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Como fazer o tratamento de salários e cumprir com o RGPD

O Regulamento Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no passado dia 25 de Maio, trazendo alterações em relação ao tratamento de dados pelas empresas, nomeadamente no processamento de salários. Hoje vamos dedicar o artigo a esse tema, esclarecendo qual o impacto que o RGPD terá no processamento de salários.

A segurança e a sua gestão.

Uma das obrigações do RGPD é a de implementar medidas técnicas e de organização que garantam a segurança dos servidores e de todo o espaço de armazenamento. Outro aspeto relevante no processamento de salários prende-se com a necessidade de garantir a confidencialidade dos dados recolhidos.

Os softwares de Recursos Humanos devem ter uma password para cada colaborador.

A Sage tem soluções de Recursos Humanos que permitem agilizar o processamento de salários, assegurando que o processo será rápido e de acordo com a legislação.

Dar resposta a pedidos.

Deve existir um procedimento para dar resposta aos pedidos de informação que possa fazer o registo do pedido e a resposta dada à questão. As soluções desenhadas de acordo com o RGPD incluem funcionalidades que permitem responder rapidamente aos pedidos e em simultâneo garantir a privacidade dos dados pessoais dos colaboradores. Pedidos de eliminação de dados ou de correção devem estar isolados e ser de fácil acesso pelo utilizador.

Controlar os horários de trabalho.

Se ainda controlam os horários de trabalho através de registos em papel, correm riscos desnecessários. Os colaboradores poderão ter fácil acesso a esta informação e comprometer a privacidade dos dados. A utilização de um software nesta situação simplifica imenso os processos e aumenta incomparavelmente a segurança dos dados. Também é a melhor forma de organizar e proteger dados como e-mails, baixas médicas ou pedidos de férias.

O RGPD chegou e as penalizações para empresas em incumprimento são elevadas. As empresas devem o mais rapidamente possível tentar corrigir e adaptar os seus processos internos às exigências do Regulamento.

Não terá que pedir aos seus colaboradores autorização para lhes processar os salários, mas se deixar um recibo em cima de uma secretária lembre-se que alguém poderá ter acesso a dados pessoais e por em risco a política de privacidade da sua empresa. Não arrisque e comece já a ver o software de recursos humanos que mais se ajusta à sua empresa!

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

Recursos Humanos

O desafio de realizar boas contratações

Os departamentos de Recursos Humanos são cada vez mais desafiados para reduzir e manter os custos baixos ao mesmo tempo que procuram atrair os talentos certos para que as empresas alcancem o sucesso.

É um enorme desafio conseguir encontrar um equilíbrio na contratação na medida em que angariar os colaboradores errados também tem custos para a empresa.

Menos tempo em tarefas administrativas.

Muitas vezes os departamentos de recursos humanos estão sobrecarregados com tarefas rotineiras e ficam com pouco tempo para o processo de recrutamento. Pagamentos, férias, cálculos e estar a par das mudanças legais ocupam muito tempo.

Os softwares de Recursos Humanos Sage permitem poupar tempo nas tarefas administrativas, para que se possam dedicar aos processos de recrutamento e tenham acesso a informação sistematizada sobre as necessidades de contratação.

Melhorar a pesquisa.

Investir tempo na procura dos candidatos certos faz toda a diferença. Existem no mercado ferramentas que permitem uma segmentação, tornando mais fácil encontrar os candidatos adequados.

A tarefa é mais exigente quanto mais invulgar é o perfil de colaborador que procuram. O recrutamento através do LinkedIn pode ser uma ajuda preciosa, quando se procura alguém com uma formação específica.

Promovam a marca da empresa.

Desenvolvam a imagem pública da empresa e trabalhem para que a cultura de empresa seja divulgada de forma abrangente. O potencial desta ação está em chegar não só a novos clientes, mas também a futuros colaboradores.

Ter uma presença nas redes sociais é um dos primeiros passos. É também muito importante recorrer a profissionais de marketing de forma a ampliarem as histórias de sucesso, com conteúdo relevante e útil.

Em conclusão:

Antes de qualquer procedimento de recrutamento, é importante que as empresas tenham uma imagem pública, passando assim a ser consideradas com uma opção na área em que trabalham.

Garantido este aspeto, importa que os processos de recrutamento não sejam apressados, uma vez que encontrar as pessoas adequadas para os lugares pode levar tempo. Apoiem-se em empresas especializadas, em ferramentas de recrutamento ou em redes sociais. É importante acompanhar as tendências se querem encontrar os candidatos certos

Gestão de Empresas Recursos Humanos Sage Enterprise Management

Equipas globais:como geri-las de forma eficaz 

As equipas globais têm nas suas mãos a exigente tarefa de conquistar novos mercados e de oferecer experiências únicas aos consumidores. Mas, para que possam funcionar, é necessário que os líderes assegurem que todos os elementos estão ligados entre si, independentemente do local e da cultura em que se inserem. 

Alguns dos principais desafios.

Para os membros das equipas que se situam numa localização geográfica periférica, pode ser mais difícil ter acesso a informação e aos principais centros decisórios. São várias as situações que criam fatores de desvantagem, uma vez que, nesse caso, são obrigados a comunicar noutra língua e de uma forma que não tem relação com a sua cultura.

Os horários são muitas vezes adaptados à sede e, frequentemente, com diferenças de oito horas. Perante tudo isto, é fácil cair num estado de desmotivação, com uma sensação de desrespeito e isolamento.

No artigo de hoje, vamos oferecer algumas sugestões para que as chefias consigam evitar estes problemas e para que toda a equipa global se sinta envolvida e relevante para a empresa.

Encontrar um terreno comum.

