requisitos legais exigidos em relação à faturação eletrónica, graças à ligação direta ao componente da Sage dedicados a este tipo de exigência.
  • Outra das novas opções desta funcionalidade será a comunicação automática de faturas à Autoridade Tributária, em detrimento da geração do ficheiro SAF-T, se assim o pretenderem. Esta opção é definida ao nível da sociedade permitindo a comunicação diferenciada (fatura eletrónica ou SAFT) conforme a empresa que emite a fatura.
  • São também disponibilizadas funções adicionais que permitirão monitorizar em que pé se encontram todos os documentos enviados, quer para os clientes, quer a própria comunicação à Autoridade Tributária.

Benefícios da nova funcionalidade

Ao utilizarem Sage X3 poderão usufruir desta nova funcionalidade da solução que será, acima de tudo, uma forma de ganharem eficiência sem estarem preocupados em enviar a fatura em papel para os vossos clientes, bem como o facto de ser cancelado o processo periódico de geração do SAFT e respetivo upload no site.