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A Inteligência Artificial veio para ficar. E para ajudar a área da contabilidade!

Os contabilistas depositam a sua esperança no futuro. De acordo com o estudo da Sage, “Practice of Now 2018”, que inquiriu mais de 3 000 contabilistas, 66% dos profissionais investiriam em Inteligência Artificial (IA), se automatizasse tarefas repetitivas e demoradas.

83% dos inquiridos indicaram que os seus clientes esperam mais deles do que há dois anos e que 42% dos clientes buscam conselhos de negócios. A relação dos contabilistas com os seus clientes está a mudar. A comunicação com os clientes já não se restringe às épocas fiscais típicas do ano. Nem aos assuntos típicos.

Conhecer a fundo os negócios dos clientes é a forma ideal de compreender os seus objetivos e apresentar o melhor serviço. Por isso, há que automatizar as tarefas mais burocráticas, com o intuito de ganhar tempo para apostar criativamente em novos serviços a oferecer.

O futuro da tecnologia tem um impacto prático na nossa vida profissional, que não devemos temer. Na realidade, já há meio século que o mundo da contabilidade evoluiu lado a lado da tecnologia e, hoje em dia, a IA já está enraizada na nossa vida e nos serviços que utilizamos.

Os serviços de correio eletrónico prevêem a quem queremos enviar o e-mail em mãos, com base nos e-mails passados que já enviámos repetidamente para o mesmo endereço. Também nos relembram, antes de permitir que enviemos o e-mail, que escrevemos “em anexo”, apesar de ainda não termos anexado nenhum documento.

Conciliação bancária é o exemplo mais familiar para contabilistas, pois já tende a estar presente em softwares de contabilidade. O trabalho de fazer corresponder a informação em contas do negócio do cliente com as transações e operações na conta bancária é aliviado com o contributo de IA, reduzindo o tempo investido neste tipo de tarefa.

Agilizem os processos do vosso escritório de contabilidade e inovem a vossa relação com os vossos clientes. Aproveitem o desconto de 25% na solução Sage for Accountants, até ao dia 13 de dezembro!

Sage Enterprise Management

Como os dados analíticos podem aumentar a produtividade do vosso negócio

O percurso de um produto desde a produção até à sua venda deve estar perfeitamente otimizado, para que a empresa consiga alcançar o máximo benefício. A recolha e tratamento de dados analíticos representam um importante contributo para este objetivo.

As novas tecnologias e a globalização da economia modernizaram o negócio de distribuição e vendas. Surgiu a exigência de a produtividade ser máxima e a reação dos produtores ser imediata. Por sua vez, a via online aproximou o grossista do consmidor, com a exclusão do distribuidor. A principal meta hoje em dia é  alcançar a lealdade do consumidor, num mercado muito competitivo, com empresas gigantes como, entre outras, a Amazon.

Tecnologias disponíveis

A maior desafio que se coloca aos distribuidores e vendedores é a redução de custos, sem descurar a relação com o consumidor. A otimização de processos permite essa combinação perfeita entre estes dois campos.

O recurso a um software de Enterprise Resource Planning, ou ERP, será a aposta mais segura para controlar todas as operações, como compras, faturação e gestão de redes de fornecimento. O ideal será utilizar um ERP com funções integradas de negócios.

A Sage disponibiliza softwares de ERP para que possam realizar uma análise dos vossos processos e dados, o que constitui a chave para o crescimento do negócio. Alcancem uma gestão harmoniosa da cadeia de abastecimento, além de contabilidade, gestão de produção e de pessoal, todas elas ferramentas para que o vosso negócio se mantenha no caminho certo.

Os benefícios das tecnologias de ERP integradas

Ao uso de um ERP, pode juntar-se um Customer Relationship Management (CRM) que estudará dados de venda e de interação com o cliente. Os líderes de mercado utilizam estes sistemas integrados três vezes mais que os seus competidores.  Um portal que centraliza e sincroniza dados de clientes e da rede de fornecimento permite uma compreensão mais completa e imediata dos vossos consumidores.

Os benefícios das análises preditivas

Estudos demonstram que um acesso facilitado a dados traz melhores análises e decisões mais acertadas. Sem surpresa, encontramos de novo, nos líderes de mercado, clientes mais leais aos produtos de ERP integrados. A análise em tempo real é ideal para a correta gestão logística e de fluxo de trabalho. Os dados fornecidos por estes sistemas podem até inspirar novas metodologias. A Amazon lançou uma patente de “envios antecipados”, em que começa a enviar encomendas antes do cliente as comprar, com base na confiança de que conhece as necessidades do consumidor.

Análises preditivas potenciam a comunicação entre distribuidores e retalhistas, ao permitir, por exemplo, a previsão de vendas futuras. Esta colaboração entre departamentos é característica em negócios de sucesso. A partilha de dados traz um serviço melhorado, redução de custos e aumento de lucros.

