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Gestão Financeira

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5 erros que os contabilistas não podem cometer

O papel da contabilidade é essencial para a saúde financeira de uma empresa: as capacidades de um contabilista, quando colocadas em prática com maestria, são muitos úteis nos mais variados aspetos. Por outro lado, existem falhas que, quando cometidas, podem comprometer a análise da contabilidade e as decisões tomadas pela gestão das empresas.

Listamos os 5 errros fatais que um contabilista não pode cometer:

  • Lançar valores errados. A pressa – já sabemos – é inimiga da perfeição e pode resultar no lançamento de valores errados. Isto tem impacto em diversos processos e relatórios importantes para o funcionamento de qualquer negócio, como o relatório de demonstração de resultados e balanços. Uma das funcionalidades do software Sage Contabilidade é a Contabilidade Geral, que fornece o registo flexível e automatizado dos lançamentos e de movimentos de apuramento de resultados.
  • Estar desatualizado. A desatualização é outro dos fatores que pode resultar em erros de contabilidade. A legislação e o mercado são dinâmicos e estão em constante evolução e muitos contabilistas acabam por se desatualizar das leis tributárias em vigor. É comum que as empresas percam isenções ou facilidades por este tipo de desatenção.
  • Lançar valores em duplicado. É essencial verificar diariamente os lançamentos, pois fazê-lo em duplicado é mais comum do que à partida imaginamos. Comparar os lançamentos com as contas do negócio é uma boa maneira de evitar que o erro aconteça.
  • Não promover a reserva de capital. O papel do contabilistas vai para além de analisar e gerir números. Passa também por indicar o caminho mais seguro para assegurar a saúde financeira da empresa: para tal, é preciso certificarem-se de que existe alguma reserva de capital para que a gestão da empresa não seja surpreendida com despesas extra. Com Sage Contabilidade, podem armazenar toda a informação de forma segura e ajudar a reduzir o erro, sendo mais fácil apontar o caminho a seguir.
  • Errar no cálculo dos impostos. O cálculo de impostos é uma das áreas mais complexas da contabilidade e, por isso, mais susceptível ao erro do contabilista. Enganarem-se no preenchimento de impostos pode ser um desastre para a empresa.O sistema Sage Contabilidade integra o preenchimento e subsmissão automática das declarações fiscais.

Estes são os erros mais comuns dos contabilistas e que podem ser evitados.

 

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Controlo da Aplicação de Normas Contabilísticas

Foi aprovado e publicado o Regulamento para o CANC: garanta que a submissão da IES é feita sem erros.

A Comissão de Normalização Contabilística (CNC) vai começar a levar a cabo ações de controlo que visam perceber se as empresas estão aplicar corretamente as normas do Sistema de Normalização Contabilística (SNC).

Essas ações de controlo vão basear-se na informação prestada pelas empresas na Informação Empresarial Simplificada (IES).

Se, em resultado dessas ações de controlo, for apurada alguma das seguintes infrações, são aplicáveis coimas até 30.000€:

  • Distorção das demonstrações financeiras devido à não adoção de Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro (NCRF) aplicáveis à empresa
  • Distorção das demonstrações financeiras devido à integração de lacunas efetuadas de forma diferente da indicada no normativo aplicável
  • Falta de apresentação de uma ou mais demonstrações financeiras obrigatórias

Além das coimas, pode ainda haver penalizações indiretas para as empresas: no limite,  as empresas podem perder benefícios fiscais e apoios financeiros obtidos no âmbito de programas comunitários uma vez que uma das condições para a obtenção de alguns incentivos é possuir contabilidade organizada nos termos do SNC e demais legislação aplicável.

Assim, serve o exposto acima para sensibilizar as empresas para duas questões:

– A importância de aplicarem corretamente as normas do SNC.

– A importância acrescida que a declaração IES passa a ter: ou é bem preenchida, ou as empresas sujeitam-se a coimas e outras penalizações.

Preencha a declaração IES sem qualquer erro com a ajuda do software de gestão Sage

Sérgio Braga

Product Manager – Sage

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Simplificar com Sage FactuPlus Evolução

Duas das maiores prioridades das micro e pequenas empresas são aumentar as vendas e reduzir custos operacionais. E para atingir estas duas metas, há várias medidas a implementar:

  • Optar por uma faturação rápida e simples;
  • Uma gestão rigorosa do fluxo de caixa e das contas correntes;
  • Um controlo eficaz das necessidades de compras e de stocks.

