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Como fazer o tratamento de salários e cumprir com o RGPD

O Regulamento Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no passado dia 25 de Maio, trazendo alterações em relação ao tratamento de dados pelas empresas, nomeadamente no processamento de salários. Hoje vamos dedicar o artigo a esse tema, esclarecendo qual o impacto que o RGPD terá no processamento de salários.

A segurança e a sua gestão.

Uma das obrigações do RGPD é a de implementar medidas técnicas e de organização que garantam a segurança dos servidores e de todo o espaço de armazenamento. Outro aspeto relevante no processamento de salários prende-se com a necessidade de garantir a confidencialidade dos dados recolhidos.

Os softwares de Recursos Humanos devem ter uma password para cada colaborador.

A Sage tem soluções de Recursos Humanos que permitem agilizar o processamento de salários, assegurando que o processo será rápido e de acordo com a legislação.

Dar resposta a pedidos.

Deve existir um procedimento para dar resposta aos pedidos de informação que possa fazer o registo do pedido e a resposta dada à questão. As soluções desenhadas de acordo com o RGPD incluem funcionalidades que permitem responder rapidamente aos pedidos e em simultâneo garantir a privacidade dos dados pessoais dos colaboradores. Pedidos de eliminação de dados ou de correção devem estar isolados e ser de fácil acesso pelo utilizador.

Controlar os horários de trabalho.

Se ainda controlam os horários de trabalho através de registos em papel, correm riscos desnecessários. Os colaboradores poderão ter fácil acesso a esta informação e comprometer a privacidade dos dados. A utilização de um software nesta situação simplifica imenso os processos e aumenta incomparavelmente a segurança dos dados. Também é a melhor forma de organizar e proteger dados como e-mails, baixas médicas ou pedidos de férias.

O RGPD chegou e as penalizações para empresas em incumprimento são elevadas. As empresas devem o mais rapidamente possível tentar corrigir e adaptar os seus processos internos às exigências do Regulamento.

Não terá que pedir aos seus colaboradores autorização para lhes processar os salários, mas se deixar um recibo em cima de uma secretária lembre-se que alguém poderá ter acesso a dados pessoais e por em risco a política de privacidade da sua empresa. Não arrisque e comece já a ver o software de recursos humanos que mais se ajusta à sua empresa!

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

RGPD

O RGDP entra em vigor hoje: saiba como a experiência dos Clientes pode ser melhorada

O Regulamento Geral de Proteção de Dados entrou hoje em vigor e afeta todos os negócios que tratem dados pessoais na União Europeia. Embora este novo regulamento tenha obrigado a um esforço suplementar por parte das empresas para se adequarem às novas práticas no tratamento de dados pessoais, poderão beneficiar em muito no que diz respeito à melhoria da experiência dos Clientes.

Neste artigo, vamos ver como o RGPD afetará a segurança e o armazenamento de dados, com destaque para a possibilidade de a sua empresa se focar nos Clientes e como isso fará com que lhe sejam mais fieis.

Mudanças no consumo.

A Internet transformou a forma como comunicamos tanto a nível pessoal como a nível profissional. Através de pagamentos, compras ou envio de e-mails, estamos a partilhar online os nossos dados pessoais, sem disso nos darmos conta.

Temos pedido aos consumidores para partilharem os seus dados para os podermos servir melhor, no entanto, sabermos de que várias empresas guardavam os dados pessoais e posteriormente os vendiam a outras aumentou a relutância dos consumidores em partilharem as suas preferências pessoais.

Políticas de segurança.

O RGPD tem como objetivo devolver aos consumidores o controlo dos seus dados pessoais. Passa a haver a possibilidade de aceder aos dados guardados por empresas, de decidir se desejam editar essas informações, ou mesmo de exercer o direito a ver os seus dados apagados de forma definitiva.

A partir de hoje as empresas devem verificar que todos os procedimentos de recolha de dados estão de acordo com o regulamento. Quem recolhe os dados e os processa deve estar informado do novo regulamento e garantir registo de onde os dados estão guardados, como são usados e como podem ser eliminados.

Quando forem solicitados dados pessoais, os clientes devem ser informados da sua finalidade e durante quanto tempo serão guardados. Também têm a obrigação de informar os clientes sobre os seus direitos.

Outro aspeto desta nova abordagem centrada no Cliente relativamente ao armazenamento de dados é que mesmo que os dados sejam obtidos várias fontes, serão armazenados no mesmo local. Temos uma simplificação no o processo de recolha de dados e também a capacidade de identificar e localizar dados quando necessário.

Uma melhor experiência para o Cliente.

