Controlar o fluxo de caixa

Já pararam para pensar como andam as finanças da vossa empresa? O que poderiam fazer para otimizar a gestão dos vossos recursos financeiros? Neste artigo, vão perceber melhor como fazer o fluxo de caixa e como esta ferramenta pode ser o pontapé inicial para que organizem melhor as vossas finanças.

O fluxo de caixa é, sem dúvida, uma das ferramentas mais úteis não apenas para controlar e gerir as finanças empresariais, mas também para tomar decisões de extrema importância para a organização, como a identificação de necessidade de cortes, investimentos e até mesmo realocação de recursos ou redefinição de processos.

O que é o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que, apesar do nome, considera não só o dinheiro propriamente dito da empresa, mas também os recursos disponíveis como contas-correntes e aplicações de curto prazo. Essa ferramenta é essencial para qualquer tipo de negócio, independentemente do tamanho, e indica a disponibilidade de recursos em um determinado período.

Na prática

Mesmo que estejam a começar o vosso negócio, já podem incluir na rotina o fluxo de caixa. Assim, será necessário separar os saldos inicias da caixa e das contas-correntes e também das aplicações a curto prazo.

Depois, podem utilizar uma tabela eletrónica ou um software de gestão e é só registar esses valores, bem como as entradas que serão representadas pelos recebimentos da vossa empresa, valores referentes a clientes e outras receitas, e também as saídas — representadas pelo pagamento de salários, contas, fornecedores, entre outros. Após comparar os saldos iniciais com todas as entradas e saídas, verão que o fluxo de caixa apresentará os recursos disponíveis num determinado período e que podem ser utilizados de acordo com as suas necessidades.

Passo a passo

Organizem as contas da empresa: Onde estão disponíveis os recursos financeiros da empresa? Existe mais de uma conta responsável pelos pagamentos ou recebimentos do negócio? Todas elas devem estar devidamente organizadas.

Discriminem o saldo inicial completo de cada conta: O segundo passo é identificar qual o valor inicial disponível nas contas, em cada período. Com o auxílio de um software como Sage One, este valor será atualizado a cada lançamento e, por isso, é sempre válido conferir se os valores batem certo. Determinem uma data fixa periódica para conferir, isso ajudará a identificar falhas processuais e as devidas soluções.

Categorizem despesas e receitas: Apenas números isolados não trarão a análise necessária para as decisões de gestor. Por isso, é preciso, além de especificar quais correspondem a despesas e receitas, categorizá-las.

Possibilidades do fluxo de caixa

E o que podem fazer com as informações do fluxo de caixa? Como é uma ferramenta financeira, poderá ser utilizada de várias formas na gestão da vossa empresa. Pode dar-vos uma boa noção das vossas finanças no futuro, permitindo conhecer antecipadamente as entradas e saídas que serão feitas num determinado período.

Outra utilização, que dependerá do nível de informatização dessa ferramenta, é a separação das despesas em categorias, o que permite uma análise diferenciada por tipo e valor que está a ser gasto, o que pode ser utilizado para definir substituições ou até mesmo corte de alguns gastos.

Cuidados ao elaborar o fluxo de caixa

É preciso tomar alguns cuidados para que o fluxo de caixa seja realmente efetivo, como relacionar todas as entradas e saídas, independentemente do valor, e de preferência utilizar um software integrado de gestão que permita que as informações sejam obtidas de outras áreas, como o departamento de compras e de vendas.

Fiquem atentos também à periodicidade da elaboração, ou seja, ao prazo em que são inseridas as informações — que, de preferência, deve ser diário para que tenham a informação em tempo real. Com todos os dados e análises financeiras em mãos, não se esqueçam de ter atenção ao planeamento estratégico da vossa empresa. Muitos dos insights gerados através desta ferramenta são de grande importância para o futuro da organização e, por isso, precisam ser considerados em ajustes no plano inicial. Isso garantirá um crescimento sustentável do vosso negócio.