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Como lidar com constantes interrupções no trabalho

Nem sempre é fácil conseguir ser produtivo com constantes interrupções a acontecerem. Por vezes, a situação gera de tal forma tensão, que as interrupções são sentidas como uma ameaça.

É necessário entender estas reações como normais. Gerir o nosso tempo significa gerir as expetativas que os outros têm de nós. As soluções tecnológicas possibilitaram que estivéssemos constantemente em comunicação, e os interlocutores esperam uma resposta instantânea.

Gerir expetativas.

A discrepância entre o que conseguimos realizar e as expetativas que existem geram por vezes uma sensação de culpa e mal-estar generalizado. O resultado são reações de irritação  e a tentativa para ignorarmos o contacto de forma a não recebermos mais solicitações ou pressão.

É possível encontrar o equilíbrio e ajustar as nossas reações, criando um espaço para tarefas de maior concentração no trabalho. Para tal, é necessário melhorar a comunicação, informando dos nossos limites.

Comunicar limites.

Há que estabelecer prioridades  pois nem todas as comunicações têm a mesma importância e urgência. É essencial assumir a necessidade de colocar limites. Separar tempo para trabalho e tempo para a restante vida privada, distinguir espaço dentro do trabalho e estabelecer preferências quanto à forma de comunicar.

É natural que um e-mail escrito ajude na organização do trabalho mas também importa considerar  que um telefonema de um familiar ao final do dia pode ser uma forma mais agradável e calorosa de tratar os que nos são queridos.

Reduzir o tempo de pressão.

É fundamental que, apesar da pressão, existam pausas no trabalho. Deverão criar momentos assinalados na vossa agenda, sem tarefas atribuídas. Estes momentos podem servir para trabalho inesperado, para descansar ou interagir. Se mesmo assim, não conseguirem evitar interrupções, podem sempre mudar de local, deixando o vosso espaço habitual, e indo trabalhar durante algum tempo para um café.

Manter a perspetiva.

Em momentos de trabalho intenso e de pressão familiar, demonstrem um reconhecimento pelo contacto. Num momento oportuno, enviem uma mensagem ou e-mail e agradeçam o contacto. Tentem sugerir um momento mais oportuno para uma comunicação mais longa.

Gerir melhor o tempo com um software de faturação.

Um software de faturação Sage permite uma enorme poupança tempo, possibilitando trabalhar a partir de qualquer lugar, com acesso a informação guardada em cloud. Mais tempo para o trabalho e para a vida privada com os softwares Sage Faturação de última geração.

 

 

 

Sage Sessions

Sage Sessions – A Revolução 4.0 por João Vasconcelos – 2ª parte

João Vasconcelos, ex-secretário de estado da Industria, esteve presente no evento Sage Sessions em Lisboa, para nos falar da transformação digital dos negócios. Continuamos com a segunda parte do artigo, resumindo alguns dos pontos mais interessantes do seu discurso.

 O mercado em Portugal.

 As empresas devem ter em consideração as características do seu mercado, e o mercado português está a envelhecer, o que irá trazer modificações no consumo. O consumo de produtos de saúde irá aumentar, assim como de tudo o que está relacionado com conforto e viagens.

Com menos capacidade de consumo, mas com uma relação intuitiva em relação às novas tecnologias, a geração dos nativos digitais aderiu ao comércio eletrónico. Uma geração em que o primeiro telemóvel é um smartphone, com todas as apps que remetem para o conforto e resolução de problemas.

A Europa não tem parado de perder terreno para um gigante como a China, todas as suas empresas mais promissoras acabam por ser compradas, nunca chegando a desenvolver-se plenamente na Europa. Na última década, enquanto a China apostava no comércio eletrónico, a Europa apostou em patentes, tentando proteger a sua propriedade intelectual, mantendo a liderança apenas no fabrico automóvel e nos produtos de luxo.

O futuro das empresas portuguesas.

 As empresas devem informar-se das medidas de incentivo dentro do programa de governo, sendo que uma delas é particularmente importante – vale industria 4.0. Destinado a pequenas empresas sem presença digital, como forma de incentivo à criação de um site, campanha ou aquisição de software digital. As empresas devem aprender a gerir esses conteúdos e plataformas, sem dependerem de empresas externas.

Um dos elementos mais valiosos para as empresas, são os cérebros ou a capacidade criativa e inovadora das pessoas. Portugal não está ainda em condições de atrair cérebros, e nos últimos anos chegou a incentivar a saída de alguns dos elementos mais promissores. As remunerações pagas em Portugal são baixas e as empresas terão de mudar substancialmente, antes de conseguirem suportar outra politica de remuneração.

 Défice educacional.

Existe um problema profundo de baixa escolaridade, de défice educacional seja a nível de empresários, clientes, políticos, ou de plateias. A pouca preparação da população leva a que sejam menos permeáveis às novas tecnologias.

