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Eficiência

Faturação

Formas de potenciar a criatividade e aumentar a inovação

É conhecido o efeito do aborrecimento na criatividade, alguns testes demonstram que realizar tarefas repetitivas tem um efeito catalizador na criatividade. A criatividade é fundamental para a inovação e como tal este tema é relevante para as empresas que desejam ser competitivas.

Neste artigo vamos dar três sugestões de como criar a sensação de aborrecimento que potência a criatividade, aumentando a capacidade de inovar.

Evitar consultar o telemóvel.

Uma das formas passa por não utilizar o telemóvel ou outro equipamento digital, durante viagens ou outros momentos de pausa. É necessário criar um espaço, um vazio mental para que as ideias possam ocorrer.

88% dos participantes de uma experiência em que concordavam em não utilizar estes equipamentos em momentos de pausa, afirmaram terem ficado impressionados com os resultados e estarem a pensar em continuar. Fica a questão de se irão conseguir manter este hábito, consultar constantemente o telemóvel é quase uma adição e a diferentes plataforma estão empenhadas em terem a nossa atenção.

Apagar a aplicação preferida.

As aplicações consomem tempo valioso, em muitos caso não têm utilidade para o trabalho que realizamos, ocupam uma boa parte dos momentos de pausa. Em alguns caso pode passar por fazer uma gestão, em que apenas em alguns dias da semana terão acesso às aplicações, ou de uma forma mais brusca decidir apagar as que ocupam mais tempo.

Criar momentos no trabalho de isolamento.

Semelhante a quando estamos em período de férias, e enviamos uma resposta por e-mail de out-office, pode ser importante reservar um momento no dia em que colaboradores ou clientes, não devem esperar uma resposta imediata. Não é necessário que seja um período de tempo muito longo, pode ser apenas 20 minutos.

Neste período é possível pensar apenas num relatório ou projeto de forma criativa, sem interrupções constantes e sem preocupações com todos os e-mails e telefonemas a chegar constantemente.

Um software que poupe tempo.

Um software como Sage 50c é a solução de faturação mais eficiente e segura, com acesso móvel em qualquer lugar e indicada para pequenas empresas de todos os setores de atividade que não querem só fazer faturas. O acesso móvel permite poupar tempo, realizando tarefas a partir de qualquer sitio com acesso à internet.

É fundamental conseguir tempo para a criatividade, espaço mental que não esteja constantemente ocupado com trabalho, nem com distrações. Com todos os pedidos urgentes que nos rodeiam, não é fácil resistir a responder a estes estímulos e a confiar no poder de manter um certo vazio, em que confiamos apenas na nossa mente para nos entreter, mas este é um passo  essencial para a criatividade. Ao fim de algum tempo poderão observar que é mais fácil ter ideias, algumas delas mais originais, do que antes de alterarem a vossa rotina.

 

Faturação

Dois elementos essenciais para o sucesso: talento e tecnologia

Todas as empresas se sentem pressionadas com a competição e sabem que a única forma de a enfrentar, passa por se manterem atentas às inovações tecnológicas que lhes podem trazer alguma vantagem.

Seria de esperar que essas empresas tivessem ultrapassado outras dificuldades, nomeadamente a nível operacional que afetam o crescimento do negócio, mas esta não é muitas vezes o caso.Um estudo realizado pela Sage indicou que os principais desafios paras pequenas e médias empresas, passam pela competição a nível interno, mudanças na legislação económica e em regulamentos, recrutar colaboradores talentosos e encontrar tempo para se focarem no crescimento do negócio.

Construir uma cultura de empresa baseada na confiança.

É fundamental para um pequeno negócio ter uma definição de qual os seus valores e permanecer firme na sua defesa. Os lideres devem inspirar os colaboradores a abraçar os valores fundamentais da empresa, e tudo começa no momento da contratação.

Um dos grande desafios passam por contratar as pessoas certas para a posição, algo mais difícil do que parece. Alem da descrição da tarefa, há que encontrar pessoas que se adaptem à empresa, e acreditem na missão da empresa. Devem ter em conta no momento da contratação quais as capacidades e características necessárias para tingir os objetivos definidos.

Adaptar as operações à tecnologia móvel.

Tecnologia móvel, big data, e uso da Cloud, são os investimentos do momento para as empresas que desejam acompanhar a inovação. Não há dúvidas de que estas novidades permitem uma diminuição de custos e tornam os negócios mais eficientes.

Um software como Sage 50c permite a pequenas e médias empresas trabalhar online, com acesso a funções para alem da faturação. Com este software é possível aceder em qualquer lugar aos dados do negócio, e a partir de qualquer dispositivo.

Por vezes a equipa necessita de formação para abraçar novas tecnologias, mas cada vez mais o uso de aplicações faz parte da vida quotidiana, e torna-se necessário menos apoio.

