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4 Dicas para comunicar melhor

A tecnologia teve um impacto transformador nas comunicações quer a nível das empresas, quer a nível pessoal. Neste artigo vamos abordar algumas sugestões para melhorar as suas capacidades de comunicação.

Selecionar a informação.

Sem dúvida que uma seleção da informação torna a comunicação mais eficaz. Porém, se colocarem muita informação, pode parecer que estão a exibir demasiados conhecimentos face aos do vosso interlocutor.

Se optarem por incluir mais explicações, podem sempre experimentar uma abordagem delicada. Indiquem que, mesmo que a pessoa a quem se dirigem já tenha conhecimento destes elementos, consideraram melhor incluir explicações mais detalhadas. Desta forma evitam ofender o recetor.

Adequar o discurso.

Selecionem o tom adequado à vossa audiência tendo em conta a sua origem, experiência ou capacidade de compreensão. À medida que avançam, verifiquem se todos estão a perceber e acompanhar a mensagem. Uma das formas de o fazer é perguntar sobre qual o próximo passo lógico, tendo em conta o projeto apresentado.

Linguagem corporal.

Estejam conscientes da importância da linguagem corporal, evitem cruzar os braços, inclinarem-se para trás ou fugirem ao contacto visual. Todos estes gestos podem ser vistos como negativos, assim como, por exemplo, suspirarem ou apoiarem a cabeça na mão. É fácil não se aperceberem da vossa linguagem corporal.

Uma forma de conseguirem analisar onde devem melhorar é pedirem feedback a outros colaboradores. Por difícil que seja ouvir este comentário, é uma oportunidade para melhorarem. Tentem corrigir apenas um elemento de cada vez de vez pois isso costuma ser mais eficaz.

Ouvir atentamente.

Não deve existir multitasking quando se está a comunicar. Mesmo que consigam ouvir e responder com competência enquanto consultam o e-mail, o vosso interlocutor vai sentir que não é importante ou que não lhe é concedida a atenção merecida. Treinem-se a ouvir atentamente, mesmo que esta ação não pareça importante.

Um software que ajuda a comunicar.

Sage Contact e o Office 365 associados ao software de Faturação Sage permitem que estejam sempre em contacto com os vossos clientes, colaboradores ou fornecedores, em qualquer lugar.

As empresas que desejem um lugar no futuro devem investir na conetividade. Comunicar de forma eficaz nunca foi tão importante.

 

 

 

 

 

 

 

BMS Gestão de Empresas

Como fazer uma apresentação que deslumbre uma audiência

A maioria dos lideres consegue fazer uma apresentação sobre um tema sob o qual habitualmente trabalham sem grande dificuldade, mas conseguir uma comunicação cativante e que fique na memória da audiência não é assim tão fácil.

Uma semana depois de assistirmos a uma comunicação, apenas recordamos 10% do seu conteúdo. Para que as ideias permaneçam na mente há que articular alguns pontos sem se estenderem demasiado, nem abusarem do uso de Powerpoint. É importante que as ideias transmitidas permaneçam na mente de quem escuta a apresentação.

Algumas dicas que a neurociência nos ensinou.

A forma como o nosso cérebro consome informação tem um efeito importante sobre se os conteúdos permanecem na memória. Em geral construímos a nossa comunicação através de argumentos racionais, reunindo informação e dados variados, no entanto os argumentos racionais são os primeiros que esquecemos.

Os nossos cérebros retêm primeiramente ideias, o hemisfério esquerdo ilumina-se e cria memórias, o hemisfério direito processa dados, mas rapidamente os esquece.

O papel de Storytelling.

Quando nos contam uma história, diferentes áreas do cérebro processam os elementos relacionados com a descrição de sons e cores. As reações não variam de pessoa a pessoa, os nossos cérebros reagem da mesma forma.

Nas apresentações há que ter em conta este dado e criar uma narrativa que inclua a informação, com a qual se construa uma ligação afetiva.

O poder da informação visual.

Uma imagem que contenha informação é mais facilmente memorizada, beneficiando a comunicação, sendo que a audiência passa a conseguir visualizar a narrativa. Para isso a parte visual tem de ser utilizada de forma correta, explicando ou ilustrando a ideia.

Deve ser apresentada uma imagem apenas por tema e deve ser retirada logo que deixe de ser relevante. A apresentação de muito material visual causa fadiga. Os elementos físicos ou artefactos também têm um papel particularmente importante no estimular da memória, usar adereços mesmo quando são só mostrados, podem ajudar à retenção.