Participar em conferencias, eventos sobre estas questões são uma forma de conseguir um pouco mais de preparação. Sendo um mundo novo que se apresenta, vão ser cometidos erros pelos CEO, e não existem guias sobre como adaptar e incorporar as novas tecnologias.

Em Portugal temos muitas startups, e algumas empresas que estando em áreas tradicionais como no sector têxtil ou na agricultura, incorporam as novas tecnologias no seu quotidiano. Empresas agrícolas em que drones analisam a necessidade de rega ou empresas têxteis que personalizam produtos de acordo com o desejo dos clientes.

Em conclusão.

Esta mudança profunda, vem abrir espaço e apetência para tudo o que é humano, para experiências em que se sinta emoção e sentimento, como concertos ao vivo. Um gosto por séries limitadas de produtos, um apresso pelo que parece único e irrepetível. É necessária uma postura de irreverência, pensar em “Tudo o que fazemos melhor que uma máquina” e arriscar, porque se hesitarmos, outros irão ganhar o produto ou o mercado.

Veja o vídeo integral da conferência de João Vasconcelos, e consulte a nossa página sobre o evento Sage Sessions.

Para ler a primeira parte do artigo consulte este link.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sage Sessions

Sage Sessions – a Revolução 4.0 por João Vasconcelos

João Vasconcelos, ex-secretário de estado da Industria, fala-nos da transformação digital dos negócios. Partilhamos mais um artigo e vídeo de um dos momentos mais inspiradores no evento Sage Sessions em Lisboa.

A quarta revolução industrial não aconteceu de forma súbita, mas trouxe um impacto que alterou a nossa vida pessoal, negócios, e tudo o que compramos ou produzimos. Importa considerar todas as transformações que esta revolução tecnológica trouxe às empresas.

A Quarta Revolução Industrial.

É uma revolução que ao contrário das anterior (máquinas a vapor, energia elétrica, computadores) não se baseia num tipo de tecnologia em concreto. São várias as tecnologias Internet, mobile, big data, acompanhada de uma mudança nos principais consumidores destas inovações, que deixaram de estar concentrados nos Estados Unidos e na Europa.

 Pela primeira vez a localização não é importante para as empresas tecnológicas, é possível ter uma empresa em Portugal e vender para países do outro lado do mundo. A falta de recursos naturais e outras barreiras que prejudicaram Portugal, não se aplicam nesta revolução 4.0.

Portugal, preparado para a Revolução 4.0.

 Na opinião de João Vasconcelos não sendo resultado de medidas concertadas, o país reuniu elementos para não ficar arredado num papel secundário nesta revolução. A geração com a melhor preparação em décadas e uma rede de fibra ótica que se estende a todo o país.

Estes elementos aliados à tranquilidade e modo de estar que o país inspira, tornam um local aprazível para a colocação de empresas.

Ameaças e desafios.

 50% dos produtos da Microsoft são em Cloud, mais seguros que a utilização de servidores que marcaram a década anterior. Têm a capacidade de ser um repositório de toda a informação, gerada por milhares de aplicações.

As mudanças rápidas levaram os legisladores a compreenderem a necessidade de criar um RGPD de forma a criar uma normalização na proteção de dados dentro da União Europeia. A robótica muitas vezes encarada como uma ameaça ao emprego, até este momento trouxe mais emprego e riqueza às empresas. É natural que alguns postos de trabalho venham a desaparecer, mas outros serão criados, com outra exigência de qualificações.

É importante a nível das empresas criar um dialogo constante entre trabalhadores e administradores das empresas, nas quais ressalva o exemplo da AutoEuropa.

Novas tendências.

São vários os exemplos de áreas que em que as empresas foram completamente transformadas e não se aperceberam das mudanças que a tecnologia estava a trazer. As cadeias hoteleiras desvalorizaram o surgimento do Booking. As vendas através de aconselhamento numa agencia continuam uma parte importante, mas mesmo essas são registadas online.

As chamadas empresas Unicórnio vieram operar enorme transformação, usaram as possibilidades da tecnologia para prestarem um serviço melhor, respondendo a necessidades existentes.

Há que pensar os negócios tendo em conta duas plataformas que triunfaram e neste momento dominam, Android e Apple. Os CEO das empresas devem dedicar uma parte importante do seu tempo acompanhando as inovações, sejam novas apps ou big data, e como a concorrência está a adaptar-se.

Damos continuidade a este artigo sobre a conferência de João Vasconcelos num próximo artigo. Para saber mais sobre este evento Sage Sessions em Lisboa, consulte a nossa página.

 

Consulte o próximo artigo, aqui.