Automatização permite um maior crescimento.

Estudos conduzidos pela Sage, demonstram que cerca de 41% dos pequenos negócios ainda sentem algum cepticismo em relação ao papel da inteligência artificial e das Bots chats, no auxilio das tarefas administrativas que ainda lhes ocupam diariamente algumas horas.

Automatizar tarefas repetitivas administrativas permite poupar tempo, e apostar mais na relação com os clientes ou a aperfeiçoar o produto/serviço.

Os lideres devem pensar de forma critica sobre como as novas tecnologias os podem ajudar, e por sua vez auxiliar a equipa a fazer um bom uso destas possibilidades, que permitem um significativo corte de custos. Dedicar mais tempo a planear o crescimento futuro da empresa, apostando na contratação de pessoas talentosas, que tragam um contributo único para o negócio.

 

 

 

 

Faturação

7 Sugestões para aumentar a produtividade

Todas as empresas procuram alcançar a máxima eficiência, desenvolver trabalho sem desperdício de tempo ou rendimento para a empresa. Tomando conhecimento dos conselhos de outros empreendedores, é possível evitar erros e encontrar formas de melhorar o negócio.

Uma empresa flexível.

É fundamental estar preparado para as mudanças, ter uma empresa com capacidade de adaptação. Em qualquer área de negócio é inútil tentar combater as tendências que surgem, os esforços devem ser conduzidos no sentido de antecipar e aproveitar os movimentos do mercado. Na área do digital as mudanças são ainda mais rápidas, o que exige uma fléxibilidade ainda maior.

Evitar uma atitude complacente.

Uma empresa deve sempre procurar a superação das metas que estabeleceu. Sempre que as metas sejam atingidas há que criar novos objetivos,  reconhecer que o trabalho nunca está concluído e que é possível continuar a melhorar conquistando novos objetivos.

Delegar tarefas.

Nenhum gestor tem todas as respostas para o seu negócio, e por vezes os CEO de pequenas empresas sentem que todo o peso da empresa repousa nos seus ombros. A verdade é que ninguém consegue construir uma empresa de sucesso individualmente, é fundamental saber delegar tarefas e envolver os colaboradores para que contribuam com ideias.

Criar um distanciamento emocional.

Devem tentar manter uma atitude racional e equilibrada em relação ao próprio negócio, evitando ficar demasiado sensível em relação a tudo o que acontece. É bom manter em vista que o objetivo da empresa passa sempre por originar lucro, e que as emoções não devem atrapalhar.

Planear a longo prazo.

Por vezes, o desespero por completar tarefas é tão grande que se perde de vista os objetivos a longo prazo. Apenas após um trabalho sólido se estabelecem as fundações para o sucesso, analisando se as metas a longo prazo estão a ser alcançadas.

Equilibrio entre áreas.

Para serem bem sucedidos há que trabalhar duramente mas sem perder o equilíbrio entre os várias áreas que compõem a nossa vida. A vida pessoal e familiar deve ser salvaguardada, sem essa parte dificilmente conseguirão trabalhar com o mesmo rendimento e alcançar as metas propostas.

Um software ágil.

Um software como Sage 50c facilita uma melhor gestão do tempo permitindo um acesso a partir de qualquer lugar e com qualquer dispositivo. Uma enorme diferença quando o tempo está contado e as tarefas se acumulam rapidamente.Alcançar uma maior eficiência significa conseguir optimizar o trabalho, estabelecer prioridades e  um CEO deve procurar inspirar a sua empresa como um todo.

 

 

 

 

 

 

 

 

Gestão de Empresas

Como criar ambientes de trabalho colaborativos

Um dos desafios que os gestores enfrentam, passa por conseguir construir ambientes que sejam verdadeiramente colaborativos. Estamos cercados por muitas solicitações a nível de informação cujo o objetivo é o de contribuir para uma melhor comunicação, mas acabam por ocupar tanto tempo que têm um efeito contrário.

Podem criar uma certa ineficácia, sabotar a colaboração entre equipas, acabando por diminuir a produtividade. As equipas e colaboradores devem procurar estar alinhados, de forma a não perderem tempo duplicando tarefas e perdendo rapidez de resposta. Neste artigo vamos sugerir algumas formas de ultrapassar estas dificuldades.

Uma visão coletiva.

Diferentes sistemas e questões culturais criam por vezes barreiras que é necessário ultrapassar para construir um ambiente de colaboração. Num primeiro momento uma observação dos processos, tentando analisar todas as situações que possam criar rotura de produtividade.

Questionem quais os objetivos de cada processo e como podem atingi-los de forma mais rápida. Em seguida procurem analisar como presentemente a forma como os processos são conduzido levam à perda de produtividade e rendimento.