O SageFactuPlus Evolução traz às pequenas empresas a simplicidade da faturação: agiliza todas as operações de compra e venda com vista à satisfação dos clientes, controla as contas correntes de clientes e fornecedores, monitoriza pagamentos e recebimentos e dá informação vital sobre a evolução do negócio.

O acesso à análise de todas estas informações é dado em tempo real, para que possam tomar decisões com confiança e de forma fundamentada.

As vantagens de ter ao dispor uma solução como o SageFactuPlus Evolução incluem a simplificação do processo de faturação, a maior eficiência através da automatização dos processos, mais segurança e rigor no cumprimento das obrigações legais, a garantia da satisfação das necessidades dos clientes e maior controlo de todas as vertentes do negócio.

A Mafalda Gaspar de Barros, da BSpirt, dá o testemunho sobre a utilização do software: “E na Sage, encontrei um Software de Gestão muito intuitivo na sua utilização, certificado, e cujo suporte técnico tem uma excelente capacidade de resposta em termos de rapidez e eficiência. Com o Sage FactuPlus Evolução consegui rentabilizar o meu tempo e dessa forma dedicar- me ao máximo ao desenvolvimento do meu negócio.

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5 mitos sobre contabilidade

A contabilidade é um expediente vital em diversas áreas corporativas, não só para que se mantenha a gestão fiscal e dos recursos da organização em ordem, mas também para que o gestor negócio consiga compreender a sua situação financeira e tomar as decisões mais corretas para a sua empresa. O serviço de contabilidade é muito mais do que o registo de números e tabelas, podendo auxiliar a redefinir os investimentos, as despesas e todo o trajeto de uma empresa.

Se são profissionais de contabilidade, provavelmente já ouviram alguns destes mitos por aí:

Matemática é a essência da contabilidade

De facto, a matemática é a base da contabilidade. Porém, não é tudo. A licenciatura em Contabilidade, para além da análise e gestão de custos, orçamento empresarial, auditoria, demonstrações financeiras, entre outros instrumentos matemáticos, abrange várias outras matérias, como as relações humanas nas organizações, ética, sustentabilidade e noções de administração, por exemplo. O contabilista deve, até, ser técnico nas operações básicas da matemática, mas precisa de se dedicar ao estudo de outras disciplinas também.

O gestor não é o contabilista

Quem está no comando de uma empresa pode contratar outra pessoa para assegurar a boa prestação dos serviços de contabilidade, mas deve responsabilizar-se ainda pelo envio correto das informações solicitadas. É ele quem tem que estabelecer as prioridades e optar pelas atividades que serão mais estratégicas na empresa, o que vai impactar em maior ou menor grau a contabilidade da entidade.

Cálculo de impostos

Dentro de um escritório de contabilidade existem diversos tipos de profissionais especializados em áreas diferentes da gestão de contabilidade. Por isso, nem todos os contabilistas dominam a tributação.

Um mercado tipicamente masculino

Cada vez mais mulheres se licenciam como contabilistas: hoje em dia, ocupam quase metade das vagas do mercado e a tendência é que alcancem o mesmo número de homens contabilistas em breve. Ou seja, se até alguns anos atrás a profissão era predominantemente masculina, essa já não é a realidade.

A contabilidade é muito difícil

Se têm extrema dificuldade em matemática, raciocínio lógico e em interpretações de cenários específicos, talvez se sintam perdidos neste ramo. Mas quem não for bom em nada disso, provavelmente não será também um bom empreendedor, não é verdade? As operações matemáticas da contabilidade são simples e quem estuda bastante terá, com o tempo, o desenvolvimento técnico necessário para perceber todas as áreas do setor. Por isso, não se deve temer visualizar os relatórios e planos de contabilidade.

Descubram mais sobre a solução Sage Contabilidade: completa e fácil de utilizar, vocacionada para Pequenas e Médias Empresas e Gabinetes de Contabilidade. Com Sage Contabilidade, será mais fácil simplificar processos administrativos morosos, automatizar operações críticas e obtenha maior rigor e precisão nos dados contabilísticos e fiscais.