 

 

 

 

 

 

BMS Gestão de Empresas

Dicas para aumentar a produtividade

Aumentar a produtividade é uma das constantes preocupações dos empresários e neste artigo vamos ver formas de maximizar os resultados sem perda de qualidade.

Implementar ferramentas de gestão de projetos.

Estas ferramentas permitem uma enorme poupança de tempo, mesmo em pequenos escritórios. As várias deslocações até às mesas de colegas e conversas em redor de um projeto, podem envolver muito tempo e não acrescentar nada de objetivo.

Utilizar uma plataforma para o desenvolvimento de projetos, permite realizar um acompanhamento dos projetos, prazos de execução e alocação.

Integrar um sistema de prémios.

São várias as empresas que funcionam com um sistema de prémios, cada vez que uma tarefa é completada ou um projeto finalizado. É muito semelhante aos sistemas utilizados nos jogos de vídeo para encorajar os jogadores a continuarem.

Existem várias formas de premiar os colaboradores, as mais tradicionais como um quadro de honra onde se destaca o funcionário do mês, ou a oferta de tempo de férias. O reconhecimento é uma parte fundamental na motivação de equipas.

Diminuir o número de reuniões.

Acompanhar a evolução das tarefas raramente obriga a reuniões constantes, no entanto a cultura empresarial em que vivemos é extremamente apegada à existência de reuniões frequentes.

Estudos demonstram que 37% do tempo dos colaboradores é passado em reuniões, com um grande gasto financeiro e de tempo. O animo dos colaboradores é também muitas vezes afetado de forma negativa.

As ferramentas de gestão de projetos permitem monitorizar a evolução dos projetos e é sempre possível fazer vídeo conferencias. Estar frente a frente vai sempre ser importante, mas há que escolher os momentos e temas que podem realmente beneficiar com uma reunião presencial.

Softwares e automatização.

Multitasking afeta a produtividade dos colaboradores, mudar entre diferentes tipos de trabalho cria inevitavelmente quebras. É importante aproveitar a ajuda de aplicações e softwares para uma automatização das tarefas menos importantes.

Um ERP pode mudar a vida de uma empresa, Sage 100cloud oferece uma business management solution alternativa. Com Sage Online Access acedam aos dados das empresas a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo móvel. A integração de aplicações é simples e permite um ajuste perfeito a cada negócio.

Aumentar a produtividade passa por manter um interesse em novas soluções, possibilitando a evolução dos colaboradores, aproveitando as possibilidades tecnológicas. Fiquem atentos!

 

 

 

RGPD

12 pontos que todos os empresários devem conhecer sobre RGPD

O novo Regulamento de Proteção de Dados veio alterar os procedimentos relativos ao armazenamento de dados pessoais. A maioria das empresas não estão preparadas para as consequências, embora a sua implementação comece já no próximo dia 25 de Maio de 2018.

Todas as empresas serão afetadas independentemente da sua escala, e neste primeiro artigo vamos tentar responder a algumas das dúvidas mais comuns.

A minha empresa necessita de ser RGPD certificada?

 O RGPD não obriga as empresas a um procedimento de certificação, mas encoraja a que procurem aconselhamento junto da Comissão de Proteção de Dados.

Qual é data limite para implementação do RGPD?

O RGPD é legalmente aplicado a 25 de maio de 2018, e não existe um período posterior de adaptação a este regulamento. Ou seja, as empresas devem estar obrigatoriamente preparadas para a sua implementação até esta data.

A minha empresa deve sujeitar-se a audições ou inspeções?

Não é obrigatório as empresas sujeitarem-se a inspeções, mas as autoridades de supervisão têm o direito de realizar auditorias. A contratação de empresas para realização de auditorias independentes, pode ser uma opção válida para algumas empresas.

Todas as empresas que prestam serviços a outras, cujo o trabalho implica o tratamento de dados, devem demonstrar que cumprem todas as obrigações contidas no RGPD. É importante ter em conta que não basta cumprir, é necessário ter a capacidade para demonstrar a correção dos procedimentos.

As pequenas empresas com apenas um funcionário são também afetadas?

Qualquer empresa que tenha de processar dados pessoais, e mesmo organizações não governamentais, coletividades ou associações devem moldar os seus procedimentos de acordo com o RGPD.

Os produtos Sage estão preparados para RGPD?

A Sage está ativamente a preparar os seus produtos para o RGPD, e recomenda aos utilizadores que tenham o software sempre atualizado, na última versão disponível pela Sage.

Os utilizadores de produtos em Cloud estarão sempre salvaguardados com a última versão, e em relação aos outros produtos, a Sage irá proporcionar informação sobre a existência de novas versões sempre que estejam disponíveis.

Não perca o próximo artigo, e para saberem mais sobre este tema e preparem as vossas empresas, consultem a nossa página sobre RGPD.

Consulte a continuação do artigo, aqui.

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.