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Recursos Humanos

Como tornar mais eficiente o trabalho à distância

São cada vez mais os trabalhadores que optam por trabalhar à distância. As vantagens são várias, quer para os colaboradores, quer para as empresas.

Para os colaboradores, torna-se mais fácil conseguir uma conciliação entre a vida pessoal e o trabalho, enquanto evitam o tempo investido em deslocações. Para a empresa, existe uma economia de custos, com necessidade de um espaço menor para escritório.

Inovações ao serviço do trabalho remoto

A tecnologia em Cloud e a expansão da internet de banda larga tornaram a comunicação em tempo real uma possibilidade e, com estes elementos, o trabalho virtual não parou de crescer. Um artigo do jornal “The New York Times” indicava que cerca de 43% dos trabalhadores americanos passam algum do seu tempo a trabalhar remotamente.

Trabalhar de forma remota, ou estabelecer um programa de trabalho à distância na empresa, pode ser transformado de modo a tornar-se mais eficiente.

Ultrapassar problemas de comunicação

Comunicamos de diferentes formas, incluindo com linguagem corporal ou com diferenças no tom de voz. Para os trabalhadores que não estão na empresa, existem nuances em conversas que se podem perder.

A melhor forma de ultrapassar estas limitações passa pelas empresas reconhecerem esta dificuldade, trabalhando a comunicação, oferecendo formas complementares e estabelecendo regras de utilização claras em ferramentas de Videoconferência, ferramentas de gestão de projetos, projetos em Cloud.

 Para combater essas dificuldades, os líderes devem estar em contacto com os trabalhadores remotos, procurando saber a sua opinião, encorajando a colocação de dúvidas.

Organizações e líderes devem trabalhar ativamente para integrar os trabalhadores remotos nas equipas.

Reconhecer e ultrapassar o isolamento.

As empresas facilmente reconhecem as vantagens de aumentar a sua força de trabalho remota, mas têm dificuldade em avaliar os desafios colocados.

Existe, de facto, uma redução de custos e um aumento da produtividade mas também é importante admitir as dificuldades de comunicação e a sensação de isolamento destes colaboradores.

Software de Recursos Humanos

Com um software de Sage Recursos Humanos torna-se mais fácil acompanhar as necessidades de todos os colaboradores, incluindo os que trabalham à distância. As opções em Recursos Humanos da Sage permitem também uma utilização integrada com outros produtos Sage, para que consigam a máxima integração de informação.

 

 

 

 

 

Gestão de Pessoas Recursos Humanos

Como criar equipas criativas

A inovação nunca foi tão determinante como hoje em dia, no contributo para o sucesso ou fracasso de um projeto. Gestores questionam-se sobre os fatores que afetam a inovação e como potenciar o surgimento de novas ideias

Perfil psicológico dos inovadores.

Tradicionalmente os gestores associam a criatividade a pessoas energéticas e dinâmicas. Longas pesquisas vieram desmontar esta ideia do criativo com uma personalidade expansiva, mas na verdade a maioria dos criativos são pessoas amáveis e modestas. Algumas delas poderiam mesmo ser caraterizadas como introvertidas.

Motivação intrínseca: um elemento transformador.

A motivação intrínseca é fundamental. Quantas vezes assistimos a casos de colaboradores que parecem pouco criativos numa empresa, e ao mudarem de funções ou de empresa, começam a evidenciar a sua criatividade?

As ideias não surgem num vazio, são respostas a problemas. Um primeiro passo na criação de equipas criativas, passa por recrutar colaboradores interessados na resolução dos problemas que a empresa enfrenta e que sintam um envolvimento emocional com o tema.

Promover um ambiente são.

Um estudo da Google sobre o que torna as equipas mais criativas teve dificuldade em encontrar padrões que permitissem determinar o sucesso. A liberdade de expressão de opiniões, sem receio de represálias, foi o único fator identificável presente em todos os casos.

Um ambiente mais saudável no centro da equipa, promove a capacidade de aprendizagem e o descobrir de soluções criativas.

Um outro estudo realizado pelo MIT, descobriu que as equipas em que todos os elementos participam em grau semelhante, alcançam melhor resultados que as dominadas por um ou dois elementos criativos.

Criar equipas com diversidade.

A tendência na contratação geralmente leva à seleção de pessoas com as quais o recrutador sente empatia e com os quais encontra semelhanças de personalidade. Selecionar pessoas com quem temos coisas em comum pode ser ótimo para uma atmosfera de camaradagem, mas não contribui para a inovação.

As equipas com elementos diferentes entre si, são mais inteligentes e observadoras. Retiram informação diferenciada, de acordo com a sua personalidade. As tensões são elemento natural no processo criativo e numa equipa demasiado homogénea as tensões são eliminadas.

