A navegar na categoria

Sage Faturação

Sage Faturação

Desafios de trabalhar com um horário flexível

São várias as empresas que facilitam aos seus colaboradores uma flexibilidade de horário. Poder trabalhar em horários adaptados às necessidades permite uma maior harmonia da vida privada com o trabalho.

A perspetiva de trabalhar de casa também é bastante atraente, permitindo poupar tempo e gastos em deslocações.

Trabalhar de casa.

Nem sempre é mais fácil trabalhar em casa, existem tarefas por fazer e distrações à mão de semear. É necessária uma maior capacidade de organização, mas os benefícios parecem ser evidentes. 98% das empresas que implementaram este regime de trabalho flexível não encontram pontos negativos.

Manter uma rotina.

Parece existir um consenso em torno da vantagem em manter uma rotina, começar à mesma hora e com o mesmo tipo de tarefas. O ser humano cria padrões de comportamento que o auxiliam a atingir objetivos, seja tomar um café na rua ou vestir-se como se fosse sair para o escritório.

Estipular um sinal para terminar o dia.

No meio de todas as tarefas, é fácil esquecer que as horas passam e que o dia de trabalho deve ser encerrado. Não é invulgar que os trabalhadores freelancers façam jornadas mais longas, por não terem sinais exteriores que lhes indiquem que o dia de trabalho deve ser encerrado.

Mudem para uma roupa confortável, se não têm um escritório, arrumem o material de trabalho, e preparem a passagem para um momento de descontração.

Estabeleçam um calendário com uma lista de tarefas.

Quando existe bastante autonomia, é fácil perder de vista o tempo que se gasta em cada tarefa. Manter um calendário permite uma maior organização, não esquecer tarefas e controlar de modo eficaz o tempo dedicado a cada uma delas.

Procrastinar, uma forma de estar perigosa.

Recordem que o objetivo da flexibilidade não é passar o tempo todo a trabalhar. É necessário salvaguardar momentos para a família, ou para cuidarem de si próprios, e para isso é fundamental manter uma distinção clara entre os momentos de trabalho e lazer.

Procrastinar causa uma desorganização do tempo, com efeitos negativos no próprio trabalho. Há que tentar manter um intervalo de segurança, recordando sempre que existe a possibilidade de surgirem novas tarefas.

Um software de Faturação que melhora a organização.

A Sage dispõe de software de Faturação que integra o Office 365, permitindo uma melhor gestão das tarefas. Automatização de tarefas para uma gestão mais eficaz e economia de tempo.

Uma maior autonomia e flexibilidade são elementos fundamentais para a gestão de negócios. Aplicadas de forma correta, permitem uma melhoria do trabalho e da vida privada para todas as partes envolvidas.

 

 

 

 

 

 

Sage Faturação

Criatividade versus Produtividade

A criatividade e a produtividade são muitas vezes vistas como forças antagónicas no trabalho, mas a verdade é que a criatividade gera soluções que aumentam a produtividade.

Pensar de forma criativa permite resolver problemas e encontrar caminhos alternativos para alcançar uma maior produtividade. Décadas de investigação possibilitaram identificar traços e padrões que impulsionam a criatividade e, baseados nestes elementos, podemos elaborar truques ou métodos que nos auxiliem.

Criar um distanciamento psicológico.

Somos naturalmente mais criativos quando não estamos o tempo todo imersos numa tarefa. Esse afastamento pode ser criado através de um distanciamento físico do local de trabalho, ou dedicando algum tempo a outro projeto. Outra forma de gerar distância é colocar-se no lugar de outra pessoa, ganhando uma perspetiva diferente sobre o tema.

Realizar as tarefas prioritárias nas horas mais produtivas.

Todas as pessoas têm um horário no qual são mais produtivas e é nesse período que devem dedicar-se a executar as tarefas prioritárias. Um autoconhecimento permite identificar qual o momento do dia em que somos mais rentáveis.

A maioria das pessoas têm ciclos de maior concentração que duram entre 90 a 120 minutos. Devem realizar pausas entre estes momentos, de forma a recarregarem energias para o próximo ciclo.

Podem analisar a evolução da vossa produtividade através de um registo no qual inserem informação sobre a vossa energia, concentração e motivação ao longo de três semanas.

