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Estratégia

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Os sete erros contabilísticos mais comuns nas pequenas empresas – Parte II

Na segunda parte deste artigo, terminamos o nosso estudo das falhas mais frequentes na contabilidade das pequenas empresas.

  1. Escolher o software de contabilidade inapropriado

Se optarem por usar um software de contabilidade para o vosso negócio, procurem uma solução simples de usar, eficiente e que seja capaz de usar a vossa empresa a funcionar melhor. Se tiverem uma pequena-média empresa, comecem por avaliar as necessidades contabilísticas e façam a vossa escolha com base nas conclusões que tirarem.

  1. Não determinar o fluxo de caixa

Alguns negócios de menor dimensão não estabelecem ou determinam fluxo de caixa mensal. Mas é este fluxo de caixa que vos vai ajudar a determinar qual o rendimento necessário para fazer face às despesas. Além disso, o fluxo de caixa permite-vos perceber facilmente se estão a fazer demasiados gastos e realça as áreas onde terão que fazer reduções de forma a equilibrar as contas. Facilitem as vossas contas com as soluções de Faturação Sage e aproveitem toda a informação necessária em tempo real.

  1. Não fazer reconciliação bancária

A reconciliação bancária é o procedimento que visa assegurar que as transações financeiras de uma empresa estão devidamente registadas na sua contabilidade. Como tal, é através deste processo que poderão detetar e corrigir atempadamente quaisquer falhas na reconciliação. Fazê-lo de forma regular vai também ajudar-vos a evitar entregar declarações incompletas que poderão fazer-vos perder semanas de trabalho a médio/longo prazo.

Sage Enterprise Management

Prontos para introduzir a Contabilidade Ambiental no vosso negócio?

Alguma vez ouviram falar de contabilidade ambiental? Apesar de recente, este é um termo cada vez mais comum e frequente no meio empresarial. De certa forma, pode-se dizer que este conceito surge como consequência direta de uma consciência cada vez mais global do impacto do homem na natureza e nos seus recursos naturais.

Mais concretamente – e aplicado a um cenário empresarial –, este é um ramo da contabilidade destinado a registar e controlar o impacto que certas ações do vosso negócio têm no meio ambiente. O relatório de contabilidade ambiental deve funcionar como um registo do património ambiental, apontando monetariamente os benefícios, prejuízos e resultados da exploração ambiental.

Proponham modelos que incentivem o vosso negócio ou empresa a implementar métodos de gestão focados na proteção ambiental. Considerem também métodos e sistemas que permitam contabilizar e registar de forma detalhada as vossas ações. Por fim, saibam que podem disponibilizar informação monetária sobre as condições ambientais que afetam a situação patrimonial da empresa.

Componentes da contabilidade ambiental

Antes de implementarem a contabilidade ambiental no vosso negócio, importa assimilar alguns conceitos fundamentais para que possam tomar as melhores decisões enquanto empresários.

  • Despesas ambientais: são usadas para fazer uma boa gestão de impacto ambiental e para reportar as despesas feitas pela administração da empresa.
  • Custos ambientais: estão relacionados direta ou indiretamente com a proteção do meio ambiente, como por exemplo o tratamento de resíduos, recuperação de áreas contaminadas, entre outros.
  • Perdas ambientais: como o nome indica, são perdas que não trazem qualquer benefício para a vossa empresa. São, no fundo, gastos com a resolução de acidentes ou outras questões imprevistas – desde que relacionadas com o ambiente.
  • Receitas ambientais: são todas as receitas ligadas à prestação de serviços relacionados com a área de gestão ambiental, bem como a venda de produtos reciclados ou a redução do consumo de água ou energia.
  • Ativos ambientais: são representados por bens e direitos capazes de gerar benefícios no futuro e que estão ligados à preservação ambiental.
  • Passivos ambientais: referem-se aos valores sacrificados pela empresa para preservar ou proteger o meio ambiente, desde que decorram de ações planeadas ou inadequadas da empresa.

Com este pequeno guia introdutório e com a ajuda das soluções de Gestão Sage, estão preparados para introduzir as melhores práticas de gestão ambiental no vosso negócio e potenciar a consciencialização ambiental dos vossos colaboradores.

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Devem optar por outsourcing na vossa pequena empresa – Parte II

Na primeira parte deste artigo, explorámos as primeiras considerações a ter em termos de outsourcing. Hoje, vamos analisar quais as áreas da vossa empresa que mais beneficiariam de contratações externas.

Manutenção

Considerem os serviços de manutenção – de limpeza ou de segurança – que podem ser delegados a trabalhadores ou empresas externas sem impactar de forma negativa o vosso negócio. Este tipo de outsourcing traz poupança e também soluciona necessidades de serviços em momentos muito particulares, que seriam difíceis de cumprir com colaboradores internos. Desta forma, evitam necessidades de formação em áreas que não pertencem ao vosso negócio e asseguram um serviço mais qualitativo, por um custo menor.

Serviços tecnológicos específicos

No caso de pequenas empresas, um menor volume de trabalho não justifica a presença de certos técnicos ao longo de todo o ano. No caso das Tecnologias da Informação e da Contabilidade, podem garantir a eficiência, cumprimento de objetivos e necessidades legais com contratações externas, de acordo com necessidades pontuais.