Jogar com o contraste.

Usar no discurso um jogo de oposição entre contrastes, desperta a atenção do nosso cérebro. Reagimos bem a ideias contrastantes ou trocadilhos linguísticos. Metáforas e alegorias também têm o efeito de originar uma melhor visualização.

Da mesma forma que para bem comunicar devemos ter em conta o que sabemos sobre o nosso cérebro, para bem gerir uma empresa devemos contar com software de ERP. Um software de ERP como Sage X3 permite otimizar as operações da empresa, correspondendo à procura e garantindo a eficiência por meio de monotorização em tempo real do inventário.

Para conseguir atingir os melhores resultados possíveis, há que contar com a informação e tecnologia mais avançada, um apoio essencial para a superação de metas e sucesso de qualquer empresa.

Gestão de Empresas

Como criar ambientes de trabalho colaborativos

Um dos desafios que os gestores enfrentam, passa por conseguir construir ambientes que sejam verdadeiramente colaborativos. Estamos cercados por muitas solicitações a nível de informação cujo o objetivo é o de contribuir para uma melhor comunicação, mas acabam por ocupar tanto tempo que têm um efeito contrário.

Podem criar uma certa ineficácia, sabotar a colaboração entre equipas, acabando por diminuir a produtividade. As equipas e colaboradores devem procurar estar alinhados, de forma a não perderem tempo duplicando tarefas e perdendo rapidez de resposta. Neste artigo vamos sugerir algumas formas de ultrapassar estas dificuldades.

Uma visão coletiva.

Diferentes sistemas e questões culturais criam por vezes barreiras que é necessário ultrapassar para construir um ambiente de colaboração. Num primeiro momento uma observação dos processos, tentando analisar todas as situações que possam criar rotura de produtividade.

Questionem quais os objetivos de cada processo e como podem atingi-los de forma mais rápida. Em seguida procurem analisar como presentemente a forma como os processos são conduzido levam à perda de produtividade e rendimento.

Envolvam as equipas nos resultados e na aplicação de novas formas de laborar, decorrentes da avaliação que realizaram.

Uma colaboração com transparência.

A transparência é essencial, perceber quem é responsável pela execução de tarefas na equipa, se os tempos para estas tarefas estão ajustados, se existe um cumprimento real das metas. É bastante útil criar soluções que tornem visível o trabalho de cada equipa na empresa, promovendo uma aproximação em tempos e uma saudável competição.

Responsabilizar os colaboradores.

Responsabilizar e reconhecer quando elementos de uma equipa ou a equipa atingem as metas, dar formas de demonstrar mérito incentiva ao despontar de capacidade de liderança nas equipas, essencial ao desenvolvimento de novos quadros dentro das empresas e a retenção dos elementos com mais valor.

Enfrentar bloqueios à mudança.

Novas formas de realizar tarefas são sempre acompanhadas de alguma resistência, não é invulgar que alguns gestores desejem manter os processos antigos, ou por não estarem convencidos dos benefícios ou por os próprios não serem pessoas flexíveis.

Para ultrapassar estes bloqueios há que demonstrar uma atitude de liderança e firmeza. Documentar os progressos obtidos pelas equipas que aderiram às mudanças, e continuar a persuadir com dados concretos os elementos relutantes.

Acompanhar a progressão.

Um software de ERP é fundamental para acompanhar a evolução dos processos e conseguir quantificar a percentagem de sucesso.  O Sage 100c permite uma gestão de stocks, vendas, compras e fornecedores ligada à contabilidade, de forma que é possível acompanhar a evolução da empresa e o sucesso da aplicação de novos processos.

Depois de implementar estas novas práticas, devem fazer um acompanhamento junto das equipas para perceber se estão na direção correta. Esta escuta atenta e participativa, traz soluções inesperadas e permite fazer correções necessárias. Manter abertura só pode beneficiar a evolução da empresa.

Criar uma cultura de trabalho em colaboração e elevada produtividade numa empresa,  deve começar no quadros topo mas apenas se pode alargar à base através de um processo de envolvimento crescente de toda a organização.

 

BMS Gestão de Empresas

Novas tecnologias: chatbots no centro das atenções

A recente tecnologia dos Chatbots continua a criar novas oportunidades de negócio, tornando mais fácil a comunicação com os clientes. Estes Chatbots interpretam os pedidos e são capazes de estabelecer uma conversa, dando resposta a questões concretas.

