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Contabilidade

Evitar o endividamento da empresa

Em períodos difíceis é natural que as empresas procurem novos negócios e por vezes, na ânsia de fechar novos contratos, não acautelam necessariamente os pagamentos, gerando situações de endividamento. Neste artigo, vamos falar de como minimizar os danos do impacto que estes atrasos têm nas empresas.

Pagamento a pronto.

Em muitos ramos de negócio seria relativamente fácil receber a pronto, mas são as próprias empresas que não acautelam esta possibilidade. O mais comum são situações de mau planeamento e, para equilibrar meses menos bons, a opção nessa altura acaba por recair no pagamento imediato.

Esta situação implica contrapartidas para o cliente e há momentos em que vale a pena oferecer melhores condições aos clientes que prefiram um pagamento a pronto.

Flexibilidade com as datas de vencimento.

De pouco serve ter datas limite demasiado próximas do inicio do mês: é preferível encontrar datas que sejam razoáveis tanto para a vossa empresa como para os vossos clientes.

Analisar o perfil dos clientes.

É importante analisar se o mercado se encontra num bom momento ou se está numa fase de maior risco. Caso cheguem a esta conclusão, há que exigir mais garantias antes de finalizar os negócios. É inútil ter muitas oportunidades de negócio se o resultado final é ter uma muita dificuldade em receber pagamento ou não receber de todo.

Software de Contabilidade.

Existem vários motivos para ter um software de contabilidade que controle as entradas e saídas de dinheiro de forma automatizada. Soluções como Sage for Accountants permitem uma maior agilidade nos processos e previsões de recebimento, melhorando a tomada de decisões. Há momentos em que receber pagamento a pronto pode não ser relevante, especialmente nos meses em que o fluxo de caixa é positivo.

Renegociar o endividamento. 

Se o motivo de atraso do pagamento for involuntário, pode valer a pena ter abertura para renegociar o pagamento da dívida. Não esperem que seja o cliente a ter a iniciativa: é fundamental serem proativos na procura de soluções. E quanto mais cedo a questão se resolver, melhor.

Se nada resultar, há que suspender o serviço, informando sempre o cliente antes sobre as faturas em falta. Caso se apercebam que é a forma de estar normal de algumas empresas, um software vai ajudar-vos a entender quais são e a individualizá-las, de forma a que no futuro tenham condições menos favoráveis.

Faturação

Alerta vermelho: dicas para o evitar

O controlo financeiro da empresa pode não ser fácil de levar a cabo: é preciso uma monitorização constante dos resultados operacionais. É essencial acompanhar a evolução das despesas – bem como compreender as principais fontes de despesa e onde é possível cortar desperdícios – e procurar constantemente incrementar o volume de negócios, e se necessário diversificar as fontes de receita, de modo a que as receitas sejam sempre superiores às despesas.

Partilhamos convosco algumas boas práticas que consideramos essenciais para evitar um alerta vermelho nas contas e conseguirem ter mais controlo sobre as despesas. Estas dicas são importantes para a gestão de uma empresa.

Organização.

Fazer uma auditoria às contas da empresa e definir um orçamento, onde devem organizar pela estrutura de receitas e despesas da vossa empresa, são as primeiras coisas a fazer para saírem de uma situação menos boa.

Comecem por detetar quais são as principais rubricas com maior peso na estrutura de custos e se há possibilidade para diminuir alguma delas. Além disso, devem verificar a tesouraria e as responsabilidades que têm no momento – fazer uma lista das dívidas, dispondo por valor, tempo de existência e nome da pessoa ou entidade a quem devem.

Outra dica, diferenciem as despesas fixas e as despesas mensais – identificar qual o valor mínimo de receitas necessário para cobrir as despesas fixas e compreender se a evolução das despesas variáveis é inferior à evolução das receitas é essencial para que saiam do vermelho.

Além das despesas, devem enumerar as várias fontes de rendimento, analisarem as vendas ao longo do tempo, por clientes e por produto/serviço.

Desta forma, conseguirão ter uma perspetiva visual de quantas receitas estão a entrar e quanto estão a gasta: comecemos a pensar em soluções para o problema.

Atenção aos detalhes.

Monitorizar regularmente as despesas e as receitas é obrigatório – vai ajudar-vos a fazer uma gestão mais cuidadosa e a saberem sempre se estão acima ou abaixo no previsto Um software de faturação pode ser-vos útil, para controlarem as vendas e as despesas e terem todas as informações organizadas. Ao terem a informação toda condensada no mesmo lugar, aumenta a probabilidade de anteciparem uma situação mais complicada.

Não evitar os problemas

Evitar uma situação difícil de dívida não a fará desaparecer: o melhor é enfrentar a situação e explorar as possibilidades de pagamento, tendo em conta a realidade financeira da vossa empresa. Pode acontecer em qualquer negócio, mesmo tendo todo um planeamento e organização por trás.