Findo esse período de análise, será mais simples identificarem quais os momentos de maior produtividade. Os períodos mais baixos podem ser reservados para tarefas administrativas, em regra menos exigentes.

Constrangimentos à criatividade.

Os criativos não lidam bem com a microgestão, mas algumas restrições podem funcionar como um desafio. Investigadores observaram que, quando sujeita a limitações, a maioria das pessoas tende a demonstrar uma maior criatividade.

A verdade é que, quando os recursos são abundantes, existe um incentivo menor à inovação, o que significa que a criatividade deve ser cultivada e fomentada.

Em conclusão:

Aprender a manter um foco de atenção sem distrações irá trazer, a longo prazo, maior criatividade e produtividade no local de trabalho. Um software Sage Faturação permite o tratamento de tarefas administrativas e a automatização de procedimentos.

Invistam energia criativa na empresa, utilizem o tempo disponível para rever procedimentos e aumentar a vossa produtividade. Lembrem-se, o vosso projeto pode ser a vossa obra prima.

 

 

 

Faturação Sage Faturação

4 Dicas para comunicar melhor

A tecnologia teve um impacto transformador nas comunicações quer a nível das empresas, quer a nível pessoal. Neste artigo vamos abordar algumas sugestões para melhorar as suas capacidades de comunicação.

Selecionar a informação.

Sem dúvida que uma seleção da informação torna a comunicação mais eficaz. Porém, se colocarem muita informação, pode parecer que estão a exibir demasiados conhecimentos face aos do vosso interlocutor.

Se optarem por incluir mais explicações, podem sempre experimentar uma abordagem delicada. Indiquem que, mesmo que a pessoa a quem se dirigem já tenha conhecimento destes elementos, consideraram melhor incluir explicações mais detalhadas. Desta forma evitam ofender o recetor.

Adequar o discurso.

Selecionem o tom adequado à vossa audiência tendo em conta a sua origem, experiência ou capacidade de compreensão. À medida que avançam, verifiquem se todos estão a perceber e acompanhar a mensagem. Uma das formas de o fazer é perguntar sobre qual o próximo passo lógico, tendo em conta o projeto apresentado.

Linguagem corporal.

Estejam conscientes da importância da linguagem corporal, evitem cruzar os braços, inclinarem-se para trás ou fugirem ao contacto visual. Todos estes gestos podem ser vistos como negativos, assim como, por exemplo, suspirarem ou apoiarem a cabeça na mão. É fácil não se aperceberem da vossa linguagem corporal.

Uma forma de conseguirem analisar onde devem melhorar é pedirem feedback a outros colaboradores. Por difícil que seja ouvir este comentário, é uma oportunidade para melhorarem. Tentem corrigir apenas um elemento de cada vez de vez pois isso costuma ser mais eficaz.

Ouvir atentamente.

Não deve existir multitasking quando se está a comunicar. Mesmo que consigam ouvir e responder com competência enquanto consultam o e-mail, o vosso interlocutor vai sentir que não é importante ou que não lhe é concedida a atenção merecida. Treinem-se a ouvir atentamente, mesmo que esta ação não pareça importante.

Um software que ajuda a comunicar.

Sage Contact e o Office 365 associados ao software de Faturação Sage permitem que estejam sempre em contacto com os vossos clientes, colaboradores ou fornecedores, em qualquer lugar.

As empresas que desejem um lugar no futuro devem investir na conetividade. Comunicar de forma eficaz nunca foi tão importante.

 

 

 

 

 

 

 

Faturação Sage Faturação

Dicas sobre como evitar um esgotamento

O ritmo de trabalho intenso, combinado com um grau de exigência elevado, conduz a que muitos trabalhadores se sintam à beira de um burnout.

Semanas de trabalho longas, que se podem estender até às 60h semanais, tornam comuns as situações de esgotamento. Os empregadores, conscientes desta situação, reagiram ao longo do tempo de três formas distintas

As reações dos empregadores.

As reações dos empregadores foram mudando no decorrer da última década. A primeira medida passou por compensar financeiramente os colaboradores pelas suas horas extras.

Uma segunda estratégia foi a incorporação de espaços de diversão no local de trabalho. Cafés, ginásios, máquinas de jogos e serviços como lavandarias, numa réplica da vida privada no local de trabalho.

A terceira opção, a mais recente, pautou-se por uma aplicação de programas de saúde mental, nomeadamente programas de mindfulness.

