Browsing Tag

Gestor

Contabilidade

Reconciliação bancária: o que é?

Uma das áreas mais importantes de uma empresa é a gestão da contabilidade e a reconciliação bancária faz parte do dia a dia do gestor financeiro.

O que é a reconciliação bancária?

As empresas realizam diariamente transações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, investimentos, entre outros. Dependendo do volume destas transações, muitas vezes os saldos bancários demonstrados pela contabilidade da empresa podem não refletir exatamente a sua posição financeira real naquele momento. A reconciliação bancária é o processo de manter o controlo do saldo interno e dos extratos bancários alinhados, através de comparações entre as entradas e saídas e as transações bancárias da empresa.

Reconciliação bancária, passo a passo.

Esta prática efetua-se através de quatro passos fundamentais:

  • Lançamento diário dos movimentos financeiros. Todos os movimentos financeiros de uma empresa devem ser declarados diariamente. Para realizar esta tarefa minuciosa, podem recorrer a um software de contabilidade, que tem a vantagem de automatizar os processos contabilísticos e de conseguir, por isso, grandes ganhos de produtividade.
  • Confirmação do saldo bancário. Esta tarefa é tão simples quanto conferir se os números do saldo bancário e do saldo inicial e final do controlo financeiro batem certo. Com os documentos bancários e contabilísticos. a postos poderão, então, conferir os saldos totais, para ver se estão de acordo.
  • Análise pormenorizada das transações. O terceiro passo do processo de reconciliação bancária é confirmar se as datas e valores de todos os movimentos bancários estão de acordo com as informações registadas no controlo financeiro da empresa. Se houver movimentos que não têm equivalência, devem ser assinalados para reconciliação posterior.
  • Correção das inconsistências. No decorrer do processo de reconciliação bancária, poderão encontrar movimentos que não estão devidamente lançados, gerando divergências. Se detetarem incongruências entre o extrato bancário e os vossos registos, apliquem as devidas correções. Perante cada irregularidade deve ser apurado e pesquisado o seu motivo e também a sua origem, de forma a evitar novos erros no futuro. Confirmem quando ocorreu o problema e corrijam a divergência no sistema da empresa, até tudo estar coerente e o saldo idêntico.

Posto isto, a reconciliação bancária apresenta a situação financeira realista da empresa, que é extremamente relevante para tomar decisões importantes para o negócio, tais como fazer empréstimos, negociar pagamentos parcelados, entre muitas outras.

Uma boa gestão também depende do quão precisa é a reconciliação bancária. Com o software de contabilidade Sage, podem realizar a reconciliação bancária integral através da aplicação, nomeadamente:

  • fazer a comparação dos lançamentos contabilísticos com os movimentos bancários importados do ficheiro de extrato digital obtido do site do banco;
  • proceder à reconciliação manual – “match” manual dos movimentos contabilísticos e bancários;
  • proceder à reconciliação automática – “match” automático dos movimentos.

 

 

Recursos Humanos

O impacto do feedback positivo

São muitas as pesquisas que mostram que a melhor estratégia a adotar para ajudarem os vossos colaboradores é dando-lhes feedback.  É um dos primeiros passos que os lideres dão que estabelecem um sentimento de aprendizagem e de estabilidade. Darem à vossa equipa reportes regulares sobre o seu desempenho pessoal fá-los sentir valorizados: seja um comentário positivo ou negativo, demonstra liderança e dá confiança aos colaboradores.

Há algumas coisas que podem fazer para tornar o feedback mais impactante e poderoso. Comecem por pensar que são vocês a estar do outro lado, de quem recebe um comentário sobre o seu trabalho: como o quereriam ouvir? Mantenham-se sempre focados no futuro: o que é que o vosso colaborador pode mudar daqui para a frente?

  • Feedback com foco. Peçam a algumas pessoas – colegas, amigos, familiares -, para vos dizerem quão bons são a dar feedback. Descrevam o vosso objetivo claramente, explicando que querem tornar-se melhores a dar feedback aos outros. Peçam sugestões, encorajem a criatividade e aprendam a relacionar-se cada vez melhor com as vossas equipas. Ouçam-nos com atenção e não se esqueçam de agradecer o tempo que cada pessoa passou convosco. Ao utilizarem esta abordagem, terminem com sugestões concretas para cada pessoa: verifiquem periodicamente como tudo está a correr.
  • Trabalhem com um mentor. Os mentores podem preencher algumas lacunas, ao entrevistarem alguns colegas e ao aparecerem em reuniões e eventos onde vocês estejam presentes. Um grande mentor pode detetar subtilezas no vosso comportamento que podem ser limadas e das quais vocês ainda não se tenham apercebido. Pode, também, ajudar-vos a identificar suposições, experiências e qualidades pessoais que vos estejam a impedir de serem melhores a dar feedback.
  • Escolham colegas como mentores. Nem todas as empresas podem ter mentores, mas podem selecionar um entre os vossos colegas! Enquanto trabalham para melhorar as vossas capacidades de comunicação, incentivem os vossos colegas a fazer o mesmo. Tenham um debate aberto com a vossa equipa sobre se o que vocês dizem sobre o trabalho deles tem um impacto positivo na sua vida profissional e discutam as valias de dar um feedback positivo.

