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4 Dicas para comunicar melhor

A tecnologia teve um impacto transformador nas comunicações quer a nível das empresas, quer a nível pessoal. Neste artigo vamos abordar algumas sugestões para melhorar as suas capacidades de comunicação.

Selecionar a informação.

Sem dúvida que uma seleção da informação torna a comunicação mais eficaz. Porém, se colocarem muita informação, pode parecer que estão a exibir demasiados conhecimentos face aos do vosso interlocutor.

Se optarem por incluir mais explicações, podem sempre experimentar uma abordagem delicada. Indiquem que, mesmo que a pessoa a quem se dirigem já tenha conhecimento destes elementos, consideraram melhor incluir explicações mais detalhadas. Desta forma evitam ofender o recetor.

Adequar o discurso.

Selecionem o tom adequado à vossa audiência tendo em conta a sua origem, experiência ou capacidade de compreensão. À medida que avançam, verifiquem se todos estão a perceber e acompanhar a mensagem. Uma das formas de o fazer é perguntar sobre qual o próximo passo lógico, tendo em conta o projeto apresentado.

Linguagem corporal.

Estejam conscientes da importância da linguagem corporal, evitem cruzar os braços, inclinarem-se para trás ou fugirem ao contacto visual. Todos estes gestos podem ser vistos como negativos, assim como, por exemplo, suspirarem ou apoiarem a cabeça na mão. É fácil não se aperceberem da vossa linguagem corporal.

Uma forma de conseguirem analisar onde devem melhorar é pedirem feedback a outros colaboradores. Por difícil que seja ouvir este comentário, é uma oportunidade para melhorarem. Tentem corrigir apenas um elemento de cada vez de vez pois isso costuma ser mais eficaz.

Ouvir atentamente.

Não deve existir multitasking quando se está a comunicar. Mesmo que consigam ouvir e responder com competência enquanto consultam o e-mail, o vosso interlocutor vai sentir que não é importante ou que não lhe é concedida a atenção merecida. Treinem-se a ouvir atentamente, mesmo que esta ação não pareça importante.

Um software que ajuda a comunicar.

Sage Contact e o Office 365 associados ao software de Faturação Sage permitem que estejam sempre em contacto com os vossos clientes, colaboradores ou fornecedores, em qualquer lugar.

As empresas que desejem um lugar no futuro devem investir na conetividade. Comunicar de forma eficaz nunca foi tão importante.

 

 

 

 

 

 

 

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Dicas sobre como evitar um esgotamento

O ritmo de trabalho intenso, combinado com um grau de exigência elevado, conduz a que muitos trabalhadores se sintam à beira de um burnout.

Semanas de trabalho longas, que se podem estender até às 60h semanais, tornam comuns as situações de esgotamento. Os empregadores, conscientes desta situação, reagiram ao longo do tempo de três formas distintas

As reações dos empregadores.

As reações dos empregadores foram mudando no decorrer da última década. A primeira medida passou por compensar financeiramente os colaboradores pelas suas horas extras.

Uma segunda estratégia foi a incorporação de espaços de diversão no local de trabalho. Cafés, ginásios, máquinas de jogos e serviços como lavandarias, numa réplica da vida privada no local de trabalho.

A terceira opção, a mais recente, pautou-se por uma aplicação de programas de saúde mental, nomeadamente programas de mindfulness.

Ir ao centro do problema.

Por muito válidas que sejam estas estratégias, nenhuma delas procurou realmente solucionar a questão relativa ao excesso de trabalho. Não porque não seja possível, mas porque implicaria uma diminuição nos ganhos das empresas.

Analisar a produtividade mantendo uma postura estratégica.

É muito frequente limitarmo-nos a repetir hábitos de trabalho herdados de colaboradores anteriores, sem uma análise dos passos realizados em cada tarefa. As empresas dedicam bastante tempo a desenvolver estratégias para os seus clientes e marcas, esquecendo que esse trabalho também deve ser aplicado à realidade interna.