No caso de médias empresas ou na altura em que o crescimento do vosso negócio traga novas exigências, devem estudar os vossos cálculos para escolher a opção que traga mais rentabilidade e redução de custos. Analisem também a “terceirização parcial”, ou seja, a oportunidade de delegar parte de um setor a uma empresa externa. Assim, podem garantir controlo sobre as tarefas mais importantes e atribuir as tarefas mais burocráticas a contratações externas, para manter a maior agilidade possível.  As soluções de faturação Sage permitem uma gestão de fluxo documental, adaptada às necessidades do seu negócio.

 

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Devem optar por outsourcing na vossa pequena empresa – Parte I

Outsourcing, o anglicismo que já pertence ao dicionário do empreendedorismo português. Falamos de contratação de funcionário externos, de acordo com necessidades pontuais. O outsourcing de atividades no vosso negócio pode permitir que se foquem no que realmente interessa e pode ajudar a reduzir custos e aumentar rentabilidade. Considerem algumas indicações para tirarem maior proveito desta opção.

Analisem as atividades que podem ser entregues a outsourcing

A aplicação de contratações externas ao vosso negócio principal não é aconselhável, apesar de levar a redução de encargos e tributações que acompanham um colaborador. O que acontece por vezes é que, com vista a menores gastos, contratam profissionais sem o perfil indicado para a vossa empresa. Assegurem-se que mantém os níveis de qualidade do vosso serviço.

No entanto, caso se deparem com um volume crescente de vendas, o outsourcing pode estar em cima da mesa. Prevejam picos de venda com análises informadas e estudem todas as vantagens e desvantagens de cada passo de outsourcing, sem se focarem apenas nos custos.

Comecem pelos serviços pontuais

Nas vossas primeiras experiências com outsourcing, optem por testar serviços pontuais, que não impliquem envolvimento no dia a dia do vosso negócio. Considerem todos os serviços regulares necessários ao funcionamento da vossa empresa que não exijam trabalho a tempo inteiro, desde a manutenção de equipamentos à medicina no trabalho ou à limpeza do vosso espaço de trabalho. Façam uma análise comparativa entre contratação e outsourcing, para fundamentar a vossa decisão com dados reais.

Tracem o vosso objetivo

Pretendem reduzir custos ou aumentar produtividade? Raramente conseguimos atingir estes dois objetivos simultaneamente. Por isso, procurem antes uma redução de custos que assegure também os níveis de qualidade do vosso produto ou serviço. As consequências do outsourcing devem ser sempre positivas!

Na segunda parte deste artigo, vamos estudar as áreas do vosso negócio que mais se prestam ao outsourcing.

 

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5 formas de manter os vossos colaboradores felizes

Há muitas peças no puzzle do negócio de sucesso. Uma das mais importantes é a satisfação dos vossos funcionários. Colaboradores felizes e envolvidos são mais produtivos e dedicados a dar o seu melhor. Por isso, façam uma pausa e considerem como podem maximizar a satisfação da vossa equipa.

  1. Paguem os ordenados a tempo

Enquanto empregador, esta é uma parte essencial do vosso lado do contrato de trabalho. Os vossos colaboradores esperam receber a tempo, por inteiro e sem problemas. A automatização de processamento de ordenados diminuirá o erro humano e trará mais eficiência. É fundamental que considerem soluções que contemplem esta necessidade.

  1. Estudem os dados oferecidos pelos vossos colaboradores

Devem compreender quem empregam e aquilo que os incentiva. Apostem em sistemas de gestão de força de trabalho e de tecnologias de análise de dados, com o intuito de ganharem conhecimento sobre necessidades e feedback dos vossos colaboradores. A partir daí, tornar-se-á mais fácil implementar alterações que ajudem o trabalho, ou reforcem equipas, ou ofereçam formação, de acordo com a informação direta da fonte: os vossos funcionários. Vão ganhar lealdade.

  1. Coloquem os colaboradores nas funções certas

Todos queremos trabalhar onde sentimos que fazemos um impacto positivo para o negócio e onde podemos utilizar as nossas competências. Sistemas de automatização podem libertar muitas funções de tarefas demoradas e oferecer tempo para facetas mais humanas e valiosas do vosso trabalho. Por isso, ouçam as questões dos vossos colaboradores sobre potencial desperdiçado e redesenhem equipas ou proporcionem formação, para que todos possam seguir a sua paixão.

  1. Criem a vossa comunidade de trabalho

As vossas equipas passam muito tempo em conjunto e, por isso, é ideal que haja bem-estar no local de trabalho e entre todos os colaboradores. Encorajem o trabalho colaborativo e assegurem as ferramentas necessárias para que a comunicação circule escorreitamente.

  1. Revejam os vossos benefícios

A retenção de talento é um processo proativo. E não devem esquecer: a remuneração financeira nem sempre é o fator decisivo. Considerem o que interessa aos vossos colaboradores – e potenciais colaboradores – hoje em dia. Podem ser: trabalho remoto ou com horários flexíveis, oportunidades de desenvolvimento profissional ou o ambiente e cultura da vossa empresa. Devem apontar para estabelecer um equilíbrio entre incentivos e prioridades do negócio.