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Como criar uma cultura empresarial inteligente com menos reuniões

As reuniões podem ser um verdadeiro pesadelo dentro das empresas. Em metade dos casos, os colaboradores sentem que não têm qualquer utilidade.

No entanto, as reuniões podem fomentar a sensação de camaradagem e a procura de soluções através de brainstorming. Permitem, por vezes, ultrapassar limitações através da comunicação direta.

Em algumas empresas, a melhor forma de adiar assuntos difíceis é propor a marcação de uma reunião. As reuniões em excesso ou marcadas por pura rotina podem desencorajar os colaboradores, baixar o moral e conduzir a ideias menos ajustadas ou acertadas.

Guerra às reuniões?

Há reuniões que constituem uma forma de comunicação útil para o alinhamento de prioridades dentro das equipas. Mas é importante treinar os colaboradores para entenderem as reuniões como um tempo precioso, que tem custos para a empresa.

Realizar um inventário.

É importante saber quantas reuniões acontecem e sobre que temas, avaliando a sua pertinência. As reuniões de emergência sem planeamento prévio quase sempre resultam num desperdício de tempo e devem ser evitadas.

Recordar a cultura da empresa.

Todas as reuniões que permitam um aprofundar do funcionamento da empresa são muito benéficas. Na verdade, possibilitam a partilha de ideias e uma melhor definição do alinhamento das prioridades. Este tipo de reuniões gera as melhores ideias e dá uma resposta mais rápida aos desafios que se colocam.

Quanto maior for o nível de participação dos colaboradores, maior é a tentação de convocar reuniões. Empresas em que toda a estratégia é tomada pelos executivos de topo não necessitam de muitas reuniões que envolvam os restantes colaboradores.

Devem colocar-se algumas questões antes de marcar uma reunião:

  • É necessária ou existe uma outra forma de resolver o assunto que implique menos tempo?
  • Através de plataformas de gestão de tarefas, conseguem informar os vários colaboradores dos diferentes estágios do projeto?
  • Quem são as pessoas que têm necessariamente de estar na reunião? É útil permitir que alguns colaboradores enviem o seu contributo previamente por e-mail.
  • Garantir que a agenda da reunião é clara. Tenham os materiais preparados para partilhar, assim como resumos escritos dos pontos mais importantes.

Se, por acaso, o promotor da reunião não tiver enviado previamente uma agenda pormenorizada, então o melhor será proceder à sua desmarcação. É uma forma de demonstrarem claramente que não há tempo a perder.

Organização a todos os níveis.

Uma forma de prepararem as reuniões passa por terem uma visão completa da empresa. A Sage tem soluções de ERP para pequenas e médias empresas que desejam ter uma visão transversal dos processos de negócio. Apresentem nas reuniões dados concretos e baseiem as vossas sugestões em relatórios de gestão.

Em conclusão:

Lembrem-se que o inimigo não são as reuniões, mas o mau planeamento destas. Usadas de forma inteligente, podem ser uma forma de alcançar soluções que de outro modo não nasceriam, enquanto ganham tempo para outras tarefas.

 

 

 

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