Valorizar o trabalho de equipa.

Para valorizarmos o trabalho de equipa, é importante conseguir realizar um bom acompanhamento. O software da Sage de Recursos Humanos Sage X3 People auxilia as empresas no acompanhamento de equipas, seja através de uma politica de formação, melhorando a gestão de talentos ou identificando o colaborador certo para cada função.

Em conclusão podemos afirmar que as melhores equipas não dependem de um elemento brilhante, mas da colaboração entre diferentes elementos.  Há que identificar o talento dentro de cada empresa, oferecendo condições para o seu crescimento, e aceitando que por vezes são os colaboradores mais discretos que trazem os contributos mais importantes.

 

 

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Recursos Humanos

Dicas para evitar conflitos: um bom ambiente de trabalho aumenta a produtividade

Trabalhar com outras pessoas pode ser muito desgastante emocionalmente, mesmo quando são bons profissionais. Conseguir ultrapassar conflitos de uma forma habilidosa nas relações de trabalho é um conhecimento extremamente útil. 

Existe um vasto conhecimento a nível de terapia psicológica que se pode aplicar perfeitamente às relações no local de trabalho. Neste artigo vamos ver algumas delas, formas de gerir melhor o stress nas relações de trabalho.

Reconhecer os sentimentos do interlocutor.

Podemos não ter qualquer hipótese de alterar o comportamento ou estado de espírito do nosso interlocutor, mas podemos encontrar estratégias para lidar com as nossas emoções de reação. Um truque bastante simples, passa por imaginarmos uma situação que nos levasse a sentir da forma expressa pelo colaborador, reconhecendo o sentimento.

Desta forma, o nosso sentimento também alterado, passando de frustração ou zanga para empatia, enquanto o interlocutor sente-se compreendido, mesmo que nada se altere em relação ao tema discutido.

Discurso honesto e claro.

Muitas vezes para evitar um conflito optamos por uma postura que procura simplesmente dar ao interlocutor aquilo que ele pede. Uma outra forma de lidar com a questão passa por demostrar claramente qual a opção preferida, porque é que a opção anterior não funciona e porque a alternativa é melhor.

Há que exigir que exista sempre respeito, e que se procure uma forma construtiva de expressar desagrado sobre algo que não está a funcionar. Ter uma postura assertiva, mas ao mesmo tempo educada na forma de se expressar.

Estabelecer limites.

Somos educados a dizer sim, a concordar, o que por vezes leva a situações de frustração e stress. É importante reconhecer os nossos limites, seja de tempo, de capacidade para aceitar mais uma tarefa ou cumprir um prazo apertado. Quando temos consciência de que devemos recusar, convêm propor sempre uma alternativa de forma construtiva.

Desta forma não se geram situações em que uma das partes se sente defraudado, com uma melhor gestão das expetativas.

O papel de um software de RH.

Um software de Recursos Humanos, permite um acompanhamento dos colaboradores da empresa, percebendo o seu perfil, empenho e desenvolvimento. Conhecer aqueles que trabalham na empresa é um passo essencial para se estabelecer um dialogo bem sucedido.

Todas estas estratégias irão facilitar a comunicação e resolução de conflitos dentro da empresa,  permitindo um ambiente mais harmonioso e menos tenso. Passamos bastante tempo no local de trabalho, é fundamental conseguir evitar e resolver os problemas de relacionamento que atrapalham e geram bloqueios dentro de uma empresa.

 

 

 

 

Faturação

Como ajudar os colaboradores a superar a insegurança

Gerir uma empresa significa estar atento aos colaboradores, de forma a criar um ambiente de trabalho harmonioso e respeitador. É fundamental estar atento a sinais de que os colaboradores podem sofrer de insegurança crónica ou do chamado síndroma de impostor.

Um bom ambiente encoraja a produtividade, a psicologia empresarial ganha uma importância crescente nas empresas e já não é possível ignorar a importância destes fatores no desenvolvimento das empresas. Neste artigo vamos analisar o caso de colaboradores que sofrem com o chamado, síndroma de impostor, e como é possível ajudá-los a ultrapassar os aspetos mais negativos.

Colaboradores inseguros e autocríticos.

Alguns colaboradores sentem uma enorme insegurança, apesar de serem elementos produtivos e muitas vezes com uma performance acima da média. Estes indivíduos tendem a ver o seu sucesso como fruto de um momento de oportunidade ou boa sorte,  nunca como um resultado merecido do seu esforço.