Recursos Humanos RGPD

Como fazer o tratamento de salários e cumprir com o RGPD

O Regulamento Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no passado dia 25 de Maio, trazendo alterações em relação ao tratamento de dados pelas empresas, nomeadamente no processamento de salários. Hoje vamos dedicar o artigo a esse tema, esclarecendo qual o impacto que o RGPD terá no processamento de salários.

A segurança e a sua gestão.

Uma das obrigações do RGPD é a de implementar medidas técnicas e de organização que garantam a segurança dos servidores e de todo o espaço de armazenamento. Outro aspeto relevante no processamento de salários prende-se com a necessidade de garantir a confidencialidade dos dados recolhidos.

Os softwares de Recursos Humanos devem ter uma password para cada colaborador.

A Sage tem soluções de Recursos Humanos que permitem agilizar o processamento de salários, assegurando que o processo será rápido e de acordo com a legislação.

Dar resposta a pedidos.

Deve existir um procedimento para dar resposta aos pedidos de informação que possa fazer o registo do pedido e a resposta dada à questão. As soluções desenhadas de acordo com o RGPD incluem funcionalidades que permitem responder rapidamente aos pedidos e em simultâneo garantir a privacidade dos dados pessoais dos colaboradores. Pedidos de eliminação de dados ou de correção devem estar isolados e ser de fácil acesso pelo utilizador.

Controlar os horários de trabalho.

Se ainda controlam os horários de trabalho através de registos em papel, correm riscos desnecessários. Os colaboradores poderão ter fácil acesso a esta informação e comprometer a privacidade dos dados. A utilização de um software nesta situação simplifica imenso os processos e aumenta incomparavelmente a segurança dos dados. Também é a melhor forma de organizar e proteger dados como e-mails, baixas médicas ou pedidos de férias.

O RGPD chegou e as penalizações para empresas em incumprimento são elevadas. As empresas devem o mais rapidamente possível tentar corrigir e adaptar os seus processos internos às exigências do Regulamento.

Não terá que pedir aos seus colaboradores autorização para lhes processar os salários, mas se deixar um recibo em cima de uma secretária lembre-se que alguém poderá ter acesso a dados pessoais e por em risco a política de privacidade da sua empresa. Não arrisque e comece já a ver o software de recursos humanos que mais se ajusta à sua empresa!

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

RGPD

O RGDP entra em vigor hoje: saiba como a experiência dos Clientes pode ser melhorada

O Regulamento Geral de Proteção de Dados entrou hoje em vigor e afeta todos os negócios que tratem dados pessoais na União Europeia. Embora este novo regulamento tenha obrigado a um esforço suplementar por parte das empresas para se adequarem às novas práticas no tratamento de dados pessoais, poderão beneficiar em muito no que diz respeito à melhoria da experiência dos Clientes.

Neste artigo, vamos ver como o RGPD afetará a segurança e o armazenamento de dados, com destaque para a possibilidade de a sua empresa se focar nos Clientes e como isso fará com que lhe sejam mais fieis.

Mudanças no consumo.

A Internet transformou a forma como comunicamos tanto a nível pessoal como a nível profissional. Através de pagamentos, compras ou envio de e-mails, estamos a partilhar online os nossos dados pessoais, sem disso nos darmos conta.

Temos pedido aos consumidores para partilharem os seus dados para os podermos servir melhor, no entanto, sabermos de que várias empresas guardavam os dados pessoais e posteriormente os vendiam a outras aumentou a relutância dos consumidores em partilharem as suas preferências pessoais.

Políticas de segurança.

O RGPD tem como objetivo devolver aos consumidores o controlo dos seus dados pessoais. Passa a haver a possibilidade de aceder aos dados guardados por empresas, de decidir se desejam editar essas informações, ou mesmo de exercer o direito a ver os seus dados apagados de forma definitiva.

A partir de hoje as empresas devem verificar que todos os procedimentos de recolha de dados estão de acordo com o regulamento. Quem recolhe os dados e os processa deve estar informado do novo regulamento e garantir registo de onde os dados estão guardados, como são usados e como podem ser eliminados.

Quando forem solicitados dados pessoais, os clientes devem ser informados da sua finalidade e durante quanto tempo serão guardados. Também têm a obrigação de informar os clientes sobre os seus direitos.

Outro aspeto desta nova abordagem centrada no Cliente relativamente ao armazenamento de dados é que mesmo que os dados sejam obtidos várias fontes, serão armazenados no mesmo local. Temos uma simplificação no o processo de recolha de dados e também a capacidade de identificar e localizar dados quando necessário.

Uma melhor experiência para o Cliente.