Envolvam as equipas nos resultados e na aplicação de novas formas de laborar, decorrentes da avaliação que realizaram.

Uma colaboração com transparência.

A transparência é essencial, perceber quem é responsável pela execução de tarefas na equipa, se os tempos para estas tarefas estão ajustados, se existe um cumprimento real das metas. É bastante útil criar soluções que tornem visível o trabalho de cada equipa na empresa, promovendo uma aproximação em tempos e uma saudável competição.

Responsabilizar os colaboradores.

Responsabilizar e reconhecer quando elementos de uma equipa ou a equipa atingem as metas, dar formas de demonstrar mérito incentiva ao despontar de capacidade de liderança nas equipas, essencial ao desenvolvimento de novos quadros dentro das empresas e a retenção dos elementos com mais valor.

Enfrentar bloqueios à mudança.

Novas formas de realizar tarefas são sempre acompanhadas de alguma resistência, não é invulgar que alguns gestores desejem manter os processos antigos, ou por não estarem convencidos dos benefícios ou por os próprios não serem pessoas flexíveis.

Para ultrapassar estes bloqueios há que demonstrar uma atitude de liderança e firmeza. Documentar os progressos obtidos pelas equipas que aderiram às mudanças, e continuar a persuadir com dados concretos os elementos relutantes.

Acompanhar a progressão.

Um software de ERP é fundamental para acompanhar a evolução dos processos e conseguir quantificar a percentagem de sucesso.  O Sage 100c permite uma gestão de stocks, vendas, compras e fornecedores ligada à contabilidade, de forma que é possível acompanhar a evolução da empresa e o sucesso da aplicação de novos processos.

Depois de implementar estas novas práticas, devem fazer um acompanhamento junto das equipas para perceber se estão na direção correta. Esta escuta atenta e participativa, traz soluções inesperadas e permite fazer correções necessárias. Manter abertura só pode beneficiar a evolução da empresa.

Criar uma cultura de trabalho em colaboração e elevada produtividade numa empresa,  deve começar no quadros topo mas apenas se pode alargar à base através de um processo de envolvimento crescente de toda a organização.

 

Recursos Humanos

Como gerir os trabalhadores freelancers

Cada vez o número de trabalhadores freelancers é mais elevado nas empresas, obrigando os recursos humanos a se adaptarem a esta nova realidade.

É importante para qualquer empresa perceber como gerir esta força de trabalho externa, aproveitando plenamente o seus benefícios. É frequente as empresas reconhecerem o valor que estes trabalhadores trazem, considerando o recurso a este trabalho como apenas uma forma de economiza. Existem freelancers que prestam um trabalho especializado e o seu contributo é essencial à criatividade das empresas.

Construir uma boa relação de trabalho.

Estes trabalhadores remotos necessitam de algum tempo para se adaptarem na forma de trabalhar da empresa e para tomarem conhecimento com a missão da empresa. Como a cada nova entrada de um trabalhador será sempre necessário investir tempo na sua formação,  é do interesse da empresa que esta relação seja duradoura.

Uma relação de trabalho duradoura, minimiza os custos com recrutamento e permite um desenvolvimento de projetos que acautela a escala da empresa. Por todos estes motivos, estes elementos devem ser valorizados e tratados como qualquer membro da equipa.

Um acordo flexível.

Devemos encarar os freelancers como empreendedores, uma vez que assumem o risco de gerir o seu próprio trabalho em troca de uma maior liberdade e flexibilidade. Geralmente estão mais aptos para negociar a sua remuneração, e as empresas devem demonstrar abertura para se encontrar um equilíbrio entre as necessidades de ambos. Quando iniciarem uma negociação, pesquisem primeiro o  portfolio, os clientes, e só depois discutam diferentes cenários de trabalho.

Um software de Recursos Humanos permite acompanhar os colaboradores freelancers de uma forma mais completa, com um registo das suas tarefas e despesas associadas, facilitando a analise desse trabalho. A Sage tem softwares adaptados à escala e às diferentes necessidades das empresas.

Gerir expetativas.

O tempo é limitado, é extremamente útil reunir um dossier completo com documentação sobre a empresa que facilite a integração. É importante encontrar formas de trabalhar em conjunto, e que de preferência se consiga encontrar esse acordo pouco tempo depois do começo do trabalho.

Procurem transmitir com clareza as vossas expetativas e estabeleçam sempre um período de experiência. Ao fim de um ou dois trabalhos será fácil perceber se o trabalho tem qualidade e se tem um custo comportável para a empresa.

Em conclusão, podemos afirmar que embora gerir o trabalho com freelancers seja sempre um desafio, os benefícios e a agilidade que este trabalho trás, comporta uma verdadeira vantagem para a competitividade nesta economia.