Definir métricas de produtividade.

Devem-se definir objetivos e planos para atingir essas metas, acompanhando o progresso. Uma das métricas utilizadas passa pela análise do número médio de horas trabalhado. Coloquem como objetivo o melhoramento dessa métrica e analisem os elementos que a afetam positivamente.

Um software de faturação em cloud permite ter acesso à informação guardada e trabalhar à distância a partir de qualquer dispositivo, contribuindo para um aumento da produtividade. São pequenos gestos que transformam o trabalho.

Uma mudança de cada vez.

Porque é difícil mudar hábitos enraizados. Invistam numa mudança de cada vez, dando prioridade ao elemento que mais afeta a vossa produtividade. Procurem o apoio de algum colega que também esteja empenhado em alterar as suas rotinas de trabalho. Com o apoio de outra pessoa, torna-se mais fácil triunfar.

Por fim, podemos afirmar que conseguir uma maior produtividade, diminuindo o número de horas de trabalho, significa que terão sempre de despender algum tempo a planear. Enfrentar mais uma tarefa pode parecer insuportável, mas é a única forma de lidar com a questão de forma satisfatória.

 

 

 

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Como lidar com constantes interrupções no trabalho

Nem sempre é fácil conseguir ser produtivo com constantes interrupções a acontecerem. Por vezes, a situação gera de tal forma tensão, que as interrupções são sentidas como uma ameaça.

É necessário entender estas reações como normais. Gerir o nosso tempo significa gerir as expetativas que os outros têm de nós. As soluções tecnológicas possibilitaram que estivéssemos constantemente em comunicação, e os interlocutores esperam uma resposta instantânea.

Gerir expetativas.

A discrepância entre o que conseguimos realizar e as expetativas que existem geram por vezes uma sensação de culpa e mal-estar generalizado. O resultado são reações de irritação  e a tentativa para ignorarmos o contacto de forma a não recebermos mais solicitações ou pressão.

É possível encontrar o equilíbrio e ajustar as nossas reações, criando um espaço para tarefas de maior concentração no trabalho. Para tal, é necessário melhorar a comunicação, informando dos nossos limites.

Comunicar limites.

Há que estabelecer prioridades  pois nem todas as comunicações têm a mesma importância e urgência. É essencial assumir a necessidade de colocar limites. Separar tempo para trabalho e tempo para a restante vida privada, distinguir espaço dentro do trabalho e estabelecer preferências quanto à forma de comunicar.

É natural que um e-mail escrito ajude na organização do trabalho mas também importa considerar  que um telefonema de um familiar ao final do dia pode ser uma forma mais agradável e calorosa de tratar os que nos são queridos.

Reduzir o tempo de pressão.

É fundamental que, apesar da pressão, existam pausas no trabalho. Deverão criar momentos assinalados na vossa agenda, sem tarefas atribuídas. Estes momentos podem servir para trabalho inesperado, para descansar ou interagir. Se mesmo assim, não conseguirem evitar interrupções, podem sempre mudar de local, deixando o vosso espaço habitual, e indo trabalhar durante algum tempo para um café.

Manter a perspetiva.

Em momentos de trabalho intenso e de pressão familiar, demonstrem um reconhecimento pelo contacto. Num momento oportuno, enviem uma mensagem ou e-mail e agradeçam o contacto. Tentem sugerir um momento mais oportuno para uma comunicação mais longa.

Gerir melhor o tempo com um software de faturação.

Um software de faturação Sage permite uma enorme poupança tempo, possibilitando trabalhar a partir de qualquer lugar, com acesso a informação guardada em cloud. Mais tempo para o trabalho e para a vida privada com os softwares Sage Faturação de última geração.

 

 

 

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Relatórios: 3 indicadores chave para a gestão

Nem todos os gestores e donos de negócios são experts na elaboração e interpretação de relatórios de gestão. Todavia, são estes relatórios que trazem dados importantes para crescer e melhorar: é fundamental que saibam lê-los e tirar algumas ilações.

