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Recrutamento

Sage Enterprise Management

O caminho a seguir na construção de uma equipa – Parte II

Na segunda parte deste artigo, continuamos a olhar para as boas práticas de contratação e integração de novos trabalhadores nos vossos negócios. Pensamentos essenciais para a sobrevivência da vossa empresa, que poderão conjugar com o software de gestão de Recursos Humanos, Sage X3 People.

Uma integração progressiva

Com a chegada de um novo colaborador à vossa empresa, certifiquem-se que este tem tempo para se familiarizar com as rotinas e o ambiente do novo local de trabalho. Irão evitar percalços de última hora e ajudar com que se sinta mais confiante na sua posição e com o seu desempenho.

Deixem os novos colaboradores a par de todas as atividades de equipa que a vossa empresa organiza e disponibiliza. Procurem saber mais sobre os seus interesses e passatempos. Este tipo de interação ajuda as novas contratações a aproximar-se dos seus colegas e de toda a equipa.

Privilegiem a honestidade e abertura entre todos os trabalhadores – chefias incluídas. A transparência entre toda a equipa ajuda a manter índices de confiança altos entre os trabalhadores.

Formação e desenvolvimento de competências

A formação é um fator essencial da atividade empresarial. Contudo, sejam pragmáticos em relação às necessidades dos vossos trabalhadores e do vosso negócio – uma formação injustificada pode ser uma perda de tempo e acarretar custos adicionais desnecessários.

A direção a seguir

Definam as vossas expetativas e objetivos o mais cedo possível. Como é que será avaliado o desempenho dos trabalhadores? A vossa equipa sabe o que é esperado dela? Garantam uma organização e comunicação clara e eficaz, para que ninguém tenha dificuldades na integração ou no cumprimento de objetivos.

O que fazer quando alguém precisa de ajuda

Certifiquem-se que toda a gente está a par do problema. Comuniquem de forma clara com o trabalhador em dificuldades – muitas vezes ele pode nem saber que algo está mal.

Esclarecida a situação, é hora de encontrar soluções. Podem, por exemplo, juntá-lo a um colega com um papel semelhante ao seu no contexto laboral, de forma a que este se sinta motivado e capaz de ultrapassar as suas próprias dificuldades.

Se existir algum constrangimento do foro pessoal, não tenham medo de abordar esse assunto. Sejam empáticos, ouçam o vosso colaborador e trabalhem em conjunto para chegar a uma solução – as pessoas não são robôs.

Em suma, estejam atentos a quaisquer sinais de insatisfação ou desleixo de forma a que consigam antecipar um inconveniente maior. Por vezes, uma conversa simples e atenciosa é tudo o que basta.

Sage Faturação

Devem optar por outsourcing na vossa pequena empresa – Parte II

Na primeira parte deste artigo, explorámos as primeiras considerações a ter em termos de outsourcing. Hoje, vamos analisar quais as áreas da vossa empresa que mais beneficiariam de contratações externas.

Manutenção

Considerem os serviços de manutenção – de limpeza ou de segurança – que podem ser delegados a trabalhadores ou empresas externas sem impactar de forma negativa o vosso negócio. Este tipo de outsourcing traz poupança e também soluciona necessidades de serviços em momentos muito particulares, que seriam difíceis de cumprir com colaboradores internos. Desta forma, evitam necessidades de formação em áreas que não pertencem ao vosso negócio e asseguram um serviço mais qualitativo, por um custo menor.

Serviços tecnológicos específicos

No caso de pequenas empresas, um menor volume de trabalho não justifica a presença de certos técnicos ao longo de todo o ano. No caso das Tecnologias da Informação e da Contabilidade, podem garantir a eficiência, cumprimento de objetivos e necessidades legais com contratações externas, de acordo com necessidades pontuais.