Embora os procedimentos devam ser realizados para cumprir o novo regulamento, o RGPD não precisa ser um desafio de conformidade tão grande como as empresas podem equacionar. Na verdade, a introdução do RGPD é uma oportunidade para ganhar os seus Clientes, explicar que dados são necessários, por que são necessários, com quem a empresa compartilhará as informações e quais os benefícios de atendimento ao cliente que resultarão do seu uso.

A confiança crescente criada pelo regulamento pode gerar maior fidelidade do Cliente. Os consumidores ficarão felizes em partilhar informação com uma marca que eles sabem que está a respeitar sua privacidade, focada nas suas necessidades enquanto Cliente e que mantem seus dados de forma segura dando-lhes a oportunidade de eliminar informações privadas, se desejar.

Em conclusão.

O RGPD pode gerar confiança, aumentar a fidelidade à marca e tornar a experiência do cliente mais personalizada. Em vez de ser vista como um desafio para as empresas, deve ser entendida como uma oportunidade para fortalecer e desenvolver as relações de consumo. Para saber mais sobre este tema ou para se inscrever no webinar gratuito de dia 6 de junho, consulte a nossa página.

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

 

RGPD

Como as empresas podem usar o RGPD para recuperar a confiança dos consumidores

O Regulamento Geral de Proteção de Dados é visto como uma ameaça para as empresas mas pode ser visto como uma oportunidade para recuperar a confiança dos consumidores em relação à segurança dos seus dados e à sua privacidade.

 Empresas como a Apple, cedo perceberam a importância do tratamento de dados. Por exemplo era relação às apps que usam localização, têm obrigatoriamente que consultar os utilizadores de cada vez que queriam aceder a essa informação. Ou seja, o utilizador podia decidir a cada momento, antecipando a exigência relativa ao consentimento que consta agora do RGPD.

Eu sou otimista e acredito que as pessoas são inteligentes – algumas pessoas querem partilhar mais dados do que outras pessoas. Mas perguntem-lhes! “- Steve Jobs, CEO e co-fundador da Apple.

Recuperar controlo sobre os dados pessoais.

O RGPD entra em vigor no próximo dia 25 de Maio e foi pensado para devolver aos cidadãos o controlo dos seus dados, bem como harmonizar as diferentes leis dentro dos Estados membros da União Europeia.

O elemento da confiança é fundamental quando falamos de utilização de serviços digitais. Para todos os negócios relacionados com o tratamento de dados sensíveis a larga escala, esta é a oportunidade para as empresas demonstrarem como se distinguem qualitativamente nesta área.

RGPD como catalisador da mudança.

Na sua maioria, as empresas tinham a informação espalhada por diferentes sistemas, em formato digital e analógico. O RGPD veio obrigar a uma reorganização através das diferentes áreas da empresa e, embora exija a um esforço inicial e contínua vigilância, o resultado será amplamente positivo.

Empresas mais preparadas para a economia digital.

Estas alterações conduzem a uma força de trabalho mais preparada para lidar com estas questões, o que constitui um instrumento fundamental para o êxito de uma estratégia digital.

A pressão das multas.

Sendo verdade que os principais pontos do RGPD já estavam considerados na legislação de alguns países, a grande alteração é o valor das multas por incumprimento. O RGPD estipula o teto de 20 milhões ou 4% da faturação da empresa mas cada parlamento irá legislar sobre o assunto, adequando-o à realidade nacional.

A informação é a melhor defesa.

A Sage preparou uma página com infográficos sobre o RGPD de forma a que seja mais fácil aos empresários compreenderem as implicações deste regulamento. Também realizamos webinares gratuitos sobre o tema, realizando-se o próximo no dia 22 de maio. Para mais informações e inscrições, consulte a nossa página.

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

 

 

 

 

RGPD

RGPD: atividades quotidianas que devem mudar.

No próximo dia 25 de maio, o RGPD entra em vigor na União Europeia. No artigo de hoje, vamos analisar algumas atividades comuns que devemos alterar por entrarem em conflito direto com o regulamento.

Tanto as pequenas como as grandes empresas devem estar preparadas, de forma a evitarem as multas.

Celebrar o aniversário de um colaborador.

É fácil concordar que é um gesto simpático, e são várias as empresas que assinalam o dia de aniversário dos colaboradores. A data de aniversário é também um dado pessoal e, como tal, devem verificar se têm consentimento para a sua divulgação. Recordem que a data de aniversário está geralmente num ficheiro partilhado da empresa, a que muitas pessoas têm acesso.

Cartões de Natal.