Oferecer feedback positivo é uma capacidade de gestão vital para o bom funcionamento das equipas de trabalho. Ressalvem o progresso que as vossas equipas vão demonstrando. Incentivem os pontos fortes dos colaboradores, dizendo-lhes como essas valências são determinantes para a empresa. Foquem-se no “como” dar feedback. Ao implementarem todas estas dicas, vão entusiasmar os vossos colaboradores e isso só pode trazer bons resultados para a empresa. Procurem ajuda para manterem os vossos recursos humanos motivados: descubram as soluções Sage para a gestão de pessoas!

 

Gestão de Empresas

O que a tecnologia está a fazer pela gestão

Muitos foram os alarmes que soaram quando o advento da Inteligência Artificial (IA) chegou às empresas, especialmente quando falamos em tecnologias que podem substituir postos de trabalho. Empresas de todo o tipo terão que se adaptar aos novos tempos: o mundo administrativo é, agora, dominado pelas máquinas, o que traz ganhos de tempo e financeiros para os gestores.

Dentro deste tema, foram identificadas 5 práticas em que cada gestor de empresa se deve tornar pró:

  • Tarefas administrativas com IA. Gestores de empresas de todas as dimensões perdem mais de metade do seu tempo em tarefas administrativas e controlo de tarefas. Com a Inteligência Artificial, podem automatizar todos estes processos.
  • Foco nas decisões. Muitas são as decisões que requerem mais do que informação e dados recolhidos. Os gestores baseiam-se, também, nos seus conhecimentos prévios e experiência e numa reflexão ponderada sobre cada decisão e as suas implicações. As competências principais que mais vão precisar no futuro são: pensamento criativo, experimentação, análise de dados e respetiva interpretação, bem como o desenvolvimento de estratégias.
  • Tratar as máquinas como “colegas”. Se tomarem esta dica como princípio, vão evitar a resistência à mudança e à adaptação às novas máquinas. Enquanto as decisões tomadas por humanos não são automática, as máquinas podem dar assistência, suporte e dados que ofereçam uma base justificativa a essas decisões. A maioria dos gestores acredita, hoje, que a confiança nos conselhos dados pelos sistema de Inteligência Artificial irão contribuir para a tomada de melhores decisões no futuro.
  • Pensem como um designerTer pensamento criativo é vital: talvez seja das características mais importantes num gestor! Mas para quem tem bases de design é mais fácil trazer para cima da mesa soluções integradas, fazíveis e apelativas, pois incorporam este pensamento nas suas equipas e empresas.
  • Desenvolvam competências de networkingComo gestores, não devem desvalorizar as vossas competências sociais: explicar, colaborar e trabalhar em equipa vai ajudar-vos a destacarem-se num mundo onde a Inteligência Artificial domina as competências administrativas e analíticas. Muito embora possam servir-se da tecnologia para se manterem em contacto com parceiros, clientes e fornecedores, devem ser também capazes de ver o vosso negócio de outras perspetivas.

A Inteligência Artificial já demonstrou ser mais barata, eficiente e potencialmente mais imparcial nas suas ações do que o julgamento humano. Mas este não deve ser um cenário que vos preocupe: apenas significa que os vossos trabalhos vão mudar de foco, para funções que apenas os humanos podem realizar! Conheçam as novas soluções de gestão que vos podem ajudar a focarem-se no que realmente importa.

Gestão de Clientes Sage Enterprise Management

O poder do software numa organização

As soluções de gestão integrada vieram possibilitar uma visão clara e global do estado das empresas, integrando todos os processos numa base de dados universal e oferecendo aos gestores o acesso a todas as informações num sistema standard.

Todas as empresas procuram uma solução de gestão completa, que se adapte às suas necessidades e à sua capacidade de investimento, ao mesmo tempo que pretendem uma solução simples e fácil que possa ser utilizada por todos os colaboradores.

Uma das vantagens que soluções como o Sage 100cloud oferecem às pequenas e médias empresas é uma nova forma de relacionamento a três níveis:

  • Com os fornecedores.  Terem acesso a um acompanhamento sistemático das encomendas, ordens de compra e pagamentos relacionados com os fornecedores terá uma influência positiva no controlo do vosso fluxo de caixa: isto facilita a conciliação bancária, gera previsões automáticas sobre as despesas e antecipa soluções para evitar prejuízos. Tudo para simplificar a relação das empresas com os seus fornecedores!
  • Com a empresa.  Com um único sistema que integra todos os departamentos – ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicação interna vai tornar-se mais simples. Porque é que as soluções de gestão integrada trazem vantagens para as empresas? Diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na tomada de decisões e permitem uma visão mais precisa do que vai acontecendo na empresa.
  • Com os clientes.  Através do software de gestão integrada, vão saber que produtos e serviços têm melhores margens de lucro e melhor rentabilidade. Ao terem todas as informações agrupadas no mesmo sistema – como custos de produção, marketing, despesas fixas e variáveis ou mão-de-obra, terão em mãos os relatórios de desempenho com maior rapidez e poderão filtrá-los por cliente ou conforme os critérios que preferirem. Isto terá um impacto na relação com os clientes, tendo em que conta que saberão que produtos procuram com maior frequência e poderão criar uma relação comercial de acordo com as suas necessidades.