No caso de médias empresas ou na altura em que o crescimento do vosso negócio traga novas exigências, devem estudar os vossos cálculos para escolher a opção que traga mais rentabilidade e redução de custos. Analisem também a “terceirização parcial”, ou seja, a oportunidade de delegar parte de um setor a uma empresa externa. Assim, podem garantir controlo sobre as tarefas mais importantes e atribuir as tarefas mais burocráticas a contratações externas, para manter a maior agilidade possível.  As soluções de faturação Sage permitem uma gestão de fluxo documental, adaptada às necessidades do seu negócio.

 

Sage Faturação

Devem optar por outsourcing na vossa pequena empresa – Parte I

Outsourcing, o anglicismo que já pertence ao dicionário do empreendedorismo português. Falamos de contratação de funcionário externos, de acordo com necessidades pontuais. O outsourcing de atividades no vosso negócio pode permitir que se foquem no que realmente interessa e pode ajudar a reduzir custos e aumentar rentabilidade. Considerem algumas indicações para tirarem maior proveito desta opção.

Analisem as atividades que podem ser entregues a outsourcing

A aplicação de contratações externas ao vosso negócio principal não é aconselhável, apesar de levar a redução de encargos e tributações que acompanham um colaborador. O que acontece por vezes é que, com vista a menores gastos, contratam profissionais sem o perfil indicado para a vossa empresa. Assegurem-se que mantém os níveis de qualidade do vosso serviço.

No entanto, caso se deparem com um volume crescente de vendas, o outsourcing pode estar em cima da mesa. Prevejam picos de venda com análises informadas e estudem todas as vantagens e desvantagens de cada passo de outsourcing, sem se focarem apenas nos custos.

Comecem pelos serviços pontuais

Nas vossas primeiras experiências com outsourcing, optem por testar serviços pontuais, que não impliquem envolvimento no dia a dia do vosso negócio. Considerem todos os serviços regulares necessários ao funcionamento da vossa empresa que não exijam trabalho a tempo inteiro, desde a manutenção de equipamentos à medicina no trabalho ou à limpeza do vosso espaço de trabalho. Façam uma análise comparativa entre contratação e outsourcing, para fundamentar a vossa decisão com dados reais.

Tracem o vosso objetivo

Pretendem reduzir custos ou aumentar produtividade? Raramente conseguimos atingir estes dois objetivos simultaneamente. Por isso, procurem antes uma redução de custos que assegure também os níveis de qualidade do vosso produto ou serviço. As consequências do outsourcing devem ser sempre positivas!

Na segunda parte deste artigo, vamos estudar as áreas do vosso negócio que mais se prestam ao outsourcing.

 

Recursos Humanos

Como iniciar um processo de recrutamento

As necessidades de recrutamento podem surgir com urgência, devido às características do mercado, sazonalidade ou até devido ao crescimento inesperado do vosso negócio. No entanto, o recrutamento de colaboradores não deve ser encarado de forma leve. Temos alguns conselhos sobre como devem estruturar este processo, na vossa empresa, para reter talento que crescerá convosco.

Processo de definição da função

Primeiramente, devem delinear muito claramente qual é a função e que responsabilidades traz, assim como definir as funções do dia-a-dia. Desta forma, conseguirão procurar a pessoa que mais facilmente cumpra os requisitos para que a possa ajudar a crescer enquanto desempenha a função.

Podem vir a descobrir que necessitam de mais do que uma pessoa ou surgir mais carências noutros departamentos, assim que analisam a ajuda que está em falta. Debrucem-se sobre os valores que podem oferecer e a quantidade de experiência que esperam ou de que necessitam.

Além do conjunto de competências certo para a função, o colaborador perfeito também deve ter a personalidade certa para se enquadrar na cultura da vossa empresa. Todos os vossos colaboradores devem trazer habilitações diferentes e conseguir conjugá-las para maior benefício do negócio. A diversidade de histórias, conhecimentos e identidades tornará o vosso negócio mais rico, mais uno e mais forte em inovação, para que se destaque no mercado.