1. O que vender

No final de um dia no trabalho, o que importa é ter rentabilidade e perceber o caminho para manter o negócio à tona. Por vezes, vão ter que tomar decisões difíceis – por exemplo, descontinuar um produto ou serviço que não cumpre os objetivos de vendas. Os relatórios que vos mostram o top dos melhores e piores produtos, serviços e clientes vão fornecer-vos todas as indicações necessárias sobre o seu desempenho e ajudar-vos a tomar decisões.

2. Precisam de investimento?

Os gestores de negócios proativos atualizam regularmente as suas finanças e estão sempre informados sobre a situação financeira da sua empresa. Com a utilização de uma solução de gestão, contarão sempre com apoio na tomada de decisão, com dados de negócio em tempo real. Ao terem acesso com frequência a relatórios sobre o fluxo de caixa vão poder precaver-se de eventuais problemas financeiros. O planeamento financeiro é fundamental para que qualquer negócio seja bem sucedido.

3. Expandir o negócio

Se a vossa empresa é rentável e encontrou a estabilidade há algum tempo, podem começar a planear o próximo passo. É simples consultar as informações sobre a rentabilidade num determinado período, através de um relatório de demonstração de lucros e perdas ou de resultados. O importante é como vão utilizar essa informação daqui em diante. Existem diversas maneiras de expandirem o vosso negócio, que mudam conforme os vossos objetivos.

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Expandir um negócio localmente

A maioria das pequenas empresas tem como objetivo conquistar a maioria dos clientes da sua comunidade local. Mas quando se estabelecem num único lugar, podem encontrar dificuldades em atrair novos clientes.

Existem ainda várias maneiras que para poderem espalhar a palavra sobre o seu negócio além de sua base de clientes já leais. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para manter sua pequena empresa prosperando em sua comunidade local.

  • Apareçam nos motores de busca: verifiquem se a localização e o número de telefone da vossa empresa estão listados em todos os motores de busca relacionados, como o Google Maps. Vai ajudar-vos se monitorizarem esses sites: forneçam as informações corretas e da forma mais específica possível, incluindo por exemplo o horário de funcionamento.
  • Ter um website. Não precisam de contratar uma equipa de web design para construir um site, mas é certo que têm que ter um! Mesmo sendo um negócio local e muito pequeno, a maioria das pessoas vai pesquisar através dos motores de busca. Para além de informações práticas sobre o funcionamento do negócio, devem oferecer conteúdo interessante: isto dará a oportunidade aos vossos clientes de partilharem o vosso conteúdo sempre que quiserem referir o vosso negócio!
  • Criar uma página de Facebook. Certifiquem-se que estão online: criar um perfil no Facebook é uma ótima maneira de fazer isso. Um perfil social otimizado aparecerá, também, nos resultados de pesquisa, e é muito mais fácil de criar e manter do que um site. Com uma presença social proeminente, poderão ganhar seguidores e publicar atualizações sobre o vosso negócio a quaçquer hora. Poderão, ainda, acompanhar outras empresas locais e aumentar a vossa rede de contactos e estarem mais envolvidos com a comunidade local.
  • Tenham uma grande abertura. Fazer uma abertura em grande ajuda a atrair potenciais clientes, se falamos de um novo negócio. Se quiserem refrescar a vossa imagem, também o podem fazer! É uma excelente desculpa para realizar um evento que vai atrair clientes antigos e novos. Podem, durante o evento, recolher os contactos dos convidados e construir uma lista de clientes. Uma opção para divulgarem o evento é publicitarem-no através do Facebook.

Tenham a certeza de que as pessoas vos conhecem e sabem de quem é o rosto por trás da empresa. Conhecerem a vossa cara humaniza a empresa e torna o negócio mais atrativo e confiável: é esta característica que distingue as pequenas empresas em primeiro lugar. Concentrem-se em fazer crescer o vosso negócio localmente: escolham o software de faturação Sage para ganharem mais tempo e eficiência!