É neste paradigma que surge uma visão nova do papel do gestor:

  • Tem o apoio do software para tomar decisões cada vez mais acertadas;
  • Concentra em si as tarefas de administrar e gerir a empresa, com base na integração dos processos com o software de gestão e da obtenção de dados em tempo real;
  • Tem acesso a mais dados, automaticamente analisados pelo software, o que permite monitorizar todas as tarefas e processos com maior precisão, fazer o reporting de toda a produtividade e ineficiências e ter uma visibilidade alargada do negócio.

Conheçam ao pormenor os desafios que a gestão de um negócio com uma solução de gestão integrada encerra, através do whitepaperNovos Desafios na Gestão“.

Gestão de Empresas Sage Faturação

O gestor e o risco no retalho

Um gestor, entre outras coisas, deve sempre ser um excelente identificador e avaliador de riscos.

Será aquele que, antes de acontecer,  antecipa e toma decisões que minimizem o impacto de condições adversas.  Deste modo, poder-se-á preparar e, atempadamente, reunir os requisitos que evitem ou reduzam de forma significativa quaisquer acontecimentos que possam por em causa a performance do negócio ou a sua viabilidade.

De entre os riscos possíveis, em diferentes tipos de negócio, alguns são facilmente identificáveis:

  •  Se dependem apenas de um recurso para fazer uma tarefa fulcral para o vosso negócio, têm de formar mais pessoas na mesma tarefa, de modo a que se esse recurso  ficar indisponível, a empresa não pare.
  • Se dependem apenas de um fornecedor, devem diversificar as compras ou podem acabar se o vosso fornecedor tiver problemas. Podem também ficar com preços de custo insustentáveis, já que o vosso fornecedor pode praticar os preço que quiser.

Existem ainda riscos mais amplos, como por exemplo de conjuntura:

  • Vendem 50% para a Inglaterra mas o que acontecerá com o Brexit? Será melhor começarem a procurar outros mercados semelhantes?
  • Vendem apenas hambúrgueres de vaca mas, com a comunicação da doença das vacas loucas, não será melhor ter alternativas?

Todos os gestores têm estes e outros riscos presentes e tomam as suas decisões de forma a reduzir a insignificante o seu impacto, continuando o crescimento.  Há, no entanto,  riscos associados à tecnologia,  pois cada vez mais os negócios estão dependentes dela e os gestores tradicionais tendem a minimizar esses tipos de risco. Não há uma explicação para isto: pode ser associado ao facto dos gestores mais tradicionais não terem aprendido a lidar com a tecnologia nas suas formações ou por puro desconhecimento.

Com as noticias atuais, não há desculpa para o desconhecimento:

  • Pela segunda vez na história deste país, uma software house ficou impedida de vender um software de faturação e os seus clientes têm um prazo para trocarem de sistema de faturação. Esta notícia está em todos os meios de comunicação social.

Ora, no retalho e na restauração, com a legislação atual,  um gestor de uma rede de lojas tem no seu sistema de faturação um fator de risco elevado, se não for tratado com a importância devida.  Uma rede de lojas poderá, de um dia para o outro, ser impedida de faturar apenas porque o seu fornecedor de software de ponto de venda tem funcionalidades que permitem subtrair vendas para pagar menos impostos ao fisco.  Ou seja,  não existe apenas o risco dos funcionários poderem usar essas funcionalidades para retirarem faturação para si próprios: o próprio negócio pode parar por um facto alheio à empresa.

Assim, será altura dos gestores destas áreas terem noção real da importância do seu sistema de faturação, nomeadamente no que diz respeito à segurança e fiabilidade oferecida pelo seu fornecedor de software.  Devem pedir auditorias de risco a esses sistemas e, consequentemente, auditorias aos seus fabricantes.

As escolhas têm de ser feitas não apenas pelas funcionalidades ou pela quota de mercado que detém mas,  sobretudo,  pela segurança que oferecem e pela capacidade de garantir que o vosso negocio não pára de crescer!

Sérgio Rodrigues
Head of Product Development, Sage

software SAGE traz muitas vantagens ao vosso negócio: assegura uma gestão efetiva de recursos e do negócio, o tratamento e transmissão de informação em matérias legais e, por último, a confiança de que o vosso negócio está inserido numa rede certificada e credível. A solução para a restauração da Sage é o exemplo desta cadeia de valor: simplifica os processos de faturação e gestão do vosso restaurante, cumpre as obrigações legais e fiscais e tem o apoio de uma rede certificada.