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Controlar o fluxo de caixa

Já pararam para pensar como andam as finanças da vossa empresa? O que poderiam fazer para otimizar a gestão dos vossos recursos financeiros? Neste artigo, vão perceber melhor como fazer o fluxo de caixa e como esta ferramenta pode ser o pontapé inicial para que organizem melhor as vossas finanças. O fluxo de caixa é, sem dúvida, uma das ferramentas mais úteis não apenas para controlar e gerir as finanças empresariais, mas também para tomar decisões de extrema importância para a organização, como a identificação de necessidade de cortes, investimentos e até mesmo realocação de recursos ou redefinição de processos.

O que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que, apesar do nome, considera não só o dinheiro propriamente dito da empresa, mas também os recursos disponíveis como contas-correntes e aplicações de curto prazo.

Essa ferramenta é essencial para qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho, e indica a disponibilidade de recursos em um determinado período.

Na prática

Mesmo que estejam a começar o vosso negócio, já podem incluir na rotina o fluxo de caixa. Assim, será necessário separar os saldos inicias da caixa e das contas-correntes e também das aplicações a curto prazo.

Depois, podem utilizar uma tabela eletrónica ou um software de gestão e é só registar esses valores, bem como as entradas que serão representadas pelos recebimentos da vossa empresa, valores referentes a clientes e outras receitas, e também as saídas — representadas pelo pagamento de salários, contas, fornecedores, entre outros. Após comparar os saldos iniciais com todas as entradas e saídas, verão que o fluxo de caixa apresentará os recursos disponíveis num determinado período e que podem ser utilizados de acordo com as suas necessidades.

Passo a passo:

Organizem as contas da empresa: Onde estão disponíveis os recursos financeiros da empresa? Existe mais de uma conta responsável pelos pagamentos ou recebimentos do negócio? Todas elas devem estar devidamente organizadas.

Discriminem o saldo inicial completo de cada conta: O segundo passo é identificar qual o valor inicial disponível nas contas, em cada período. Com o auxílio de um software, este valor será atualizado a cada lançamento e, por isso, é sempre válido conferir se os valores batem certo. Determinem uma data fixa periódica para conferir, isso ajudará a identificar falhas processuais e as devidas soluções.

Categorizem despesas e receitas: Apenas números isolados não trarão a análise necessária para as decisões de gestor. Por isso, é preciso, além de especificar quais correspondem a despesas e receitas, categorizá-las.

Possibilidades do fluxo de caixa

E o que podem fazer com as informações do fluxo de caixa? Como é uma ferramenta financeira, poderá ser utilizada de várias formas na gestão da vossa empresa. Pode dar-vos uma boa noção das vossas finanças no futuro, permitindo conhecer antecipadamente as entradas e saídas que serão feitas num determinado período.

Outra utilização, que dependerá do nível de informatização dessa ferramenta, é a separação das despesas em categorias, o que permite uma análise diferenciada por tipo e valor que está a ser gasto, o que pode ser utilizado para definir substituições ou até mesmo corte de alguns gastos.

Cuidados ao elaborar o fluxo de caixa

É preciso tomar alguns cuidados para que o fluxo de caixa seja realmente efetivo, como relacionar todas as entradas e saídas, independentemente do valor, e de preferência utilizar um software integrado de gestão que permita que as informações sejam obtidas de outras áreas, como o departamento de compras e de vendas.

Fiquem atentos também à periodicidade da elaboração, ou seja, ao prazo em que são inseridas as informações — que, de preferência, deve ser diário para que tenham a informação em tempo real. Com todos os dados e análises financeiras em mãos, não se esqueçam de ter atenção ao planeamento estratégico da vossa empresa. Muitos dos insights gerados através desta ferramenta são de grande importância para o futuro da organização e, por isso, precisam ser considerados em ajustes no plano inicial. Isso garantirá um crescimento sustentável do vosso negócio.

Para gerirem o vosso negócio em tempo real, com uma visão global e integrada de todas as áreas de negócio, existe a solução Sage Gestão Comercial. Podem contar com a gestão completa do vosso negócio, desde a gestão de compras, vendas e stock à gestão de tesouraria e contas correntes.