Não substituir a interação humana.

Chatbots são em geralmente construídos sobre outra plataforma como o Facebook ou WhatsApp, e o seu objetivo é diminuir a pressão sobre recursos por vezes escassos, poupando dinheiro. Por acelerarem processos de aquisição, também podem ter uma influência num aumento do lucro.

Alguns pequenos negócios atraídos pela novidade, aderiram rapidamente a esta inovação, motivados pelo baixo custo. Devido  relativamente frágeis pela sua escala e correm o risco de estarem a alienar clientes. Embora com custos maiores, nada supera uma boa interação humana.

Dar opção de escolha aos clientes.

Deve ser sempre dada a opção aos clientes de optarem por um serviço de apoio de cliente convencional, clientes mais velhos têm dificuldade em interagir e muitas empresas têm sido alvo de criticas. Ter apenas este serviço, transmite uma imagem de indisponibilidade.

Devem ter uma programação que permita perceber quando o cliente necessita de mais informação, e deseja falar com um representante da marca. Se o problema não é resolvido com a troca de uma ou duas mensagens, então será melhor encaminhar o cliente para apoio telefónico.

Chatbots multi-facetados.

Devem pensar se faz sentido para o cliente base da empresa, tendo em conta o serviço ou produto fornecido, ter um   Aderir a novas tecnologias é um elemento importante para o desenvolvimento, mas apenas quando aplicadas de forma racional, e conseguindo atrair mais clientes satisfeitos com as informações fornecidas.

Com menos custo que desenvolver uma aplicação de raiz, pode ser uma forma de informar os clientes sobre várias opções relacionadas com dúvidas sobre um website. Outra opção, passa por diminuir a necessidade de informação antes de ter um apoio telefónico humano.

Software integrado que permite integração de Apps.

Com Sage 100c temos a integração simples de Apps para complementar a solução Sage e ajustá-la ao vosso negócio. Este software de ERP indicado a pequenas e médias empresas, com necessidade de automatização de processos e com necessidade de ter uma visão transversal de toda a empresa.

Recursos Humanos

Contratar ou não contratar: eis os critérios

A maioria dos candidatos a um processo de recrutamento pensam que a liderança é a principal característica procurada pelas empresas, na verdade as empresas raramente se focam nessa qualidade no momento de contratar.

As empresas sabem que desenvolver uma capacidade de liderança, implica investir tempo a desenvolver as próprias competências, e é esse investimento em si próprio que lhe permite alcançar um nível de excelência e de liderança. Para as empresas importa primeiramente identificar quatros aspetos fundamentais: profissionalismo, pensamento crítico, trabalho de equipa e comunicação.

Em relação ao profissionalismo, é importante ter uma atitude perfecionista desde que a tarefa é recebida. As empresas procuram candidatos que coloquem dúvidas sobre as tarefas que lhes são pedidas, sobre o resultado esperado e o prazo de entrega. E que quando o trabalho for entregue, esteja num estágio quase final, quase pronto para ser visto pelo cliente.

Um candidato com um pensamento crítico aborda diferentes conceitos, expressando o seu pensamento próprio e mesmo que as suas opiniões, fujam ao pensamento convencional. O pensamento e análise do colaborador deve ser facilmente compreensível a todos os membros da equipa, e deve basear o seu pensamento em fatos e dados quantitativos. O apoio de um software de recursos humanos, caso seja a área em questão, permite o acesso a relatórios fidedignos e sólidos, onde podem fundamentar opiniões e intuições.

A comunicação é um valor fundamental, colocar questões numa entrevista que fazem sentido, e reconhecer as qualidades do interlocutor, de forma a evitar mal entendidos. Procurar candidatos que consigam adaptar o seu discurso conforme a mensagem e o público a que se destina.

Trabalhar em equipa, seja integrando um grupo já existente de trabalho ou iniciando um novo. É importante perceber se o candidato ao falar de experiências de trabalho passadas, atribui a si todos os méritos ou reconhece o trabalho da equipa em que esteve inserido. Também devem verificar se demonstra interesse em ajudar outros colaboradores, se tem uma atitude generosa de envolvimento, em auxílio do coletivo. Pode-se considerar que este é um sinal inicial de liderança, a que devem estar atentos.

A evolução destas características pode ser monitorizada de forma cuidada com um software de recursos humanos, acompanhando a evolução dos colaboradores, simplificando os processos de avaliação, e identificando competências e necessidades de formação, percebendo como podem ser geridas em benefício da empresa.