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Sage Faturação

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Devem optar por outsourcing na vossa pequena empresa – Parte I

Outsourcing, o anglicismo que já pertence ao dicionário do empreendedorismo português. Falamos de contratação de funcionário externos, de acordo com necessidades pontuais. O outsourcing de atividades no vosso negócio pode permitir que se foquem no que realmente interessa e pode ajudar a reduzir custos e aumentar rentabilidade. Considerem algumas indicações para tirarem maior proveito desta opção.

Analisem as atividades que podem ser entregues a outsourcing

A aplicação de contratações externas ao vosso negócio principal não é aconselhável, apesar de levar a redução de encargos e tributações que acompanham um colaborador. O que acontece por vezes é que, com vista a menores gastos, contratam profissionais sem o perfil indicado para a vossa empresa. Assegurem-se que mantém os níveis de qualidade do vosso serviço.

No entanto, caso se deparem com um volume crescente de vendas, o outsourcing pode estar em cima da mesa. Prevejam picos de venda com análises informadas e estudem todas as vantagens e desvantagens de cada passo de outsourcing, sem se focarem apenas nos custos.

Comecem pelos serviços pontuais

Nas vossas primeiras experiências com outsourcing, optem por testar serviços pontuais, que não impliquem envolvimento no dia a dia do vosso negócio. Considerem todos os serviços regulares necessários ao funcionamento da vossa empresa que não exijam trabalho a tempo inteiro, desde a manutenção de equipamentos à medicina no trabalho ou à limpeza do vosso espaço de trabalho. Façam uma análise comparativa entre contratação e outsourcing, para fundamentar a vossa decisão com dados reais.

Tracem o vosso objetivo

Pretendem reduzir custos ou aumentar produtividade? Raramente conseguimos atingir estes dois objetivos simultaneamente. Por isso, procurem antes uma redução de custos que assegure também os níveis de qualidade do vosso produto ou serviço. As consequências do outsourcing devem ser sempre positivas!

Na segunda parte deste artigo, vamos estudar as áreas do vosso negócio que mais se prestam ao outsourcing.

 

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Alterações à obrigatoriedade de emissões de faturas

O Decreto-Lei n.º 28/2019 trouxe em fevereiro de 2019 algumas alterações à obrigatoriedade de emissão de faturas. Vamos rever o que muda.

Utilização de Sistema de faturação certificado

Em 2019, os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional com volume de negócios igual ou superior a 75 000€ são obrigados à utilização de programa informático certificado pela Autoridade Tributária (“AT”) para a emissão de faturas. Em 2020, passará a ser a partir de 50 000€. Garanta o cumprimento desta necessidade com uma das soluções de Faturação Sage.

Limitação da dispensa de emissão de fatura

A possibilidade da dispensa de emissão de fatura tornou-se mais limitada, pois cingira-se à prestação de determinados serviços: as prestações de serviços de entradas em bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, palácios, monumentos, parques, perímetros florestais, jardins botânicos, zoológicos e serviços prestados por sujeitos passivos que exerçam a atividade económica de diversão itinerante, quando seja emitido um bilhete de transporte, ingresso ou documento comprovativo do pagamento (altera o artigo 40.º do CIVA).

Dispensa de impressão de faturas em papel ou da sua transmissão via eletrónica

No caso das faturas serem comunicadas em tempo real, através de um webservice, a impressão de faturas em papel é dispensada, desde que o consumidor final o solicite e indique o seu NIF. A transmissão por via eletrónica para o adquirente ou destinatário também fica dispensada, sempre que este não seja sujeito passivo. No entanto, se for solicitada, a fatura não pode ser recusada.

 

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Como calcular custos de armazenamento

Em atividades de negócio que exijam logística, surge a necessidade de alocar verbas e local para armazenamento. Cada caso é um caso e cada negócio necessita de calcular os seus custos de armazenamento.

O custo de armazenamento, ou seja, o preço de manter produtos armazenados por um determinado período, é um valor a considerar sobre produtos ou matéria-prima que são armazenados após produção ou compra. No entanto, nem todos os produtos são iguais. Alguns são perecíveis e exigem condições de temperatura específicas. Outros exigem formas de armazenamento mais inusitadas ou ainda são mais propensos a perdas, roubos ou estragos devido a sensibilidade. Podem ainda acrescentar-se custos de transporte, dentro do mesmo armazém, e custos de iluminação e ventilação, por exemplo.

Comecemos por contabilizar o valor bruto da mercadoria em stock, que, caso não existisse, seria um valor aplicado no mercado financeiro, a gerar lucro para o negócio. Quando os produtos são requisitados, existem custos com os colaboradores cuja função é processar esses mesmos pedidos. Que também podem exigir embalagens para o transporte. Ainda devemos contabilizar o trabalho dos profissionais de logística e administrativos que fazem acontecer todos os movimentos.