Assegurem-se que as diferenças ao nível do fuso horário são divididas entre ambas as partes. Importa criar uma rotação nas reuniões à distância, alternando horários ou procurando encontrar a hora mais conveniente para todos. É uma cortesia e atenção que fará os membros que vivem mais distantes sentirem-se considerados.

Trabalhar com diferentes culturas.

Outra forma de estabelecer uma ligação entre as equipas passa por criar ocasiões para reuniões presenciais em diferentes zonas geográficas, garantindo assim o relacionamento, mesmo com equipas distantes. Utilizem a videoconferência para acompanharem a evolução do trabalho das vossas equipas.

Analisem as vossas convicções.

É importante que os líderes analisem as suas ideias sobre temas como, por exemplo, o que constitui uma boa participação numa reunião. As diferenças culturais mudam a forma como nos expressamos, colaboramos e intervimos em reuniões. Vale a pena rever as ideias que têm sobre estes temas, verificando se não estarão a ser influenciados por preconceitos culturais.

Um software de ERP.

Um ERP Sage permite acompanhar as equipas globais, melhorar a gestão de talentos e facilitar a cartografia dos cargos/funções, graças a um referencial de competências e de funções transversais e únicas.

Em conclusão:

Gerir equipas globais é um desafio, mas só com um espírito de compromisso é possível os colaboradores situados mais longe da sede da empresa sentirem-se incluídos e respeitados. Apenas com este esforço as empresas poderão colher totalmente os benefícios da globalização e do contributo criativo dos seus colaboradores espalhados pelo mundo.

 

 

 

 

 

Recursos Humanos

Recursos Humanos: porque são importantes?

Os peritos em Recursos Humanos desde sempre encorajam os colaboradores a apostarem nos seus pontos fortes. A ideia é simples, mas difícil de implementar por vários motivos.

Nem sempre temos um bom conhecimento dos nossos pontos fortes, ou não os valorizamos por serem tarefas que realizamos sem dificuldade.

Superpoderes.

Muitas vezes, aquilo que fazemos bem parece fácil e não implica esforço. As chefias, depois de identificarem estes “superpoderes”, poderão requisitar trabalho nessas áreas.

Por vezes, gera-se uma sensação de relutância perante a atribuição de tarefas que parecem demasiado simples, o que pode até ser entendido como uma forma de desconfiança perante outras capacidades adquiridas. Pode ter sido uma aquisição após muito trabalho e investimento pessoal e há a possibilidade de o desinteresse das chefias soar a falta de confiança.

Identificar capacidades especiais na equipa.

Podemos colocar algumas questões de forma a tornar-se mais fácil identificar estas capacidades dentro das equipas.

Sensação de exasperação.

É comum reagirmos com alguma exasperação quando em contacto com algo que para nós é simples, mas para os restantes se prova ser difícil. Refletir sobre situações em que existe esta sensação pode ser uma forma de identificar uma capacidade intrínseca.

Desvalorizar elogios.

Quando somos naturalmente bons em algo, temos a tendência para desvalorizar os elogios que recebemos. Tomem atenção: se é frequente receberem o mesmo elogio, então é provável que a área em questão seja um ponto forte das vossas capacidades.

Se analisarmos, após recrutamento, um grupo de colaboradores, raramente o ponto forte identificado que poderá ter sido decisivo na contratação se encontra em destaque no currículo.

Acompanhar o desenvolvimento pessoal.

Contar com um software de recursos humanos é essencial para acompanhar a progressão da equipa, analisar se os projetos são suficientemente desafiantes, se estão a contribuir para o desenvolvimento do colaborador. Sigam sem dificuldade o desempenho da equipa e avaliem as necessidades de formação.

 

Recursos Humanos

Como gerir talentos nas empresas

A forma como se gere talentos está em constante mudança e, por isso, é importante que as empresas estejam atentas à evolução do mercado e às reais aspirações dos seus colaboradores.

Se uma empresa deseja ser bem sucedida, deve procurar atrair e reter os melhores funcionários. Não basta oferecer um salário alto, existem outros elementos que devem ser considerados, tendo em conta o perfil dos colaboradores.

Oportunidade para crescer.

Desde sempre, as pessoas procuram crescer e evoluir na empresa e as oportunidades devem ser semelhantes em todos os setores. Isto significa ter acesso a cursos e atualizações que auxiliem o colaborador a realizar melhor as suas tarefas e a ganhar novas competências.

Desenvolvimento pessoal.

Hoje em dia, os colaboradores estão preocupados com o seu desenvolvimento pessoal. Um software de Recursos Humanos pode ser muito útil na gestão da oferta de formação e de coaching.

Foco em resultados.

É essencial que as empresas percebam que, mais do que as horas de trabalho, conta a atividade que é realizada. Devem procurar ter uma abordagem flexível dos horários de trabalho, permitindo que este possa ser feito a partir de casa.

A flexibilidade de horários é um dos elementos mais apreciados pelos colaboradores. Com a exceção de algumas funções, é desejável que quase todos os trabalhos possam ser feitos à distância.

Valorizar os projetos.

Quando as equipas são reunidas em função do projeto, a hierarquia pode variar dentro do grupo. Um funcionário numa posição intermédia pode ser o líder de um determinado projeto.

Esta forma de trabalhar permite o despontar de novos talentos. Os cargos são uma indicação, mas não devem ser encarados de forma rígida.

Ambiente de trabalho

Mais do que um trabalho para a vida, os talentos de hoje procuram desafios e novas experiências. Colocados perante duas oportunidades com um valor de salário semelhante, as perspetivas de crescimento e o clima organizacional serão temas decisivos para a escolha.

Garantir um bom ambiente é essencial como elemento de atração. Elementos decorativos e arquitetónicos têm importância, mas o que conta bastante e, principalmente, é o nível de liberdade de expressão e de descontração.