Enviar cartões de Natal aos clientes é bastante comum. Incluir a morada pessoal do cliente para um fim não solicitado é entrar em incumprimento em relação ao RGPD. Devem ter a autorização prévia dos clientes e criar bases de dados diferenciadas de acordo com os tipos de comunicação e de autorização concedida.

Almoço de empresa.

Ao planear um almoço de empresa, tenham especial atenção ao modo como se informam sobre alergias alimentares de colaboradores. A situação médica faz parte dos dados pessoais e devem pedir autorização para ter acesso. É fundamental também acautelar a não identificação perante terceiros de quais os colaboradores que necessitam de alimentos especiais.

Reencaminhar um currículo. 

Se necessita de uma segunda opinião sobre um candidato, retire a informação no cabeçalho, onde constam os dados pessoais, antes de partilhar o currículo. Outra das vantagens desta prática é a eliminação de preconceitos no ato de contratação.

Autorizações em e-mail.

Devem reconsiderar a forma como fazem pedidos de autorização no fecho dos e-mails. Esta é uma área que sofreu grandes alterações. A ausência de resposta não serve como autorização, passa a ser necessária uma indicação concreta. O consentimento deve ser específico – evite juntar vários num só pedido – e sempre com uma linguagem clara e acessível.

Responsável pela Proteção de Dados.

De acordo com o RGPD, as empresas terão de designar um responsável pela proteção de dados, que deverá acompanhar a adequação de todos os processos internos ao regulamento. Este funcionário deve promover a circulação de informação sobre o tema dentro da empresa, formando colaboradores e controlando as auditorias a processos de informação.

Este tema tem alguma complexidade e, para ajudar na preparação das empresas, a Sage criou uma página onde encontram informação ou podem inscrever-se no próximo webinar gratuito de 9 de maio. Não arrisquem o futuro das vossas empresas, a melhor defesa é a informação!

 

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

 

 

 

 

RGPD

Instruções para preparar pequenos negócios para o RGPD (2ª parte)

Hoje continuamos o artigo sobre as várias alterações a que devem estar atentos de forma a prepararem a vossa empresa para a entrada em vigor do RGPD no próximo dia 25 de maio.

A segurança dos dados na posse da empresa é, sem dúvida, uma das áreas mais sensíveis.

Segurança.

As empresas devem tentar concentrar todos os dados pessoais e informações sobre pagamentos em poucos dispositivos. Devem também procurar restringir o número de pessoas que têm acesso a estes elementos. O RGPD traz novos desafios sobre como manter em segurança todos estes dados.

Direitos individuais.

Em relação às pessoas contratadas, existe justificação para a empresa estar na posse dos seus dados, não sendo assim necessário pedir consentimento. Contudo, pode ser precisa uma autorização no caso de dados sensíveis como, por exemplo, registos médicos.

Apagar dados.

Com o novo RGPD, a empresa não deve manter os dados dos seus colaboradores sem um motivo, mas o direito a ver a sua informação removida não é absoluto. Esse direito não pode sobrepor-se a outros quando existem razões legais para conservar os dados.

Devem assegurar que os vossos sistemas e processos estão preparados para remover de forma completa a informação recolhida.

Contabilidade e finanças.

O departamento de Contabilidade será, provavelmente, dos menos afetados pelo RGPD. Se este departamento precisar de recolher dados pessoais e a empresa tiver um contrato com esses indivíduos, não será necessário obter consentimento. Mas é condição para esse caso que os dados recolhidos estejam relacionados com tarefas de pessoas contratadas, uma vez que o trabalho é do interesse de ambas as partes.

Se for necessário utilizar os dados pessoais para outros fins, devem recolher consentimento. No caso de recorrerem à subcontratação dos serviços de outras empresas de contabilidade, devem certificar-se que o software utilizado está de acordo com o RGPD.

Tecnologias da informação.

Os departamentos de IT são parte fulcral na preparação das empresas, uma vez que a maioria do trabalho é realizado através das novas tecnologias. Com o aumento do uso da Cloud, devem garantir que a informação armazenada está de acordo com o RGPD.

Mais do que assegurarem que os softwares estão adaptados a esta realidade, há que destruir de forma segura a informação. As bases de dados relativas a clientes que não deram o seu consentimento têm de ser eliminadas.

É fundamental implementar processos de segurança que incluam a notificação de clientes em caso de alguma quebra da referida segurança.

Mesmo uma pequena empresa deve procurar ter uma visão transversal dos vários departamentos para pôr em ação as necessárias transformações. Aconselhamos todos os empresários a participarem no nosso webinar gratuito, a 27 de abril.

 

Para consultar a primeira parte do artigo, clique aqui.

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.