Os candidatos certos devem ter entusiasmo pelo trabalho e também por aprender e crescer pois essas características serão sempre reinvestidas no vosso negócio.

Processo prático de recrutamento

Assim que tenham definido estas necessidades, comecem por registar a função para a qual estão a recrutar e quais as características que definem um bom candidato. De seguida, estabeleçam os canais onde irão procurar os candidatos: anúncio no vosso site, num portal de emprego online ou através de uma empresa de recrutamento. Criem um anúncio de emprego que se destaque e seja claro – que explique o que o emprego pressupõe e que competências são necessárias.

Honrem o potencial da vossa força de trabalho, assim como os colaboradores que virão a ser integrados na vossa equipa. Agilizem os processos de Gestão de Recursos Humanos, com as ferramentas das soluções Sage, como gestão de formação, de independentes e de histórico de colaboradores.

 

Recursos Humanos

Histórico de recrutamento ensinou preconceito a ferramenta de IA da Amazon

A gestão digital veio para ficar pois otimiza tantos processos da nossa vida, pessoal e profissional. As áreas de Recursos Humanos não são exceção. Soluções como Sage Gestão de Recursos Humanos trazem-vos as opções ideais para o vosso tipo de empresa.

O passo seguinte para muitos departamentos de recursos humanos foi o investimento na Inteligência Artificial (IA). Unilever PLC, Goldman Sachs, Linkedin são algumas das empresas que usam algoritmos e IA para acelerar e tornar os seus processos de recrutamento mais eficazes. Ajudam a avaliar currículos, fazer triagem de candidatos e agregar candidaturas às funções certas dentro da empresa. Nem sempre, estes processos terminam com uma avaliação humana.

Recentemente, várias fontes relataram que a ferramenta de recrutamento de Inteligência Artificial da Amazon discriminava os currículos das candidatas que analisava.

A Amazon desenvolve sistemas de análise de candidatos, desde 2014, para automatizar o seu recrutamento. O motor de IA em questão foi sujeito a um treino com a base de currículos da própria empresa. Uma vez que ainda não existe paridade na indústria tecnológica americana, a listagem fornecida à IA pela Amazon com as candidaturas enviadas à empresa nos dez anos anteriores continha sobretudo homens. A análise da IA levou-a a criar um padrão de preferência por palavras que tendem a ser mais usadas por candidatos homens e começou a eliminar currículos com palavras como “feminino”. Depressa, o sistema autoensinou-se a dar preferência a candidatos masculinos e até a desvalorizar as candidatas de duas universidades femininas.

A Amazon dedicou-se à alteração do programa para os tornar neutros a estes termos específicos. No entanto, ao final de um ano, o sistema foi abandonado por não conseguir sugerir candidatos e candidatas ideais pelos padrões da Amazon. Amazon lançou uma declaração a defender que o programa nunca foi usado por recrutadores da Amazon para avaliar candidatos.

A inteligência artificial tem um longo caminho a percorrer. O ideal diz-nos que a IA pode substituir o nosso processo de decisão, por não se apoiar em preconceitos, e eliminar estruturas tendenciosas com decisões feitas com base nos dados puros. No entanto, a IA continua a ser educada por seres humanos e a perpetuar algumas atribuições mais tradicionalistas, como foi o caso das assistentes virtuais com vozes femininas – a Siri da Apple e a Alexa da Amazon. A primeira geração da IA visual da Google identificava Afro-descendentes como gorilas e os comandos de voz em certos carros colocaram as suas condutoras em risco, ao não reconhecerem as suas vozes, ao contrário do que acontecia aos condutores.

A nossa mão na inteligência artificial tem demonstrado os efeitos insidiosos dos nossos preconceitos. O desafio mais urgente é conseguirmos ainda compreender os avanços galopantes da lógica da inteligência artificial, para que consigamos resolver os preconceitos que nela incutimos de início.