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Alerta vermelho: dicas para o evitar

O controlo financeiro da empresa pode não ser fácil de levar a cabo: é preciso uma monitorização constante dos resultados operacionais. É essencial acompanhar a evolução das despesas – bem como compreender as principais fontes de despesa e onde é possível cortar desperdícios – e procurar constantemente incrementar o volume de negócios, e se necessário diversificar as fontes de receita, de modo a que as receitas sejam sempre superiores às despesas.

Partilhamos convosco algumas boas práticas que consideramos essenciais para evitar um alerta vermelho nas contas e conseguirem ter mais controlo sobre as despesas. Estas dicas são importantes para a gestão de uma empresa.

Organização.

Fazer uma auditoria às contas da empresa e definir um orçamento, onde devem organizar pela estrutura de receitas e despesas da vossa empresa, são as primeiras coisas a fazer para saírem de uma situação menos boa.

Comecem por detetar quais são as principais rubricas com maior peso na estrutura de custos e se há possibilidade para diminuir alguma delas. Além disso, devem verificar a tesouraria e as responsabilidades que têm no momento – fazer uma lista das dívidas, dispondo por valor, tempo de existência e nome da pessoa ou entidade a quem devem.

Outra dica, diferenciem as despesas fixas e as despesas mensais – identificar qual o valor mínimo de receitas necessário para cobrir as despesas fixas e compreender se a evolução das despesas variáveis é inferior à evolução das receitas é essencial para que saiam do vermelho.

Além das despesas, devem enumerar as várias fontes de rendimento, analisarem as vendas ao longo do tempo, por clientes e por produto/serviço.

Desta forma, conseguirão ter uma perspetiva visual de quantas receitas estão a entrar e quanto estão a gasta: comecemos a pensar em soluções para o problema.

Atenção aos detalhes.

Monitorizar regularmente as despesas e as receitas é obrigatório – vai ajudar-vos a fazer uma gestão mais cuidadosa e a saberem sempre se estão acima ou abaixo no previsto Um software de faturação pode ser-vos útil, para controlarem as vendas e as despesas e terem todas as informações organizadas. Ao terem a informação toda condensada no mesmo lugar, aumenta a probabilidade de anteciparem uma situação mais complicada.

Não evitar os problemas

Evitar uma situação difícil de dívida não a fará desaparecer: o melhor é enfrentar a situação e explorar as possibilidades de pagamento, tendo em conta a realidade financeira da vossa empresa. Pode acontecer em qualquer negócio, mesmo tendo todo um planeamento e organização por trás.

Contabilidade

Reconciliação bancária: o que é?

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a gestão da contabilidade e a reconciliação bancária faz parte do dia a dia do gestor financeiro.

O que é a reconciliação bancária?

As empresas realizam diariamente transações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros. Dependendo do volume destas transações, muitas vezes os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir exatamente a sua posição financeira real naquele momento. A reconciliação bancária é o processo de manter o controlo do saldo interno e dos extratos bancários alinhados, através de comparações entre as entradas e saídas e as transações bancárias da empresa.

Reconciliação bancária, passo a passo.

Esta prática efetua-se através de quatro passos fundamentais:

  • Lançamento diário dos movimentos financeiros. Todos os movimentos financeiros de uma empresa devem ser declarados diariamente. Para realizar esta tarefa minuciosa, podem recorrer a um software de contabilidade, que tem a vantagem de automatizar os processos contabilísticos e de conseguir, por isso, grandes ganhos de produtividade.
  • Confirmação do saldo bancário. Esta tarefa é tão simples quanto conferir se os números do saldo bancário e do saldo inicial e final do controlo financeiro batem certo. Com os documentos bancários e contabilísticos. a postos poderão, então, conferir os saldos totais, para ver se estão de acordo.
  • Análise pormenorizada das transações. O terceiro passo do processo de reconciliação bancária é confirmar se as datas e valores de todos os movimentos bancários estão de acordo com as informações registadas no controlo financeiro da empresa. Se houver movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
  • Correção das inconsistências. No decorrer do processo de reconciliação bancária, poderão encontrar movimentos que não estão devidamente lançados, gerando divergências. Se detetarem incongruências entre o extrato bancário e os vossos registos, apliquem as devidas correções. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. Confirmem quando ocorreu o problema e corrijam a divergência no sistema da empresa, até tudo estar coerente e o saldo idêntico.

Posto isto, a reconciliação bancária apresenta a situação financeira realista da empresa, que é extremamente relevante para tomar decisões importantes para o negócio, tais como fazer empréstimos, negociar pagamentos parcelados, entre muitas outras.

Uma boa gestão também depende do quão precisa é a reconciliação bancária. Com o software de contabilidade Sage, podem realizar a reconciliação bancária integral através da aplicação, nomeadamente:

  • fazer a comparação dos lançamentos contabilísticos com os movimentos bancários importados do ficheiro de extrato digital obtido do site do banco;
  • proceder à reconciliação manual – “match” manual dos movimentos contabilísticos e bancários;
  • proceder à reconciliação automática – “match” automático dos movimentos.