Ir ao centro do problema.

Por muito válidas que sejam estas estratégias, nenhuma delas procurou realmente solucionar a questão relativa ao excesso de trabalho. Não porque não seja possível, mas porque implicaria uma diminuição nos ganhos das empresas.

Analisar a produtividade mantendo uma postura estratégica.

É muito frequente limitarmo-nos a repetir hábitos de trabalho herdados de colaboradores anteriores, sem uma análise dos passos realizados em cada tarefa. As empresas dedicam bastante tempo a desenvolver estratégias para os seus clientes e marcas, esquecendo que esse trabalho também deve ser aplicado à realidade interna.

Definir métricas de produtividade.

Devem-se definir objetivos e planos para atingir essas metas, acompanhando o progresso. Uma das métricas utilizadas passa pela análise do número médio de horas trabalhado. Coloquem como objetivo o melhoramento dessa métrica e analisem os elementos que a afetam positivamente.

Um software de faturação em cloud permite ter acesso à informação guardada e trabalhar à distância a partir de qualquer dispositivo, contribuindo para um aumento da produtividade. São pequenos gestos que transformam o trabalho.

Uma mudança de cada vez.

Porque é difícil mudar hábitos enraizados. Invistam numa mudança de cada vez, dando prioridade ao elemento que mais afeta a vossa produtividade. Procurem o apoio de algum colega que também esteja empenhado em alterar as suas rotinas de trabalho. Com o apoio de outra pessoa, torna-se mais fácil triunfar.

Por fim, podemos afirmar que conseguir uma maior produtividade, diminuindo o número de horas de trabalho, significa que terão sempre de despender algum tempo a planear. Enfrentar mais uma tarefa pode parecer insuportável, mas é a única forma de lidar com a questão de forma satisfatória.

 

 

 

Faturação Sage Faturação

Como lidar com constantes interrupções no trabalho

Nem sempre é fácil conseguir ser produtivo com constantes interrupções a acontecerem. Por vezes, a situação gera de tal forma tensão, que as interrupções são sentidas como uma ameaça.

É necessário entender estas reações como normais. Gerir o nosso tempo significa gerir as expetativas que os outros têm de nós. As soluções tecnológicas possibilitaram que estivéssemos constantemente em comunicação, e os interlocutores esperam uma resposta instantânea.

Gerir expetativas.

A discrepância entre o que conseguimos realizar e as expetativas que existem geram por vezes uma sensação de culpa e mal-estar generalizado. O resultado são reações de irritação  e a tentativa para ignorarmos o contacto de forma a não recebermos mais solicitações ou pressão.

É possível encontrar o equilíbrio e ajustar as nossas reações, criando um espaço para tarefas de maior concentração no trabalho. Para tal, é necessário melhorar a comunicação, informando dos nossos limites.

Comunicar limites.

Há que estabelecer prioridades  pois nem todas as comunicações têm a mesma importância e urgência. É essencial assumir a necessidade de colocar limites. Separar tempo para trabalho e tempo para a restante vida privada, distinguir espaço dentro do trabalho e estabelecer preferências quanto à forma de comunicar.

É natural que um e-mail escrito ajude na organização do trabalho mas também importa considerar  que um telefonema de um familiar ao final do dia pode ser uma forma mais agradável e calorosa de tratar os que nos são queridos.

Reduzir o tempo de pressão.

É fundamental que, apesar da pressão, existam pausas no trabalho. Deverão criar momentos assinalados na vossa agenda, sem tarefas atribuídas. Estes momentos podem servir para trabalho inesperado, para descansar ou interagir. Se mesmo assim, não conseguirem evitar interrupções, podem sempre mudar de local, deixando o vosso espaço habitual, e indo trabalhar durante algum tempo para um café.

Manter a perspetiva.

Em momentos de trabalho intenso e de pressão familiar, demonstrem um reconhecimento pelo contacto. Num momento oportuno, enviem uma mensagem ou e-mail e agradeçam o contacto. Tentem sugerir um momento mais oportuno para uma comunicação mais longa.

Gerir melhor o tempo com um software de faturação.

Um software de faturação Sage permite uma enorme poupança tempo, possibilitando trabalhar a partir de qualquer lugar, com acesso a informação guardada em cloud. Mais tempo para o trabalho e para a vida privada com os softwares Sage Faturação de última geração.