Embora os procedimentos devam ser realizados para cumprir o novo regulamento, o RGPD não precisa ser um desafio de conformidade tão grande como as empresas podem equacionar. Na verdade, a introdução do RGPD é uma oportunidade para ganhar os seus Clientes, explicar que dados são necessários, por que são necessários, com quem a empresa compartilhará as informações e quais os benefícios de atendimento ao cliente que resultarão do seu uso.

A confiança crescente criada pelo regulamento pode gerar maior fidelidade do Cliente. Os consumidores ficarão felizes em partilhar informação com uma marca que eles sabem que está a respeitar sua privacidade, focada nas suas necessidades enquanto Cliente e que mantem seus dados de forma segura dando-lhes a oportunidade de eliminar informações privadas, se desejar.

Em conclusão.

O RGPD pode gerar confiança, aumentar a fidelidade à marca e tornar a experiência do cliente mais personalizada. Em vez de ser vista como um desafio para as empresas, deve ser entendida como uma oportunidade para fortalecer e desenvolver as relações de consumo. Para saber mais sobre este tema ou para se inscrever no webinar gratuito de dia 6 de junho, consulte a nossa página.

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.

 

RGPD

RGPD: atividades quotidianas que devem mudar.

No próximo dia 25 de maio, o RGPD entra em vigor na União Europeia. No artigo de hoje, vamos analisar algumas atividades comuns que devemos alterar por entrarem em conflito direto com o regulamento.

Tanto as pequenas como as grandes empresas devem estar preparadas, de forma a evitarem as multas.

Celebrar o aniversário de um colaborador.

É fácil concordar que é um gesto simpático, e são várias as empresas que assinalam o dia de aniversário dos colaboradores. A data de aniversário é também um dado pessoal e, como tal, devem verificar se têm consentimento para a sua divulgação. Recordem que a data de aniversário está geralmente num ficheiro partilhado da empresa, a que muitas pessoas têm acesso.

Cartões de Natal.

Enviar cartões de Natal aos clientes é bastante comum. Incluir a morada pessoal do cliente para um fim não solicitado é entrar em incumprimento em relação ao RGPD. Devem ter a autorização prévia dos clientes e criar bases de dados diferenciadas de acordo com os tipos de comunicação e de autorização concedida.

Almoço de empresa.

Ao planear um almoço de empresa, tenham especial atenção ao modo como se informam sobre alergias alimentares de colaboradores. A situação médica faz parte dos dados pessoais e devem pedir autorização para ter acesso. É fundamental também acautelar a não identificação perante terceiros de quais os colaboradores que necessitam de alimentos especiais.

Reencaminhar um currículo. 

Se necessita de uma segunda opinião sobre um candidato, retire a informação no cabeçalho, onde constam os dados pessoais, antes de partilhar o currículo. Outra das vantagens desta prática é a eliminação de preconceitos no ato de contratação.

Autorizações em e-mail.

Devem reconsiderar a forma como fazem pedidos de autorização no fecho dos e-mails. Esta é uma área que sofreu grandes alterações. A ausência de resposta não serve como autorização, passa a ser necessária uma indicação concreta. O consentimento deve ser específico – evite juntar vários num só pedido – e sempre com uma linguagem clara e acessível.

Responsável pela Proteção de Dados.

De acordo com o RGPD, as empresas terão de designar um responsável pela proteção de dados, que deverá acompanhar a adequação de todos os processos internos ao regulamento. Este funcionário deve promover a circulação de informação sobre o tema dentro da empresa, formando colaboradores e controlando as auditorias a processos de informação.

Este tema tem alguma complexidade e, para ajudar na preparação das empresas, a Sage criou uma página onde encontram informação ou podem inscrever-se no próximo webinar gratuito de 9 de maio. Não arrisquem o futuro das vossas empresas, a melhor defesa é a informação!

 

 

 

Declaração de Isenção de Responsabilidade da Sage

A informação contida nestes artigos tem uma finalidade meramente informativa. Não é nem deve ser entendida como aconselhamento jurídico. Não queremos deixar de reforçar que nada substitui as diligências de averiguação aprofundada e de procura de aconselhamento jurídico pelos próprios clientes, caso não estejam seguros das implicações que o RGPD terá nas suas empresas. Apesar de termos envidado todos os esforços para que a informação fornecida nestes artigos seja correta e atualizada, a Sage não pode garantir o seu caráter exaustivo e exato, uma vez que a informação é facultada do mesmo modo que foi disponibilizada, sem quaisquer garantias expressas ou implícitas. A Sage não aceita qualquer responsabilidade por erros ou omissões e não será responsável por qualquer prejuízo (nomeadamente, prejuízo pela perda de clientela ou lucros cessantes) emergentes de contrato, responsabilidade civil ou outro devido à utilização ou confiança depositada nesta informação, ou devido a qualquer ato ou decisões tomadas em virtude da utilização desta informação.