Alguns chegam a temer ser descobertos, como se fossem impostores e não estivessem por direito próprio nas funções que ocupam dentro da empresa. Estudos parecem indicar que cerca de 70% da população experiência em diferentes graus, esta sensação de desconforto no trabalho.

Um gestor que se aperceba desta realidade deve procurar mostrar um reconhecimento do trabalho realizado pelo colaborador de forma mais expressiva. Este indivíduos necessitam de ter a sua confiança reforçada, e como tal é importante expressar reconhecimento e agrado com o trabalho realizado.

Os empreendedores também sofrem com este síndroma.

Este sentimento também afeta os empreendedores, atingidos pelo stress que rodeia a atividade de gerir a própria empresa. É uma atividade em que as  horas de trabalho são intermináveis, com um aumento do isolamento social, o que resulta num aumento da insegurança e dúvidas pessoais.

A verdade é que este sentimento não tem de ser algo que os impeça de vingar com os seus projetos, aceitar estes pensamentos pode servir de motivação para realizarem um trabalho superior, ultrapassarem os seus medos e alcançarem um crescimento real do seu negócio.

Contar com um software de faturação como Sage 50c, mais eficiente e segura, com acesso móvel a partir de qualquer lugar e indicada para pequenas empresas de todos os setores de atividade que não querem só fazer faturas.  Com Sage 50c poupam tempo em tarefas repetitivas, permitindo investir mais tempo no bem estar da equipa, parte essencial para atingir o sucesso.

 

 

 

 

 

Gestão de Empresas

Como criar ambientes de trabalho colaborativos

Um dos desafios que os gestores enfrentam, passa por conseguir construir ambientes que sejam verdadeiramente colaborativos. Estamos cercados por muitas solicitações a nível de informação cujo o objetivo é o de contribuir para uma melhor comunicação, mas acabam por ocupar tanto tempo que têm um efeito contrário.

Podem criar uma certa ineficácia, sabotar a colaboração entre equipas, acabando por diminuir a produtividade. As equipas e colaboradores devem procurar estar alinhados, de forma a não perderem tempo duplicando tarefas e perdendo rapidez de resposta. Neste artigo vamos sugerir algumas formas de ultrapassar estas dificuldades.

Uma visão coletiva.

Diferentes sistemas e questões culturais criam por vezes barreiras que é necessário ultrapassar para construir um ambiente de colaboração. Num primeiro momento uma observação dos processos, tentando analisar todas as situações que possam criar rotura de produtividade.

Questionem quais os objetivos de cada processo e como podem atingi-los de forma mais rápida. Em seguida procurem analisar como presentemente a forma como os processos são conduzido levam à perda de produtividade e rendimento.

Envolvam as equipas nos resultados e na aplicação de novas formas de laborar, decorrentes da avaliação que realizaram.

Uma colaboração com transparência.

A transparência é essencial, perceber quem é responsável pela execução de tarefas na equipa, se os tempos para estas tarefas estão ajustados, se existe um cumprimento real das metas. É bastante útil criar soluções que tornem visível o trabalho de cada equipa na empresa, promovendo uma aproximação em tempos e uma saudável competição.

Responsabilizar os colaboradores.

Responsabilizar e reconhecer quando elementos de uma equipa ou a equipa atingem as metas, dar formas de demonstrar mérito incentiva ao despontar de capacidade de liderança nas equipas, essencial ao desenvolvimento de novos quadros dentro das empresas e a retenção dos elementos com mais valor.

Enfrentar bloqueios à mudança.

Novas formas de realizar tarefas são sempre acompanhadas de alguma resistência, não é invulgar que alguns gestores desejem manter os processos antigos, ou por não estarem convencidos dos benefícios ou por os próprios não serem pessoas flexíveis.

Para ultrapassar estes bloqueios há que demonstrar uma atitude de liderança e firmeza. Documentar os progressos obtidos pelas equipas que aderiram às mudanças, e continuar a persuadir com dados concretos os elementos relutantes.

Acompanhar a progressão.

Um software de ERP é fundamental para acompanhar a evolução dos processos e conseguir quantificar a percentagem de sucesso.  O Sage 100c permite uma gestão de stocks, vendas, compras e fornecedores ligada à contabilidade, de forma que é possível acompanhar a evolução da empresa e o sucesso da aplicação de novos processos.

Depois de implementar estas novas práticas, devem fazer um acompanhamento junto das equipas para perceber se estão na direção correta. Esta escuta atenta e participativa, traz soluções inesperadas e permite fazer correções necessárias. Manter abertura só pode beneficiar a evolução da empresa.

Criar uma cultura de trabalho em colaboração e elevada produtividade numa empresa,  deve começar no quadros topo mas apenas se pode alargar à base através de um processo de envolvimento crescente de toda a organização.