Por isso, ao calcular o custo de armazenamento de produtos, considerem os seguintes fatores:

  • Aluguer de armazém ou custos de armazém próprio;
  • Serviços (água, eletricidade, etc);
  • Manutenção do espaço e de equipamentos;
  • Custo de mão-de-obra;
  • Materiais de armazenamento (paletes) e de transporte (embalagens);

Armazenamento exige gestão de inventários, para que os movimentos de produtos nunca impliquem irregularidades de stock. Invistam numa solução Sage que apoiará estes processos.

Equacionem as vossas entregas e movimentos de mercadoria de forma eficiente, para pouparem com custos operacionais. A correta análise de vendas indicar-vos-á o stock certo a assegurar, sem que ocupem espaço de armazém a prejuízo. Invistam na organização física do espaço de armazenamento para evitarem danos e perdas de produto.

 

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BStrong: Centralização e proteção de dados pessoais, numa cadeia de lojas nacional

Concebida a pensar nos sneakers addicts, a BStrong lançou quatro marcas próprias diferentes, além de ter celebrado parcerias com muitas das principais marcas da área, como a Nike, Adidas e Converse. Desde a sua fundação em 2013, abriram uma loja online e 14 lojas físicas, de norte a sul do país. Em 2018, centralizaram com sucesso os dados com o apoio da Sage.

Para responder em conformidade das alterações introduzidas no Regulamento Geral de Proteção de Dados e garantir a segurança dos dados da empresa, a Emocion Sport/BStrong implementou a solução Sage 50cloud Loja, com o apoio da Samsys. A migração desenvolvida, da solução Sage Retail para a solução Sage 50cloud Loja, permitiu a integração da faturação com o servidor online.

Este desafio passou pelos seguintes passos: executar a migração da aplicação o mais depressa possível; reestruturar a aplicação ao nível das empresas e utilizadores; garantir o acesso de cada utilizador aos computadores; e verificar o funcionamento de impressão e etiquetagem, assim como posterior instalação nos novos servidores. O processo, que levou três meses, passou pela configuração do modo offline da rede do terminal service; dessa forma, no caso de indisponibilidade de acesso ao servidor, o posto pode trabalhar nesse estado para integração da faturação com o servidor online.

A intervenção da Sage prendeu-se com a sensibilidade de uma migração de quatro empresas e 18 lojas, que ocorreu entre junho e início de agosto de 2018. Os maiores desafios passaram pela identificação de perfis de acesso a dados pessoais; identificação de campos pessoais; facultar uma funcionalidade de esquecimento para que um cliente possa ser eliminado da base de dados; gestão de consentimento de dados pessoais; e lançamento de formulários para o mesmo.

Por fim, para centralizar o acesso à informação e controlar os acessos de várias lojas, a solução surgiu no formato de um sistema de VPN, entre as várias localizações, impossibilitando acessos não permitidos.

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Estão prontos para se dedicarem por inteiro ao vosso negócio?

O vosso pequeno negócio corre de vento em poupa. Estão a arrecadar muitas vendas e sonham com a demissão do vosso emprego seguro, para se dedicarem ao vosso pequeno negócio? Antes de fazerem a vossa decisão, devem tomar o pulso às vossas finanças.

Tenham tanto cuidado com as vossas margens de lucro quanto o cuidado que têm com os vossos materiais. Invistam num planeamento financeiro para terem uma visão clara da viabilidade do vosso negócio. Considerem os seguintes pontos:

Fazem lucro suficiente?

O primeiro passo num negócio viável é uma tarifação correta. Analisem os vossos dados de contabilidade para compreender se estão a cobrar os valores certos e como podem aumentar a cobrança ao acrescentar mais valias ao vosso produto.

Qual a origem dos vossos clientes?

Estudem os vossos canais de venda. Pode ser que um site de vendas online venda mais do que outro. Consciência destes fatores oferece-vos mais informação no momento de tomar decisões de marketing.

O vosso rendimento é impactado por modas?

Para além da época de Natal, conseguem identificar outros picos de vendas, ao longo do ano? Ajustem o vosso ano de acordo com os eventos que tragam mais vendas. Por outro lado, assegurem-se que o conhecimento da época baixa pode ser aplicado em desenvolvimento de novos produtos ou de marketing.

De que rendimento precisam para se poderem despedir?

Enfrentem este número de frente. Qual o nível de vendas de que precisam para equiparar o vosso rendimento atual? Assim, podem desenhar uma cronograma para vos guiar até chegarem ao vosso objetivo.

Estar a par das finanças é importante para qualquer negócio. Particularmente, para negócios pequenos. Garantam esta perceção com as soluções de Faturação Sage, de acordo com a vossa atividade. Ganhem acessibilidade a todas as vossas vendas e compras, para manter o vosso negócio criativo no bom caminho!